Iratértékelés, illetékesség
Schneider Miklós: Értékminimum - forrásérték. Észrevételek néhány új irattári tervhez. • 1974. [LK 1973-1974. 505-514. p.]
Értékminimum — forrásérték. Észrevételek néhány új irattári tervhez 507 nek át iratot.4 Ez az értékminimum-meghatározás azonban, bár potenciálisan csökkenti az átveendő iratanyagot és ezzel az értéktelen iratanyagot is, alapjában mégsem oldja meg a problémákat, tekintve, hogy nem ad támpontot egyrészt az értékhatár fölé kerülő szervek nagy mennyiségben keletkező, kizárólag ügyviteli értékű iratainak különválasztásához, másrészt viszont az sem kizárt, hogy esetleg értékhatár alá sorolt szervnek is lehessenek történeti értékű iratai, amelyek így — a szerv egyértelmű mellőzése révén — ugyancsak veszendőbe mennek. Nem csekély reményt ébresztettek a levéltárosokban azok az ügyiratkezelési reformok sem, melyek megcsillantották annak lehetőségét, hogy a történeti értékű iratanyag különválasztása a korábbinál könnyebben lesz majd végrehajtható.5 Az osztrák eredetű és a hazai ügyviteli gyakorlatunkban szívósan fennmaradó numerikus iratkezelés termékeként létrejött irattári, illetve levéltári anyag egyedi darabonként történő értékelése, illetve ezen az értékelésen alapuló selejtezése meglehetősen körülményes, sok hibalehetőséggel jár és — főleg az irattári selejtezéseknél — nehézkesen ellenőrizhető, éppen ezért az értékes anyag elhullásának fokozott veszélyét rejti magában. A közigazgatási számrendszer, majd az ezt követő csoportszámos iratkezelés helyes elméleti meggondolásokból kiindulva azt célozta volna, hogy az irattárakban felgyülemlő anyag jól áttekinthető tárgyi csoportokba rendeződjék és így, amellett, hogy az ügyviteli funkcióját a korábbinál jobban betöltheti, az iratanyag selejtezését is megkönnyíti. A két rendszer — elsősorban a kivitelezés problémáin, az ügyvitelben dolgozók hiányos felkészültségén megbukott. Volt azonban még egy nagy hiányossága, mely előbb-utóbb indokolttá tette volna a változtatást, ez pedig az a körülmény, hogy az iratok nyilvántartásául is a tárgyi egységek számai szolgáltak, így nem alakulhatott ki az ügyvitelhez elengedhetetlenül szükséges, bizonyító erejű és egyben áttekinthető rendszer, annál is inkább, mivel az egyes rendszámok, illetve csoportszámok használatánál az egyes szervek meglehetősen egyénien jártak el. Hiányossága volt még ezeknek az irattári rendszereknek, hogy csak a közigazgatási szervek iratkezelését illetően váltak kötelezővé. Rövid fennállásuk után — az irattárak és így a majdan levéltárba kerülő iratok nem kis kárára — a közigazgatási szervek átmenetileg újra visszatértek a numerikus iratkezelési és irattározási rendszerre. Az 1969. évi 27. sz. levéltári törvényerejű rendelet lehetővé tette, hogy sor kerülhessen olyan iratkezelési és irattári rendszer alapjainak lerakására, amely utat nyit egyrészt a korszerű ügyintézésnek, másrészt leegyszerűsíti az iratselejtezést és így megkönnyíti a levéltárba kerülő iratok kiválasztását is. Forradalmi változásnak számít a hazai ügyiratkezelés történetében, hogy az új iratkezelési szabályozás most már nemcsak a közigazgatási szervekre terjed ki, hanem az ország területén működő valamennyi szervre. Az új iratkezelési szabályzatoknak és a velük kapcsolatos irattári terveknek a gyakorlatba való átültetése napjainkban folyik. Végső tanulságokat levonni, összegező megállapításokat tenni még korai volna, még nem mérhető le, hogy az új rendszer valóban maradéktalanul elő fogj a-e segíteni az előbbiekben említett célok megvalósítását. A tanulságok egy része azonban máris jelentkezik. Ezért kíséreljük meg 4 Az ún. értékminimumnak Ember Győzőtől származó megfogalmazásáról ír Baraczka István •A selejtezés időszerű kérdései c. cikkében (LK 1954) Ugyanitt felveti annak szükségességét, hogy olyan egységes központi ügykörjegyzékre volna szükség, melyet a LOK készítene el és amely alapul szolgálhatna az egyes tárcák részletesebb ügykörjegyzékeinek összeállításához. 5 Az 1949-ben bevezetett közigazgatási számrendszer, majd az 1952-től használatba lépő csoportszámos iktatás.
