Iratértékelés, illetékesség
Káli Csaba: A közigazgatási és intézményi szerkezet – átalakításból adódó újabb feladatok az iratkezelés közlevéltári ellenőrzésében, valamint az értékhatár-vizsgálatban. Levéltári Szemle, 64. (2014) 2. 5-12.
A közigazgatási és intézményi szerkezet átalakításából adódó feladatok... 7 ból a Törzskönyvi nyilvántartást választva a Lekérdező rendszer almenüpontra kell kattintani. Az adatbázis teljesen hivatalos, naprakész és precíz. Különös értéke abban rejlik, hogy nemcsak a mindenkori legfrissebb adatokat böngészhetjük benne, hanem múltbelieket is (jelenleg 2004. január 1-ig visszamenően), a megszűnt szervek nyilvántartásának köszönhetően. Ez a napi gyakorlatban sokat segíthet a különböző, egymásnak ellentmondó (múltbéli) adatok helyességének ellenőrzésében, sőt ezen túlmenően a fond- és állagleírásoknak a korábbiakhoz képest – a szabványosított leírások szintén közeli honosítása miatt – a jövőben nagyobb hangsúlyt kapó munkálatainak eredményesebb végzésében is fontos lehet. Lekérdezéseinket több irányból szűrhetjük, pl. élő és megszűnt, illetve központi és önkormányzati költségvetési alrendszerbe tartozó szervek szerint. Utóbbi esetben szerencsés módon megyénként is szűrhetjük a találatokat, lényeges segítséget kapva ez által. Az adott megyében különösen az elmúlt évek változásai során megszűnt szervek, így például a jogalanyiságukat elvesztő iskolák és más intézmények, valamint a volt körjegyzőségekre vonatkozóan kapunk értékes információkat. Egyedül az alapítás ideje mezőben található adatokat kell időnként fenntartásokkal kezelnünk, mivel azok több esetben egy közbenső alapító okirat megszületését tükrözik vissza és nem a tényleges fizikai alapítás általában lényegesen távolabbi idejét. A szervnyilvántartás aktualizálásának nem elhanyagolható forrása még a helyi (megyei, városi) sajtó, melynek levéltárosi szakmai szemmel való olvasása, szemlézése sok plusz információt adhat. Kissé profán módja az adatgyűjtésnek, de néha nagyon hasznos lehet, ha egy településen nyitott szemmel járva, különösen a városközpontokban időnként pillantást vetünk a különböző intézményi és hivatali, vagy más szervezetek cégtábláira, főleg több szervezetet is befogadó irodaházak esetében. Leginkább a civil szférába tartozó egyesületek, testületek, de más szervezetek esetében is nem egyszer szinte csak ezúton szerezhetünk tudomást egy új szerv alakulásáról, vagy valamilyen változásról. Főként az államcímerrel ellátott táblák lehetnek érdekesek számunkra, de ez nem mindig garancia az értékhatár felettiségre, vagy az illetékességre, mely reláció természetesen fordítottan is igaz lehet. Az ország intézményi szervezetrendszerében esett változások egyik markáns eleme a fenntartó megváltozása. Ennek a változástípusnak a szervnyilvántartási szempontú levéltári relevanciája kisebb ugyan, de mégsem elhanyagolható. A megyei intézményfenntartó központok megszűnésével, azok jogutódjaként alakultak meg 2013. április 1-jén a Szociális és Gyermekvédelmi Főigazgatóság megyei kirendeltségei. Ezek illetékességének megállapítása során a területi elvet vették figyelembe, így például a Zala megyei kirendeltséghez került a korábban a fővárosi önkormányzat által fenntartott, jellemzően fővárosi illetőségű betegeket kezelő Búcsúszentlászlói Fogyatékosok és Pszichiátriai Betegek Otthona,5 minek okán az – ha esetleg értékhatár felettinek minősült – Budapest Főváros Levéltárától a MNL Zala Megyei Levéltára illetékességébe került át. Ilyen esetek más megyékben, más relációkban is előfordulhattak, amelyeket legalább elvi szinten vizsgálni szükséges. 5 Zalaegerszegi 7 nap. 2013. október 4., 9. A forrás egyúttal az említett informálódási lehetőségek szemléletes példája.
