Iratértékelés, illetékesség

Káli Csaba: A közigazgatási és intézményi szerkezet – átalakításból adódó újabb feladatok az iratkezelés közlevéltári ellenőrzésében, valamint az értékhatár-vizsgálatban. Levéltári Szemle, 64. (2014) 2. 5-12.

Káli Csaba 8 Más aspektusból, de a Magyar Nemzeti Levéltár megalakulása is okozhat illetékességi változásokat az MNL Országos Levéltára és a megyei tagintézmények között. Korábban a Magyar Országos Levéltár illetékességébe több olyan gazdasági vagy intézményi szerv is tartozott – illetve az MNL kötelékében tartozik jelenleg is – amelynek a székhelye nem Budapesten található, hanem adott esetben attól jóval távolabb. Konkrét példaként ismét egy zalai vonatkozást említenék, nevezetesen az Emberi Erőforrás Minisztérium (Nemzeti Erőforrás Minisztérium) Zalaegerszegi Gyermekotthonát, amely jelenleg az MNL Országos Levéltára szervnyilvántartásában szerepel, legalábbis az elektronikus adatvagyon felméréséről szóló tanulmány szerint.6 Praktikus, illetve költséghatékonysági szempontokat figyelembe véve talán érdemes legalább elgondolkozni azon, hogy nyilván e szervek országos vagy regionális, de mindenesetre egy adott megyén túlmutató hatóköre ellenére, nem lenne-e célszerűbb mégis bizonyos esetekben az iratkezelés ellenőrzését, illetve akár az iratok átvételét is a székhely szerinti megyei levéltárra bízni. A szervnyilvántartás recens megújításával egy időben egy másik fontos kérdéskört is érinteni, vizsgálni kell, nevezetesen az értékhatár problematikáját. A rengeteg új iratképző szerv, illetve a már régtől meglévők funkcióváltása elengedhetetlenné teszi a tételes értékhatár-vizsgálatot. Cikkünk keretei között nincs arra mód, hogy a fogalom jelentésárnyalatait és változásait részletesen kifejtsem, így csak néhány elméleti gondolatsor felvillantására vállalkozhatok. Az értékhatár-vizsgálat, köszönhetően a tömeges irattermelésnek, alapvetően a jelenkor „találmánya”. A kérdéskör teoretikusai közül Theodore Schellenberg amerikai levéltáros volt az, aki a két világháború közötti iratdömpinget érzékelve úttörő módon tágította a vizsgálati módszereket. Mára a gyakorlatban is meghatározóvá vált elmélete szerint az iratok értékét nemcsak önmagukban, hanem környezetüket is figyelembe véve, vagyis a kontextusukban kell vizsgálni. (Csak egy apró példaszelet: egy betűsoros mutató önmagában nem, csakis a hozzátartozó iratokkal együtt képezhet értéket.) Pár évtizeddel később Hans Booms (nyugat)német levéltáros tette fel a másik kardinális kérdést: de ki végezze el az iratértékelést? Levéltáros fejjel lehet, hogy egyből rávágjuk a választ... Viszont egyáltalán nem biztos, hogy az értékelési folyamatot feltétlenül csak a levéltárosoknak kell és lehet elvégezni. Booms teóriája szerint az értékelést a – demokratizmus jegyében is – a társadalomra kell bízni, ami nyilván nem egy egyszerű, egyik napról a másikra lezajló folyamat.7 Mielőtt azonban technikai kivitelezhetetlensége miatt elvetnénk ezt az elméleti tézist, gondoljuk csak végig a saját levéltárunk anyaggyarapításának filozófiáját, és nyomban észrevesszük azokat az elemeket, amikor meghajoltunk a társadalmi iratértékelés előtt. Közkeletű és alapvetően helyes eljárás szerint nem veszünk át iratokat óvodáktól. A Zala Megyei Levéltárban – de nyilván máshol is – több olyan óvodapedagógia szakos hallgató is bejelentkezett kutatási céllal, akik óvodatörténettel, illetve neveléstörténettel szerettek volna foglalkozni, amihez viszont nélkülözhetetlenek lettek volna valamely óvoda iratai. Éppen emiatt, 6 http://www.eleveltar.gov.hu/download/635/file/ita_mol_adatvagyon_felmeres_v11_120305.pdf Elektronikus adatvagyon felmérés összefoglaló elemzés a Magyar Országos Levéltár részére 2012. március 5. 100. p. 7 Levéltári kézikönyv. Szerk. KÖRMENDY LAJOS, Osiris Kiadó, Bp., 2009. 469., 493.