Iratértékelés, illetékesség

Káli Csaba: A közigazgatási és intézményi szerkezet – átalakításból adódó újabb feladatok az iratkezelés közlevéltári ellenőrzésében, valamint az értékhatár-vizsgálatban. Levéltári Szemle, 64. (2014) 2. 5-12.

Káli Csaba 6 tos naprakészen tartásuk szinte kivitelezhetetlen. Az említett szervezet-rendszerek átalakítása természetesen nem könnyíti ezt a konstans feladatot, de az érintett levéltárak számára a jogszabályi feladat mellett lehetőséget is adnak, hogy – figyelemmel például az esetleges értékhatárbéli változásokra is – újragondolják a szervnyilvántartásuk struktúráját, dinamizálva annak szerkezetét és elemeit. Ezen összetett művelet során tehát első lépésben a szervjegyzék alapadatainak frissítését, új iratképző szervek esetében legminimálisabban az elektronikus adatbázisban való menthetőséghez és továbblépéshez szükséges alapadatokat, illetve a névváltoztatások átvezetését kell elvégeznünk. Talán az új szervek, jogutódok felvétele a legfontosabb, hiszen ha érkezik hozzánk elektronikusan egy iratkezelési szabályzat, vagy annak módosítása, esetleg alapító okirat, SZMSZ vagy más fontos dokumentum akkor lényeges, hogy ezt egyből csatolni tudjuk a nyilvántartóprogramban a megfelelő szervhez, ne kelljen azt tömegével parkoltatni különböző ideiglenes tárhelyeken. Rögtön fel is vetődhet a prakticista gondolat, milyen célszerű lenne, ha minden változást – netán központilag – jeleznének a levéltárak felé. Erre már volt kísérlet a szocialista éra első felében, de akkor sem vált be, sőt a mai kétségkívül technicistább viszonyok közepette sem fűznék nagy reményeket egy ilyen „figyelő-jelző” szolgálat hatékony működéséhez, egyáltalán a létrehozhatóságához. Vélhetően marad tehát e téren a manuális kutató-felderítő munka. A szervnyilvántartás megújítását egyébként az említett átalakítási folyamatok mellett több, speciálisan a jelenben fennálló tényező is megköveteli. Az egyik a levéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményeket meghatározó 10/2002. NKÖM rendelet küszöbön álló módosítása, míg a másik a hivatalosan 2013. október 1-jén elindult Elektronikus Levéltár projekttel összefüggő új nyilvántartó rendszer, a scopeArchiv 2014. évi bevezetése. A szervnyilvántartás adatállományának frissítésére számos forrás áll a rendelkezésünkre, amelyek közül csak néhány releváns elemet szeretnék bemutatni. Szinte minden megyei levéltár kialakított a jogszabályi adottságokból fakadó közös feladatok okán az elmúlt években valamilyen szintű munkakapcsolatot a jelenlegi kormányhivatalok jogelődjeivel, az egykori regionális/megyei közigazgatási hivatalokkal. Ezen államigazgatási szervek a saját, a változások miatt lényegesen kiterjesztett saját formációjukon túl sok más hivatalról is tudnak adatot szolgáltatni. Így a kormányhivatalok a megyei és járási szakigazgatási szervek2 – az interneten is jól elérhető – adatai mellett, a pontosság és naprakészség miatt különösen értékes információforrásai lehetnek a (kör)jegyzőségek helyébe lépett új (közös) önkormányzati hivatalok számunkra fontos adatait illetően. Mindenképpen érdemes tehát ezeket elkérnünk, ha azok más – elektronikus – forrásból, egy tömbben esetleg nem állnak a rendelkezésünkre. Általában az „adatbányászat” leghivatalosabb forrásai a különféle közlönyök, melyek közül a Magyar Közlöny már régebben, ingyenes formában elérhető az interneten.3 Ehhez a lehetőséghez képest kevéssé ismert – ezért erre kicsivel bővebben is kitérnék – a Magyar Államkincstár honlapján fellelhető törzskönyvi adatbázis,4 melynek különlegessége többidejűségében rejlik. Megtekintéséhez a honlap baloldali menüsorá- 2 http://www.jaras.info.hu/ Utolsó letöltés: 2013. november 18. 3 http://magyarkozlony.hu/ Utolsó letöltés: 2013. november 18. 4 http://www.allamkincstar.gov.hu/kincstarrol/torzskonyv_altalanos Utolsó letöltés: 2013. november 18.