Iratértékelés, illetékesség

Káli Csaba: A közigazgatási és intézményi szerkezet – átalakításból adódó újabb feladatok az iratkezelés közlevéltári ellenőrzésében, valamint az értékhatár-vizsgálatban. Levéltári Szemle, 64. (2014) 2. 5-12.

5 KÁLI CSABA A KÖZIGAZGATÁSI ÉS INTÉZMÉNYI SZERKEZET ÁTALAKÍTÁSBÓL ADÓDÓ ÚJABB FELADATOK AZ IRATKEZELÉS KÖZLEVÉLTÁRI ELLENŐRZÉSÉBEN, VALAMINT AZ ÉRTÉKHATÁR VIZSGÁLATBAN1 Az elmúlt években lezajlott közigazgatási és intézményi átalakítások következtében alig maradt olyan, a címbeli szférákba tartozó – levéltári kontextusban – iratképző szerv, amely ne szenvedett volna valamilyen szervezeti metamorfózist. A legtöbbnek megváltozott a fenntartója vagy új nevet kaptak, esetleg összevonták többedmagával vagy éppen szétdarabolták. Ez a folyamat a honi levéltárügyet a Magyar Nemzeti Levéltár létrejöttével több dimenzióból sem hagyta érintetlenül. Jelen cikkben a fenti szerkezetátalakítási folyamatnak a levéltári szakmai munkára gyakorolt néhány aspektusáról szeretnék pár gondolatot megosztani, különösen a Magyar Nemzeti Levéltár megyei tagintézményei számára jelentkező kihívások kapcsán. Technikai, de tartalmi értelemben is az első és legfontosabb feladat a szervjegyzék, illetve a szervnyilvántartás alapadatainak (szerv neve, elérhetőségei stb.) a frissítése, ezzel együtt bizonyos értékhatár elemzések lefolytatása, elméleti modellek megalkotása. Az irodai munka után következhet az új iratképző szervek meghatározott típusainak gyakorlatbani, face to face szemrevételezése, vagyis az iratkezelés közlevéltári ellenőrzése. Ennek fontosságát egy új iratképző esetében talán nem kell részletesen bizonygatni, később számos problémát, félreértést és nehézséget lehet kölcsönösen megspórolni a szervek iratkezelési szempontból prompt „pályára állításával”. Egy levéltár szervnyilvántartásának folyamatos, precíz és lelkiismeretes adatkarbantartása, még az alapadatokat tekintve is rendkívül szerteágazó munkát és odafigyelést igényel, de mindezekkel együtt is – valljuk be őszintén – tökéletesen szinte megoldhatatlan feladat. Az illetékességi körbe tartozó iratképzők három-öt évenkénti ellenőrzése során felvett adatok egy jelentős része a ciklus során biztosan elavul, folyama- 1 A Gyűjtőterületi műhelybeszélgetés címmel a MNL Veszprém Megyei Levéltára szervezésében 2013. szeptember 18-án, valamint a Megyei és Városi Levéltárak Vezetőinek Tanácsa Martfűi közgyűlésén 2013. október 5-én elhangzott előadások kibővített és szerkesztett változata.