Iratértékelés, illetékesség

Iratértékelési szempontok a gazdasági levéltárügyben a rendszerváltozás utáni évtizedben. (Elvi és módszertani felvetések) Szerk. Koroknai Ákos. • 2002. [MOL]

kellett, hogy az adott szervnél az iratok tárgyi csoportokba (tételbe) sorolását a ténylegesen előforduló ügykörök alapján határozták-e meg, és azt, hogy az adott tétel selejtezhető-e vagy sem? Az irattári tervek készítésének elrendelése és a tematikus (tételes) irattározás bevezeté se a gazdasági szerveknél pozitív változást jelentett annak ellenére, hogy a levéltá rosok kellő tapasztalat és módszertani segédeszközök hiányában, meg a kampányszerű munka

miatt sem tudtak érdemleges befolyást gyakorolni az irattári tervek színvo nalas összeállítására.

így azok a minta irattári tervek mechanikus átvételével készültek. A későbbi problémák egyrészt a minta irattári tervek sematikus voltából következtek, mivel azok nem differenciáltak sem az iratképzők (a későbbi levéltári fondképzők) jellege - ágazati/alágazati besorolása, szervtípusa -, sem szervezeti egységeik működési sajátosságai szerint. Másrészt akkor is keletkeztek problémák, amikor a gazdasági szervek a mintát nem másolták le szolgaian, hanem igyekeztek saját ügyköreiket és ténylegesen keletkező iratféleségeiket meghatározni, de ez sokszor túl tágra sikerült, azaz az akkor történeti értékűnek nevezett iratok ügykörét (a nem selejtezhető tételek tárgyát), oly általánosan fogalmazták meg, hogy abba az érték mellett sok selejt is bekerült. Annyiban mégis történt előrelépés, hogy ezek az irattári tervek a keletkező iratanyagnak már nem kb. 50 %-át - mint az 50-es években - hanem csak kb. egyharmadát őriztették meg. Az UMKL szervezésében 1981-ben alakult munkacsoport a történeti értékű iratok körének a korábbiaknál körültekintőbb és konkrétabb meghatározását tűzte ki célul. Gyakorlati szempontok alapulvételével egy olyan tisztességes értékminimum kidolgozását tervezték, amely - a levéltáros szakma közmegegyezését feltételezve - jól hasznosulhat az iratátvételek előkészítése és az irattári tervek véleményezése kapcsán.3 A munkacsoport tagjai a gazdasági szervek irattári terveit is átvizsgálták, és összevetették az azonos vagy hasonló feladatkörű szervek irattári terveivel. Sokszor darabszinten tanulmányozták az irattári anyag néhány évfolyamát. Konzultáltak a szervek szakértőivel, és figyelembe vették az egyes szervek helyét az igazgatási-intézményigazdasági szervrendszer vertikális és horizontális síkjain. A munkacsoporti vizsgálat mégsem hozta meg a várt áttörést, mert az elkészült javaslat szerint a keletkező vállalati iratoknak továbbra is 33 %-át kívánták megőriztetni. Csupán a szövetkezeti iratoknál elégedtek meg egy 20 %-ra becsült mennyiséggel, miközben a fejlett piacgazdaság országaiban az átlagosan megőrzött iratmennyiség a keletkező iratoknak már csak 10-