Iratértékelés, illetékesség

Iratértékelési szempontok a gazdasági levéltárügyben a rendszerváltozás utáni évtizedben. (Elvi és módszertani felvetések) Szerk. Koroknai Ákos. • 2002. [MOL]

törvény által megkövetelt elkészítésére stb. A feladatkörök tovább bomlanak munkakörökre, amelyek munkafolyamatok végzését feltételezik. A munkafolyamatok pedig konkrét intézkedések sorozatából állnak. Ennek kapcsán teljesül a feladatvégzés. Ezek a feladatok - Schellenberg szerint - lehetnek szak- (substantive activities) és általános működési- igazgatási feladatok (facilitative activities). A szakfeladatok

olyan

speciális feladatok, amelyeket valamely gazdasági szerv csak maga végez technikai apparátusával és szakembereivel. Ezek azok a feladatok, amelyek a gazdasági szerveket egymástól megkülönböztetik. Az

általános társasági-müködésiigazgatási feladatok viszont olyanok, amelyek szinte minden

gazdasági szervnél előfordulnak. A rendészeti, biztonsági, gondnoksági stb. feladatok ellátására többnyire mindenütt csaknem azonos elnevezésű szervezeti egységeket létesítenek. Ezek az általános jellegű működési tevékenységek, ill. feladat- és hatáskörök valamennyi gazdasági szervnél megtalálhatók. A munkakörökön belüli konkrét intézkedéseknek

Schellenberg két

fajtáját különböztette meg: éspedig az elvi jellegű intézkedéseket

(policy

transactions) és a

végrehajtási intéz kedéseket (operational transactions). Az

elvi jellegű intézkedések többnyire megszabják a végrehajtási intézkedések formáját, esetenként bizonyos fokig még tartalmukat is. A végrehajtási intézkedések mindig operatív jellegűek és javarészt rutinfeladatok ellátásához kötődőek.17 A gazdasági szervek szervezeti felépítési rendszerében meghozott döntések, majd az ezek nyomán megszületett végrehajtási intézkedések, feladatteljesítések szintje alapvetően megszabja a levéltáros számára, hogy mit és hol őrizzen meg: ehhez azonban jól kell ismernie a gazdasági szerv szintenként felépülő szervezetét, döntési mechanizmusát, az intézkedések mindenkori jellegét. A

gazdasági társaságok szervezeti-működési rendszerének beható ismerete nélkül ugyanis nem

lennének meghatározhatók azok a szervezeti egységek, amelyektől a levéltáros biztosan számíthat maradandó értékű ira tokra. Valamennyi gazdasági szervre jellemző a hierarchikus szervezeti építkezés és a szerve zeti séma „piramis alakúsága". Amíg

a szervezeti hierarchia az alá- és föl- és mellérendeltségi viszonyokat tükrözi, addig a „piramis alakúság" azt, hogy a hierarchiában alacsonyabb szinten álló szervezeti egységek száma általában nagyobb, mint a hierarchia magasabb szintjein helyet foglalóké. A gazdasági társaságok szervezeti és tevékenységi hierarchiáját figyelembe véve az említett piramisnak több, de legalább 3 szintjét külön-