LEVÉLTÁRTUDOMÁNY
Boross István – Gerhard Péter – Horváth J. András – Laczlavik György – Lux Zoltán – Sipos András: Iratképzők – maradandó értékű iratok – levéltárak. Levéltári Szemle, 69. (2019) 4. 6-27.
8 Levéltári Szemle 69. évf . Az állami vagy önkormányzati feladatellátás átruházható, és civil szervezetek útján is végezhető. Az egyesülési jogról, a közhasznú jogállásról, valamint a civil szervezetek működéséről és támogatásáról szóló törvény alapján közfeladat, vagy egy részének ellátása közszolgáltatási szerződés keretében ruházható át. Számos nem állami vagy önkormányzati fenntartású intézmény (oktatási-nevelési intézmények, sportági szakszövetségek stb.) alaptevékenysége keretében lát el közfeladatokat. Az Ltv. alapján egyértelmű, hogy a közfeladat ellátása során köziratok keletkeznek, azaz ezen iratok vonatkozásában a civil szféra szervezeteire is vonatkoznak a köziratok kezelésével kapcsolatos jogszabályi követelmények és kiterjed rájuk a levéltárak illetékessége. ■ Probléma: 1) A köziratok kezelésének levéltári ellenőrzése ilyen értelemben a civil szervezetek irányában is feladatként jelentkezik. Ezzel kapcsolatban azonban súlyos nehézség, hogy a szervezetek működésében és iratkezelésében a közfeladat-ellátás nem feltétlenül válik el élesen az egyéb tevékenységektől, így a levéltár ellenőrző tevékenysége nehezen végezhető úgy, hogy ne nyerjen illetéktelen betekintést a közfeladathoz közvetlenül nem kapcsolódó ügyekbe, iratokba is. Emellett általános tapasztalat, hogy a levéltárak és civil szervezetek közötti eredményes együttműködés csak bizalmi viszony megteremtése esetén érhető el, a hatósági „ornátusban” való fellépés azonban ezt egyértelműen rombolja. Ugyanez a probléma vetődik fel azzal kapcsolatban is, hogy a közfeladattal kapcsolatos iratoknak a civil szervezetektől is illetékességből a levéltárba kellene kerülniük és a köziratokra vonatkozó szabályok szerint kutathatóvá válniuk. A szakma túlnyomó része jelenleg, a jelzett okokból is, idegenkedik attól, hogy civil szervezetekre, illetve általuk fenntartott intézményekre úgy tekintsen, mint illetékességi körbe tartózó szervekre, ez is oka annak, hogy az ezzel kapcsolatos feladatok csekély mértékben valósulnak meg. 2) Az Ltv. alapján, amennyiben közfeladatot látnak el, a civil szféra intézményeinek is kellene iratkezelési szabályzattal és irattári tervvel rendelkezniük. A köziratok kezelésével kapcsolatos követelmények arra kényszerítenék a civil szervezeteket, hogy elektronikus iratkezelés esetén – akkor is, ha ez csak az iratok nyilvántartására terjed ki – tanúsított iratkezelési szoftvert használjanak, és felkészüljenek az elektronikus iratoknak az erre vonatkozó rendelet szerinti levéltári átadására. Ilyen szoftverek piacról történő beszerzése és üzemeltetése a civil szervezetek túlnyomó részének lehetőségeit, erőforrásait meghaladja, de gyakran iratkezelésük volumene sincs arányban azzal, amennyi erőforrást a tanúsított szoftverek beszerzése és üzemeltetése igényel. Jelenleg a központi államigazgatásban alkalmazott tanúsított iratkezelési szoftverek száma igen csekély, valamint egyes iratkezelési szoftverek funkcionalitása korlátozott, nem felhasználóbarátok, így civil szerveze-Boross–Gerhard–Horváth J.–Laczlavik–Lux–Sipos
