LEVÉLTÁRTUDOMÁNY
Boross István – Gerhard Péter – Horváth J. András – Laczlavik György – Lux Zoltán – Sipos András: Iratképzők – maradandó értékű iratok – levéltárak. Levéltári Szemle, 69. (2019) 4. 6-27.
9 2019/4. teknél történő használatuk a napi munkát nagyban megnehezítené. Ezek az előírások tehát életidegenek, érvényesülésükre tényleges esély nincs, a mai jogszabályi környezetben viszont ezzel szemben csak a papíralapú iratkezelés az alternatíva. Mindezekre tekintettel szükséges lenne megvizsgálni a nem állami vagy önkormányzati körbe tartozó közfeladatot ellátó szervekre vonatkozó, ezek sajátosságait figyelembe vevő külön szabályozás lehetőségét. Amennyiben a civil szféra szerepvállalása a közfeladatokban vállaltan kormányzati és társadalmi cél, akkor megfontolandó lehet olyan jogszabályi előírásra irányuló szakmai kezdeményezés, melynek értelmében számukra elérhető és sajátosságaikat figyelembe vevő elektronikus iratkezelési szoftvert közfeladatként biztosítani kell. 3) Amennyiben egyházi fenntartású intézmények látnak el közfeladatot, a szakma ezek iratait általában az egyházi levéltárak illetékességi körébe tartozónak tekinti, holott az Ltv. jelenleg csak nevelési-oktatási intézmények köziratnak minősülő iratainak egyházi levéltárban való őrzésére ad felhatalmazást (31. § (1)). Átgondolandó a felhatalmazás kiterjesztése más intézménytípusokra is. További probléma, hogy amennyiben az intézmény állami vagy önkormányzati fenntartásból került az egyház fenntartásába, akkor a jelzett felhatalmazás nyilvánvalóan csak az egyházi fenntartás alatt keletkezett iratokra vonatkozhat. Máskülönben egyházi levéltár kezelné – tudtuk és hozzájárulásuk nélkül – olyan személyek adatait, akik az adott egyházzal semmilyen kapcsolatban nincsenek, még olyan értelemben sem, hogy általa fenntartott intézménybe jártak. Ennek ellenére a szakma gyakran úgy tekinti, hogy egy intézmény egyházi fenntartásba kerülése után annak irataival az illetékes közlevéltárnak már nem kell foglalkozni. 4) A mai állami, nyilvánvalóan közfeladatot képező, korábban kizárólag egyházak által ellátott funkciók tekintetében problémát jelentenek a hiteleshelyi levéltárak. Van olyan egyházi levéltár, amelyik nem engedi kutatni ezeket az iratokat. A házassági bíráskodás (szentszéki iratok), az egyházi anyakönyvek és a plébániai iratok kutathatósága is problematikus. Az Ltv. 30. §. 2. c) pontja általában véve ellentmondásos, hiszen miközben a nyilvános magánlevéltár anyagában a kutatást ingyenesen, „a közlevéltárakra vonatkozó rendelkezések szerint” lehetővé teszi, a „saját szabályzata szerint” kitétel ezzel ellentétes gyakorlatnak enged teret. A gyakorlat valójában egyházanként, sőt egyházmegyénként is eltérő. 5) Az ügyvédek, ügyvédi irodák eseti, közfeladathoz kapcsolódó tevékenysége során keletkezett iratok státusa és levéltári kezelése is élő problémát jelent. A levéltáraknak nincs információjuk és eszközük az efféle tevékenység felmérésére, illetőleg a megszűnt praxisok után hátramaradó iratanyag sorsa teljesen bizonytalan, mivel azt – tapasztalataink szerint – a saját érdekképviseleti szerv (ügyvédi kamara) sem képes ellenőrzése alatt tartani. 6) A pártok iratai vonatkozásában sincs semmiféle szabályozás. A pártokra vonatkozó törvény preambuluma szerint ezek „társadalmi rendeltetése, hogy a nép-Iraképzők – maradandó értékű iratok – levéltárak
