LEVÉLTÁRTUDOMÁNY

Borsa Iván: Az új technikai eszközök alkalmazása a levéltárakban (1976.09.21-23-i kecskeméti igazgatói értekezlet) • 1976.09.21-23 [27211/1976 IX. = MOL XIX-I-7-o]

4,1 Irattári fölülvelót

A kanadai publíc Arebive3 gépesített nyilvántartási rendszert dolgozott'ki, amelyet valamennyi kanadai minisztériumban bevezettek, E rendszer segítségével tartják nyilván a minisztériumok irattári állományukat, A nyilvántartásban minden őrzési egység /file vagy annak egyeU kötetei/ egy nyilvántartási egység, Minden file esetében 17 kisebb /1-31 karakterből álló/ és , két nagyobb /egyenként 5500 karakterből álló/ mezőben kell a megfelelő adatokat feltüntetni, Ilyen adatok: Jelzet /az őrző intézmény kódjától az egyes kötetekig lemenően/, a file kezdő dátuma, a file záró dátuma, raktári helye, selejtezhetés éve stb. Gépi segítséggel ez adatok bármelyikének rendjében kiíratható a teljes irattári állomány, — A két nagy mező egyike a fiié cimét, a másik a file tárgyát irja le. Az ezekben a mezőkben szereplő egyes szavakat a "Keyw.ord-out-ofOontext" /KWOC/ rendszereben mutatózzák. Ha tehát a kutató olyan nevet vagy tárgyat keres, amely a mutatózott szavak között szerepel, a gép kiírja mindazoknak a file-oknak adatait /az 5500 karakterig terjedő részletes címleírással együtt/, amelyekben a keresett név vagy tárgy szerepel,- A rendszert bevezették, tapasztalatokról még korai volna beszélni. Ha beválik, legnagyobb előnye az lesz, j frogy a levéltár selejtezés után /amit szintén e rendszer segítségével lehető elvégezni/ megmaradt iratanyaggal átveheti a mágneses lemezeket is, azokat saját raktári rendszerére átdolgozva majd mind őrzési, mind pedig kutatási feladatok ellátására használhatja,

4.2 Állománynyilvántartás-Az állománynyilvántartásra két konkrét és egy tervezett példát lehet bemutatni:

A londoni Pub 11 c^Record Office /PRO/ az 1960-as években 3 kötetben közzétette nyomtatásban az általa őrzött levéltári anyag útmutatóját /guide/. Az adatokban azóta számtalan váltó— 26 —

I Magyar Országos La vél tár