Levéltárak működéséről szóló intézkedések, tervezetek, értékelések
Kenyeres István: Budapest Főváros Levéltára stratégiai fejlesztési terve 2019–2023. Levéltári Szemle, 69. (2019) 3. 5-34.
18 Levéltári Szemle 69. évf . (továbbiakban: LNYR), a levéltár illetékességi körébe tartozó közel 1800 élő szervet tartunk nyilván. Ezek legalább felével élő kapcsolatot kell fenntartani, de a fennmaradó 900 szerv is illetékességi körbe tartozik, tehát bármikor kapcsolatot kezdeményezhet a levéltárral (főként selejtezési jegyzőkönyvek elbírálása, iratkezelési szabályzatok véleményezése kapcsán). A BFL éves szinten 80-100 szerv munkáját képes ellenőrizni. Hosszú távon ezt az ellenőrzési számot kell megtartani, bár hozzá kell tenni, hogy az ellenőrzött szervek között az ország legnagyobb iratképzőit találjuk (fővárosi és kerületi önkormányzatok, fővárosi kormányhivatal és szervei, kerületi járási hivatalok, kerületi bíróságok, különösen a Pesti Központi Kerületi Bíróság, Budapesti Rendőr-főkapitányság (BRFK) stb.), amelyek átfogó és rendszeres ellenőrzése időigényes feladat. 2017. január 1-jével hatályba lépett az elektronikus iratok levéltárba adásának eljárásrendjét szabályozó 34/2016. (XI. 30.) EMMI rendelet, amelynek előkészítésében szintén aktív szerepet játszott intézményünk. A kiadott rendelet meghatározza, hogy a közfeladatot ellátó szervek részéről milyen követelményeknek megfelelően kell átadniuk elektronikus irataikat a levéltár számára. A feladatok egy része informatikai, e-levéltári szakmai kérdésekkel függ össze, pl. szoftver-fejlesztéssel, de a legnagyobb változást az fogja jelenteni, hogy megkezdődnek a szabályozott e-irat-átadások, amely új levéltárszakmai kihívást jelent. Az elkövetkező 5 évben várhatóan meg fog indulni nagyobb arányban a szabványos e-iratátvétel. A feladatra a BFL infrastrukturálisan és szakmailag felkészült, ugyanakkor mivel ez egy teljesen újfajta iratátvételi gyakorlat kialakítását jelenti, adódhatnak majd nem várt buktatók, problémák, amelyeket kezelni kell. 6.2. Rendezési és segédletkészítési stratégia A bekerülő és a már szakszerűen őrzött iratanyag rendezése a közlevéltár jogszabályi kötelezettsége. Alapszintű rendezéseket csak az újonnan bekerült iratok esetében kell végezni, ez függ attól is, mennyi iratmentési esetünk akad, mennyi magánirat kerül be, avagy melyik szerv kapcsán mit tudunk elérni az átadások során. A 2017. évi kulturális statisztika szerint az akkor lejelentett, BFL által őrzött 34 936 ifm-ből 28 502 ifm közép-, 2336 ifm darabszinten rendezett volt, tehát a gyűjtemény 88%-a mai elvárások szerint is rendezettnek mondható. A 4 ezer ifm-nyi alapszinten rendezett irat feldolgozása folyamatos, éves szinten a levéltár mintegy 300-400 ifm-nyi anyagot rendez ügyirat és tételszinten középszinten. A BFL-ben évről-évre jelentős mennyiségben készítünk elő mikrofilmezésre, digitalizálására, vagy adatbázis-építésre iratanyagot. Az előbbi kettő munkafázis során elengedhetetlen a darabszintű rendezés, de erre adatbázis-építés keretében is sor kerülhet. Az elmúlt évek átlaga alapján a BFL éves szinten 200-300 ifm-nyi anyagot képes darabszinten rendezni és ezt továbbra is tartani kell. Egyre hangsúlyosabbá válnak ugyanakkor az egyegy projekthez, szakmai munkához kapcsolódó (pl. átdobozolás/mintaállványozás, raktári jegyzék felülvizsgálat, adatbázis-építés stb.) ellenőrző rendezések, amelyek Kenyeres István
