Levéltárak működéséről szóló intézkedések, tervezetek, értékelések
Kenyeres István: Budapest Főváros Levéltára stratégiai fejlesztési terve 2019–2023. Levéltári Szemle, 69. (2019) 3. 5-34.
10 Levéltári Szemle 69. évf . területen összesen 30 iratraktár található, többek között egy mikrofilm és egy könyvtári raktár is rendelkezésre áll. Az átadáskor hivatalosan 6059 polcfolyóméternyi modern, a raktárterületet optimálisan kihasználó gördülő (tömör) állványzat, valamint pénzügyi okokból 36 655 polcfolyóméternyi fix, statikus állványzat került beépítésre. A rendelkezésre álló állványzat átadáskor összesen 42 714 polcfolyómétert tett ki, de ennek megfelelő iratfolyóméter (ifm) mennyiségű iratanyag elhelyezésére ez a kapacitás nem elegendő, hiszen pl. a pár centivel nyilvántartott segéd- és más kötetanyagok elhelyezése térben több helyszükségletet igényel, az alig pár száz ifm-ben nyilvántartott tervtári anyag pedig két teljes – egyenként 287 m2-es – raktárt foglal el. Szabad raktárkapacitás 2013-ban mindössze 8 ezer ifm volt, 2013 és 2018 között a levéltár 4005 ifm-nyi iratanyaggal gyarapodott. A BFL éves szinten az utóbbi években 600-800 ifm mennyiségű maradandó értékű iratot vesz át (de volt példa 1000 ifm feletti éves iratgyarapodásra is). A levéltár közel 37 ezer ifm iratanyagot őriz jelenleg. Mindez azt jelenti, hogy amennyiben a levéltár vezetése nem kezdte volna meg előbb saját erőből, majd a főváros jelentős támogatásával a mobil, tömör állványzatos raktár-átalakítási programot, akkor ma már csak négy-öt évre elegendő raktárkapacitás állna rendelkezésre. Az elmúlt időszak nagy sikerként értékelhető, hogy ezen a területen döntő áttörést sikerült elérni. A raktárkapacitás növelésére ugyanis a legköltséghatékonyabb megoldás a BFL esetében nem az udvar beépítése, hanem a fix rendszerű raktárak tömörállványokkal történő átépítése. Az épület tervezésekor statikailag számoltak a tömörállványos kialakítással, még az állványok elhelyezéséhez szükséges sínek is lefektetésre kerültek. A raktárkapacitás növelésére tehát a legésszerűbb megoldás a raktárak „mobilizálása”, tömör állvány rendszerre történő átépítése. 2012 és 2015 között az intézmény saját forrásból négy kisraktár mobilizálást tudta megoldani. 2016-ban a BFL előterjesztésére fenntartói támogatással került sor egy raktár átalakítására. 2017-ben a Főváros pozitív döntése nyomán döntő fordulat állt be a kérdésben, miután a fenntartó elfogadta a BFL középtávú raktárfejlesztési koncepcióját. Az évi nettó 22 millió Ft-os raktárfejlesztési beruházási összeg közgyűlési határozat alapján 2022-ig (!) rendelkezésre áll. A program eredményeként eddig 5700 ifm-t kitevő raktárkapacitás-bővítés történt, 2019 és 2022 között pedig kb. 5000 ifm kapacitásbővülés fog létrejönni. A 2012 és 2022 közötti fejlesztési program tehát egy közepes megyei levéltárnak megfelelő kapacitást eredményezett, ill. fog eredményezni a BFL számára (10 700 ifm). A fejlesztési programmal az elkövetkezendő közel 20 év iratátvételeihez elegendő raktárkapacitás fog rendelkezésre állni a BFL számára! Ezzel a legfontosabb alapfeladat, a maradandó értékű iratok átvételének technikai háttere biztosított, ez stratégiai szempontból meghatározó körülmény az elkövetkező nemcsak 5, hanem 10 év tekintetében is. Stratégiai kérdésekhez tartozik a BFL informatikai infrastruktúrája is. Ma a levéltárban minden szakmai munkatársnak van PC-je, amin megfelelő, modern operációs rendszerek és felhasználói jogtiszta szoftverek futnak. A gépek között alig van 5 évnél Kenyeres István
