Levéltárak működéséről szóló intézkedések, tervezetek, értékelések

Tyekvicska Árpád: Gondolatok a magyar levéltárügy jövőjéről. Levéltári Közlemények 78. (2007) 1. 3-61.

Tyekvicska Árpád: Gondolatok a magyar levéltárügy jövőjéről Kétségkívül a levéltári ellenőrzés alapja a maradandó értékű iratok fennmaradásának biztosítása, míg a KIF ellenőrzési filozófiája a jelenérdekűségre, az iratkezelés jogszerűségére és ügyviteli megfelelőségére helyezi a hangsúlyt. A lényeg azonban valójában egy: ugyanazt ellenőrzik és ugyanúgy! 4.4 A helyzetet még bonyolultabbá tette, hogy míg a KEIR projekt a records management szervezetét a kormányzaton belül a „szervezeti hierarchia magas szintjén", a MEH szervezeti keretein belül jelölte ki — jól érzékelve, hogy nem speciális, hanem összminisztériumi feladatról van szó —, addig a KIF végül is az ÖTM-ben alakult meg. 4.5. Irányítási, ellenőrzési feladatait a KIF a központi államigazgatási szervek esetében közvetlenül, míg a közigazgatás középső és helyi szerveit tekintve a közigazgatási hivatalok útján fogja végezni. Jelenleg sem a KIF-nek nincs ereje, kapacitása a feladat ellátására, de a közigazgatási hivatalok is küzdenek az eddigi törvényességi ellenőrzések tényleges iratkezelési ellenőrzéssé „fejlesztésével". 4.6. A records management és a levéltári rendszer szétválasztásával lényegében két, párhuzamos struktúra jön létre. Bár az Ltv. 35/A. § (1) bekezdésére tekintettel várható a párhuzamos ellenőrzési tevékenység szabályozása, ez magát a párhuzamosságot nyilván nem fogja megszüntetni, legfeljebb a levéltárak ellenőrzési jogkörét a maradandó értékű iratok megmaradását befolyásoló tényezőkre szűkíti (ami megint csak fából vaskarika, hiszen azzal az iratkezelés valamennyi fázisa összefügg). 4.7. Mindezzel azt a határozott véleményemet szeretném megalapozni, hogy az iratkezelés felügyeletét a jövőben — a közigazgatás működésének hatékonyságára, a források racionálisabb felhasználására, valamint az államreform céljaként is meghatározott párhuzamosságok megszüntetésére tekintettel — az országos hálózattal rendelkező levéltári rendszerre kell bízni, annak fejlesztésével és a szükséges szervezeti, képzési stb. követelmények megteremtésével. Ezzel valósulna meg az a nemzetközi gyakorlatban is érvényes elméleti alapvetés, hogy a köziratok aktív és passzív korszakára vonatkozó előírások az iratkezelést egységes folyamatként tekintve, a dokumentumok teljes életciklusára egységes intézményi keretben fogják össze, a keletkéz te tés tői az irattározáson át a levéltárba helyezésig. Enélkül az állam csak rosszabbul járhat, hiszen a KIF és a közigazgatási hivatalok alkalmassá tétele a feladat magas színvonalú elvégzésére jelentősebb invesztíciót igényelne. 4.8. Ehhez hozzátartozik az is, hogy ennek az egységes szervezetnek szoros kooperációban kell működnie a MEH EKK-val, ahol az e-közigazgatásra (és elevéltárra?) vonatkozó fejlesztések súlypontja található. A feladatok összetettsége és összefüggései miatt — az elektronikus iratok levéltári megőrzésének kérdéseivel bezárólag — a szorosan összetartozó feladatok ilyen mérvű és távolságú széttagolása az államigazgatásban nem indokolt. 4.9. Jól mutatja a problémát az a helyzet, hogy a közigazgatásban használatos szoftverek akreditációjában a levéltári megőrizhetőség szempontjai jelenleg 35