Levéltárak működéséről szóló intézkedések, tervezetek, értékelések

Tyekvicska Árpád: Gondolatok a magyar levéltárügy jövőjéről. Levéltári Közlemények 78. (2007) 1. 3-61.

Tyekvicska Árpád: Gondolatok a magyar levéltárügy jövőjéről nincsenek képviselve. Ez pedig óriási veszélyforrást hordoz magában, a mában, illetve a közeljövőben keletkező maradandó értékű elektronikus iratok fennmaradását illetően! 5. Átmeneti levéltár, mint a szolgáltatás új formája 5.1. A levéltári diskurzusokban mint búvópatak jön időről időre felszínre az ún. átmeneti levéltárak kérdése. Az elmúlt években a Budapest Fővárosi Levéltár új épülete átadásával merült fel egy esetleges átmeneti levéltár létesítése az egyik régi épületben. Ez is azt jelzi, hogy a levéltáros társadalomban van fogadókészség ezen a területen. Az átmeneti levéltárak filozófiája az, hogy az iratok kétrészes életciklusát (ügyviteli — levéltári) három alapvető részre bontja (közvetlen ügyviteli — átmeneti — levéltári). Az átmeneti korszak iratait a „forró" irattártól elkülönítetten, speciális átmeneti levéltárakban kezeli, két fő feladatot szem előtt tartva. Részben a hivatal (cég, szervezet stb.) ügymenetével kapcsolatos adatszolgáltatást végzi, másrészt pedig az átvett dokumentumokat előkészíti (selejtezi, rendezi) a levéltári átadáshoz. A külföldi tapasztalatok (a dán, holland, spanyol, francia, német levéltárak és a londoni nemzeti levéltár is működtet ilyeneket) azt bizonyítják, hogy az átmeneti levéltárak pontos szolgáltatást, biztonságos, a jelenleginél olcsóbb és szakszerűbb megőrzést jelentenek. Különösen fontos ez az elektronikus iratkezelés kiterjedésének pillanataiban, amikor a papíralapú irathordozókra kevesebb figyelem és pénz fordul (létrejöttük szorgalmazása tehát akár iratmentésként is felfogható). 5.2. Az átmeneti levéltárakat mindenekelőtt szolgáltatásként kell felfognunk. Ha az állam hozza létre a kapacitást, akkor elsősorban a saját intézményei számára teszi azt, de vállalkozói alapon elláthatja az azon kívüli szereplők átmeneti iratkezelését is. De ugyanígy tehet bármely fenntartó, illetőleg levéltár is. A magánszférában már Magyarországon is számos nagyvállalat, pénzintézet vásárol ilyen szolgáltatást, az arra szakosodott magáncégektől. Fennáll az a veszély, hogy az üzleti vállalkozások figyelme előbb-utóbb a közszféra felé fordul, és eddigi tapasztalataikat, referenciáikat, és főként tőkéjüket felhasználva szolgáltatási ajánlattal keresik meg az állami, önkormányzati szférát. Mivel a fejlesztések és tőkeallokáció terén a levéltárak jelenleg aligha vehetik fel velük a versenyt, könnyen meg is győzhetik a döntéshozókat. A levéltárak számára mindez azt jelentené, hogy kiszorulnak a területről, a maradandó iratok megmaradása és használatra bocsátása terén pedig kaotikus helyzet állna elő, amely ma még beláthatatlan következményekkel járna. A levéltáraknak tehát gyors és határozott lépést kellene tenniük, még azelőtt, hogy a piaci megoldások felé túlságosan is vonzódó kormányzat — eltekintve a nemzetközi gyakorlattól és a leselkedő 36