Levéltárak működéséről szóló intézkedések, tervezetek, értékelések

Tyekvicska Árpád: Gondolatok a magyar levéltárügy jövőjéről. Levéltári Közlemények 78. (2007) 1. 3-61.

Tyekvicska Árpád: Gondolatok a magyar levéltárügy jövőjéről ban, az egységes iratkezelési szabályok megfogalmazása terén, az alkalmazható iktatási rendszerek kijelölésében, az elektronikus iratkezelés szabályozásában, illetőleg az iratkezelő szoftverek tanúsítási követelményeinek meghatározásában (az azóta megszületett vonatkozó jogszabályok felsorolásától eltekintünk). A levéltárak szempontjából a KEIR projekt egyik legfontosabb következménye a Kormányzati Iratkezelési Felügyelet létrehozása volt. 4.2. Már az 1995-ben elfogadott Ltv-ben is felhatalmazást kapott a kormány az „egységes ügykezelés" szabályainak rendeletben való megfogalmazására, illetőleg a 148/2002. (VII. 1.) Korm. határozat is kimondta, hogy a Miniszterelnöki Hivatal az egyéb feladatai keretében a központi közigazgatási szervek iratkezelésének szakmai felügyeletét is ellátja. A valóságban azonban ez nem töltődött fel lényeges tartalommal. Olyannal semmiképp, amely hasonlított volna a records management-re. A közelmúltig az iratkezelés ellenőrzését de facto a levéltárak végezték. (Jellemző, hogy az iratkezelésre vonatkozó összes új jogszabályt az Ltv. 8/A. §-ából vezetik le, mely így a terület anyatörvénye. Az Ltv. 8/A. §-a — mely kimondja, hogy a köziratok kezelésének szakmai irányítását a Kormány által kijelölt miniszter látja el — épp a KEIR projekt javaslatára született meg 2005-ben!) 4.3. A KIF létrehozása tehát lényegében egy új államigazgatási feladat és hatáskör létrehozását és telepítését jelenti. Mindez azt a helyzetet eredményezte, hogy a KIF feladat-meghatározása az iratkezelés ellenőrzését tekintve lényegében azonos az Ltv. 11. §-ában, de főként a 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelet 8. §ában foglaltakkal. Bár az utóbbi időben felbukkant törvényértelmezések szerint a levéltárak ellenőrzési jogköre csupán „a maradandó értékű iratok levéltári használatát befolyásoló kérdésekre terjed ki, vagyis az iratkezeléshez fűződő ügyviteli érdekek érvényesülésének ellenőrzése nem a levéltárak feladata", ez a szűkítés a jogszabályi tételekből nem olvasható ki. Ott lényegében az ellenőrzési kötelezettség „totalitása" tűnik ki: • Ltv. 11. §: „ A nem selejtezhető köziratok fennmaradásának biztosítása érdekében a közfeladatot ellátó szerv iratainak védelmét és iratkezelésének rendjét — az iratkezelési szabályzat alapján — az illetékes közlevéltár ellenőrzi. Ellenőrzési feladatának ellátása során ... az iratkezelési tevékenységet folyamatában vizsgálhatja ... iratkezelési kérdésekben szaktanácsot ad". • R. 8. §: a levéltár „az iratok irattári terv szerinti csoportosításának — irattári tételbe sorolásának — szúrópróbaszerű vizsgálatára ... az iratok nyilvántartásával, a nyilvántartáshoz kapcsolódó segédletek készítésével, az irattári anyag szakszerű kezelésével, biztonságos megőrzésével és használatával kapcsolatos előírások végrehajtásának áttekintésére, a végrehajtáshoz szükséges személyi, tárgyi és technikai feltételek számbavételére" jogosult. 34