Irányító és ellenőrző szervezetek

Lakos János: Jelentés a levéltári szakfelügyelet 2010. évi működéséről és ellenőrzési tapasztalatairól. LSZ 61. (2011) 1.

jelentés a levéltári szakfelügyelet 2010. évi ellenőrzési tapasztalatairól c) Kutató- és ügy szolgálati nyomtatvány űrlapok letölthetősége, kérelmek online beadási lehetősége Azt tapasztaltuk, hogy már a levéltárak tekintélyes része biztosítja az űrlapok letöltését, és akadnak példák a kérelmek online beadható ságára is. Elterjedt az e-mail útján történő elektronikus kérelmezés. d) A levéltári segédletek, adatbázisok elérhetősége a honlapon Az 1990-es évek közepén végzett vizsgálaton tapasztaltakhoz képest nagy előrelépés valósult meg a segédletek világhálóra tétele terén. 2010 márciusában a fond- és állagjegyzékek — kevés kivétellel - a honlapokon voltak (egyes esetekben ugyan nem a legfrissebb változat szerepelt), és sok intézménynél a raktári jegyzékek jelentékeny részét is böngészhettük, de akadtak bőven darabszintű segédletek is. Kiemelkedő jelentőségű a strukturált adatbázisok feltűnése a honlapokon. Oklevél- és térképgyűjtemények, testületek üléseinek napirendi jegyzékei, fényképgyűjtemények stb. adatbázisai immár jelentékeny mértékben online hozzáférhetőek, mégpedig általában a feldolgozott levéltári anyag digitális másolataivá egyetemben. E téren néhány területi általános levéltár az átlagnál nagyobb eredményeket ért el. Ki kell emelnem a közös Levéltári Portál létét, hiszen egyre több adatbázist tesz hozzáférhetővé, és ehhez közös keresőrendszer is társul. (Több levéltár adatbázisát csak link-ként tünteti fel saját honlapján, ténylegesen a Levéltári Portálon lehet hozzáférni.) * * * Összefoglalva a vizsgálat tapasztalatait, kiemelendő az, hogy az elmúlt néhány évben lényegében valamennyi közlevéltár — a „kicsik" is — honlappal jelent meg a világhálón. Ez a jelentős teljesítmény a szakminisztérium és a Nemzeti Kulturális Alap céltámogatásainak is köszönhető. Ma már a legtöbb levéltári honlap formai és esztétikai, de tartalmi, használhatósági tekintetben is megállja a helyét a szélesebb közönség előtt. Természetesen tovább lehet és kell lépni, ehhez azonban nem csak komoly szakmai munkára, hanem a feltételrendszer mainál jobb finanszírozására is szükség van. 2. A segédletkészítés és az adatbázis-építés helyzete E témában elsősorban arra kerestük a választ, hogy a közlevéltárak 1998 óta milyen segédleteket készítettek és mennyiben változott meg a segédlet-készítési gyakorlat az infokommunikációs eszközök elterjedése következtében. Ismeretes, hogy 2006 után a közlevéltárak költségvetési és személyi működési feltételei romlottak. Ezért azt is vártuk, hogy a vizsgálat során kiderül: vajon ez a levéltárhasználók megfelelő kiszolgálása szempontjából kulcsfontosságú feladat kellő súlyt kap-e az intézmények tevékenységében. Jelen összefoglalásban természetesen csak a fontosabb vizsgálati tapasztalatok átfogó rögzítésére van mód, az egyes levéltárak segédletkészítési gyakorlatának alakulásával kapcsolatos megállapításokat és javaslatokat a konkrét szakfelügyelői jelentések tartalmazzák, amelyeket a levéltárak és fenntartóik is megkaptak. 60