Irányító és ellenőrző szervezetek

Lakos János: Jelentés a levéltári szakfelügyelet 2010. évi működéséről és ellenőrzési tapasztalatairól. LSZ 61. (2011) 1.

Lakos Ján os a) egyes levéltárak teljes anyagáról tájékoztatást nyújtó segédletek E segédlet kategóriába a levéltári kalauz vagy levéltár-ismertető, valamint a fond- és állagjegyzék tartozik. A kalau% vagy levéltárismertető leíró áttekintést ad a levéltár történetéről, feladatköréről, szervezetéről, anyagának tagolódásáról és — átfogóan — tartalmáról. Ilyen hasznos tájékoztató segédletet a vizsgált 44 intézmény közül csak 11 jelentetett meg 1998 után (Baranya, Heves és Pest megyei levéltárak, a négy városi levéltár, a Hadtörténelmi Levéltár, az ELTE, a Nyugat-magyarországi és a veszprémi Pannon Egyetem levéltárai). Néhány levéltár ismertetőt idegen nyelveken is publikáltak. Legújabban a Tolna Megyei Önkormányzat Levéltára készített kalauzt, de ez még nem jelent meg. A Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Levéltár egyik részlegének, a Sátoraljaújhelyi Fióklevéltárnak 2008-ban jelent meg az ismertetője. A fond- és állagjegyzék a legalapvetőbb tájékoztató segédlet, amelyből a kutatók megtudhatják, hogy egy levéltárban milyen szervek milyen évkörű iratai, milyen mennyiségben találhatóak meg. Valamennyi levéltárnak elemi érdeke a jegyzék naprakészen tartása és (ma már) honlapon közzététele. Az informatika előtti időszakban manuálisan készült ez a segédlet, és papíralapon jelentették meg. (Legutóbb a Veszprém Megyei Levéltár 2006-ban, a Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Levéltár és Tatabánya Megyei Jogú Város Levéltára 2007-ben.) A 2000-es években általánossá vált a jegyzékek honlapon történő publikálása. A szakfelügyeleti ellenőrzés időpontjáig még semmilyen formájú fond- és állagjegyzéket nem adott közre négy egyetem (Magyar Képzőművészeti, Moholy-Nagy Művészeti, Pannon Egyetem Georgikon Kar, Szegedi Tudományegyetem) levéltára. A közlevéltárak nagyobb része honlapján már közzétette, és megfelelő időközönként frissíti fond- és állagjegyzékét, nem kevés azonban az elmaradásban lévő intézmények száma: nem szerepel fond- és állagjegyzék a Hadtörténelmi Levéltár honlapján, eddig csak ideiglenes jegyzéket tudott feltenni a Szent István Egyetem Kosár)7

Domokos Könyvtár és Levéltár (ok: 2008-íg gyakorlatilag nem funkcionált a levéltár), és csak részleges jegyzéket szerepeltet a Baranya Megyei Levéltár. Ezen kívül 2008. XII. 31. előtti állapotot tükröző, tehát elavult fond- és állagjegyzék volt olvasható három megyei levéltár (Győr-Moson-Sopron Megye Soproni, Nógrád és Veszprém), két városi levéltár (Győr, Székesfehérvár), a Környezetvédelmi és Vízügyi Levéltár és három egyetemi levéltár (Miskolc, Veszprém, Semmelweis) honlapján. Összefoglalóan el lehet mondani, hogy a legtöbb közlevéltár eleget tesz a szakmai követelményekről szóló 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelet (továbbiakban: Rendelet) 43. §-ában foglaltaknak, és naprakészen vezeti fond- és állagjegyzékét, de a változásokhoz igazodó rendszerességgel való közzététel kötelezettsége még gyakran nem teljesül. b) A levéltári anyag ellátottsága raktári jegyzékkel A Rendelet 33-34. §-ai értelmében a raktári jegyzék „a levéltári anyag biztonságos megőrzését és fellelhetőségét szolgáló, belső használatra készült nyilvántartások" közé tartozik, amelyet a levéltár más nyilvántartások mellett „a levéltári anyag megfelelő dokumentálása és megőrzésének biztosítása érdekében" vezetni köteles. A raktári jegyzék a fondokhoz, ún. állagos fondok esetében az állagokhoz készül, a levéltár teljes iratanyagát raktári jegyzékelni kell. A Rendelet háromféle raktári jegyzéket különböztet meg: 1. a raktári jegyzéket, 2. az áttekintő raktári jegyzéket és 3. az ideiglenes raktári jegyzéket. Utóbbi körébe besorolható az iratanyag átadás-átvételi jegyzéke is, ha megfelel a követelményeknek. Középszinten rendezett anyaghoz raktári jegyzék vagy áttekintő raktári jegyzék készítendő. 61