Irányító és ellenőrző szervezetek
Lakos János: Jelentés a levéltári szakfelügyelet 2008. évi működéséről és ellenőrzési tapasztalatairól. • 2009. [LSZ 2009/1. 67-79. p.]
jelentések, beszámolók Megyei Levéltár 1998—2006 közötti iratgyarapodásának mintegy felét a gazdasági szervek magániratai tették ki. A Fejér, a Hajdú-Bihar, a Komárom-Esztergom, a Veszprém és a Zala megyei, a győri megyei és városi, valamint a Tatabánya városi levéltárak is jelentős arányban gyűjtöttek be gazdasági iratokat. Mennyiségileg ugyan nem sok, de viszonylag gyakori eset a személyi hagyatékok, egyesületi iratok átvétele a Csongrád és Vas megyei levéltárakban, a Hadtörténelmi Levéltárban és több egyetemi levéltárban. Véleményem szerint általános levéltáraink egy része az indokoltnál nagyobb mértékben vesz át iratokat a gazdasági szféra társaságaitól. Alig pár évet „élt", jelentéktelen felszámolt/ végelszámolt cégek iratainak átvételét feleslegesnek tartom. d) Mennyire szokásos a 15 éven belül keletkezett köziratok átvétele? Bár közlevéltár tizenöt éven belül keletkezett közirat átvételére csak jogszabály alapján kötelezhető, a szakfelügyeleti ellenőrzés alapján megállapítható, hogy fenntartói ösztönzésre vagy saját kezdeményezésre a levéltárak döntő többsége elég gyakran átvett/átvesz ilyen „fiatal" iratokat. Általános a következő indoklás: különösen a jogutód nélkül megszűnt szervek veszélyhelyzetbe került iratanyaga jut ilyen módon levéltárba, de működő szervek esetében is előfordul az iratmentés jellegű begyűjtés. A közigazgatási hivatalokhoz hivatalból beküldött — egyébként selejtezhető — önkormányzati testületi jegyzőkönyvmásodpéldányok átvételét az indokolja, hogy az eredeti jegyzőkönyvek hiányait pótolni lehessen. A 15 éven belül keletkezett iratok gyakori átvétele önmagában rávilágít az iratkezelés és az irattárak csöppet sem rózsás helyzetére. Különleges ebből a szempontból az MTA Levéltárának helyzete: zömében 15 éven belül keletkezett iratokat vesz át, mert — jogszabályellenesen — betölti az MTA Hivatala központi irattárának funkcióját is. e) Szűkös raktári férőhely esetén az iratátvétel szempontjából a levéltárak meghatároznak-e rangsort a szervek, szervtípusok között? Az általános levéltárak közül azok, amelyeknél nem volt raktárhiány (Csongrád, Heves, Jász-Nagykun-Szolnok, Vas és Veszprém megyei levéltárak), nem alkalmaztak rangsorolást. Az új épületbe költözött Pest Megyei Levéltár és Budapest Főváros Levéltára raktárhiányuk megszűntét követően lemondtak a rangsorolásról, korábban egyértelműen a tanácsi (Budapest Főváros Levéltára emellett még a jogszolgáltatási) iratanyagnak biztosítottak elsőbbséget. Hasonlóan járt el a megyei levéltárak többsége, így a vizsgált időszakban az állami szervek iratanyagának átvétele általában háttérbe szorult. Több intézmény indoklásként megjegyezte, hogy az állami szervek irattárai jobb helyzetben voltak/vannak, ezért nem lehet gond az átvétel késleltetése. Néhány megyei levéltárban az erősen preferált kategóriába tartoztak a gazdasági szervek is, még bértárolásra is átvettek nem maradandó értékű gazdasági iratokat. (Ennek fényében nem tűnik túl elegáns megoldásnak az állami tulajdonú köziratok átvételének halogatása.) A települési önkormányzati levéltárakban általában nem volt szükség rangsor alkalmazására. Az állami szaklevéltárak közül a Hadtörténelmi Levéltár — helyhiány következtében —szintén nem rangsorolt, sőt — mint már szó volt róla — érdemben nem is vett át iratot a HM HIM Központi Irattártól. 2006 előtt a Környezetvédelmi és Vízügyi Levéltárban gyakorlatilag nem volt érdemi iratátvételi koncepció, a bértárolás aránya jelentős mértéket ért el. (Az új vezetés 2006-tól fokozatosan felszámolta ezt a „hagyatékot".) Az egyetemi levéltárak — helyesen — a központi egyetemi szervezeti egységek iratainak begyűjtésére fordítottak elsősorban figyelmet. 72
