Irányító és ellenőrző szervezetek

Lakos János: Jelentés a levéltári szakfelügyelet 2008. évi működéséről és ellenőrzési tapasztalatairól. • 2009. [LSZ 2009/1. 67-79. p.]

jelentések, beszámolók A 15 éves átadási határidő a szerv és a levéltár megállapodása révén öt évvel meghosszabbítható, ha a szervnek még szüksége van az iratokra, ül. ha a levéltár az iratok átvételéhez szükséges férőhellyel nem rendelkezik. Az oktatási és kulturális miniszter engedélyével lehetséges az öt éven túli határidő meghosszabbítása legfeljebb tíz év időtartamra. (Ennél hoszszabb átadási határidőt csak jogszabály állapíthat meg.) A köziratokon kívül mód van a maradandó értékű magániratok gyűjtésére. (Speciális helyzetben van az Állambiztonsági Szolgálatok Történeti Levéltára, amely külön törvény rendelkezése alapján veszi át az 1990 előtti állambiztonsági szervek iratait. Gyakorlatilag nem tudja befolyásolni az iratátadást.) Az ellenőrzések során különböző szempontokból vizsgáltuk meg a közlevéltárak iratátvételi gyakorlatát. Fő tapasztalatainkat az alábbiakban foglalom össze. a) Rendelkeznek-e a levéltárak hosszabb távra szóló iratátvételi tervvel/koncepcióval? Közép- vagy hosszú távú iratgyarapítási terv/koncepció készítési kötelezettséget jogszabály nem ír elő. Ennek ellenére fontos támpontot jelentene minden olyan levéltárban, ahol az iratátvételi határidőket nem lehet betartani. De a szűkös raktárkapacitás esetén túlmenően raktárbővülés esetén sem haszontalan az összeállítása, hiszen nem mindegy, hogy milyen sorrendben, milyen ütemezésben csökkentjük a kinnlevő iratállományt. Mindössze néhány intézmény tartotta szükségesnek középtávú gyarapítási terv összeállítását: a Vas Megyei Levéltár (2004-2008), Vác Város Levéltára (2008-2012-re), a Budapesti Continus Egyetem Entz Ferenc Könyvtár és Levéltár (2007-2010), a Pannon Egyetem Levéltárának veszprémi részlege (2006—2011) és a Szegedi Tudományegyetem Levéltára (2006-2013). A Zala Megyei Levéltárban a győztes vezetői pályázat tartalmaz egyfajta koncepciót. A Tolna Megyei Önkormányzat Levéltára szerint azért nem szükséges a dokumentum, mert lényegében tartani tudja az iratátvételi határidőket. Új, komoly befogadóképességű raktárának birtokba vétele miatt a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Levéltár elhatározta hosszabb távú iratgyarapítási terv készítését. b) A levéltárak alkalmaznak-e értékhatárt a szervek körében? Az általános levéltárak közül a Csongrád és a Veszprém Megyei Levéltár nem határozott meg olyan szervtípusokat, amelyektől nem vesz át iratokat. A többi intézmény általában a bölcsődéket, az óvodákat, a községi fenntartású művelődési házakat és könyvtárakat, valamint a kis jelentőségű vállalkozásokat sorolja az értékhatár alatti kategóriába. Több helyen választották azt a helyes megoldást, hogy mintaképpen néhány szerv fontosabb iratait e kategóriából is megőrizzék. A négy települési önkormányzati levéltár közül a tatabányai nem alkalmaz semmilyen értékhatárt. Eddig így járt el a Hadtörténelmi Levéltár (egyébként a HIM Központi Irattár veszi át a szervek iratanyagát, innen azonban helyhiány miatt eddig alig kerültek levéltárba), a Környezetvédelmi és Vízügyi Levéltár, valamint az egyetemi levéltárak is. Utóbbi intézményeknél azonban — az egyetemi hatáskörök átrendeződése következtében beálló értékcsökkenés miatt — a jövőben felmerülhet a tanszéki iratanyagok értékhatár alá sorolása. c) A magániratok aránya az iratgyarapodásban A közlevéltárak alapfeladata a köziratok illetékességből való átvétele, de ha nem akarnak lemondani más értékes forrásanyagokról, akkor a magániratokkal is foglalkozniuk kell. A BFL, a megyei és települési önkormányzati levéltárak elsősorban a gazdasági szervek (gazdasági társaságok, vállalatok, szövetkezetek) iratanyagaira koncentrálnak a magániratok köréből, sokkal kisebb mértékben gyűjtik a személyi/családi és az egyesületi iratokat. A Nógrád 71