Irányító és ellenőrző szervezetek
Lakos János: Jelentés a levéltári szakfelügyelet 2008. évi működéséről és ellenőrzési tapasztalatairól. • 2009. [LSZ 2009/1. 67-79. p.]
jelentések, beszámolók A szakfelügyelői jelentésekből megállapítható, hogy hat egyetemi levéltár az ellenőrzés időpontjáig még nem kezdte meg az e-Archivum feltöltését. Megkezdődött és nagymértékben előrehaladt a munka a Magyar Képzőművészeti Egyetem és a Semmelweis Egyetem levéltáraiban. Kisebb volt az előrehaladás a Budapesti Corvinus Egyetem Entz Ferenc Levéltárában, valamint az ELTE, a Miskolci Egyetem, a Pannon Egyetem, a Pécsi Tudományegyetem, és a Szegedi Tudományegyetem levéltáraiban. A Magyar Tudományos Akadémia Levéltára még nem vette használatba az e-Archivum programot. A szakfelügyelői jelentésekből kitűnik az is, hogy még mindig nem sikerült teljesen kiküszöbölni a nyilvántartó programmal kapcsolatos problémákat. Több levéltár jelezte a működési hibákat, egyes adatmezők hiányát, illetve feleslegességét és kitöltésének kétértelműségét, karakterszámának elégtelenségét, a hibaüzenetek értelmezésének nehézségeit, az egyértelműen eligazító programleírás (kézikönyv, súgó, fogalomtár) hiányát. Ugyanakkor több intézményben nem merült fel különösebb probléma azt követően, hogy a program hibáit a Magyar Országos Levéltár kijavíttatta. Mindennek fényében úgy tűnik, hogy több helyen — a megfelelő tudású informatikai szakember hiánya mellett — „szubjektív" okai is vannak a munkavégzés halasztásának/halogatásának, vontatottságának. Ilyen oknak tartom az arra történt hivatkozást is, amely szerint a fondszerkesztési példatár hiányosságai, ill. nem végleges volta miatt nem lehet hozzáfogni a fondtörzskönyv betöltéséhez, mert úgy vélem: a példatár nélkül, a fondfőcsoportokba történő besorolást szabályozó ajánlás alapján is meghatározható, hogy a fondok melyik főcsoportba tartoznak. Emlékeztetőül: a miniszteri rendelet értelmében a Magyar Országos Levéltárnak 2003. december 31-ig kellett volna a már működő programok adatbázisait is konvertálni képes, kész programot eljuttatnia a többi intézményhez, a közlevéltáraknak 2005. december 31-ig kellett volna feltölteniük a nyilvántartások adatbázisait, és 2006. január l-jétől már számítógépen kellett volna ezeket vezetnie. A rendelet határidői — erre eleve számítani lehetett — irreálisnak bizonyultak. A program kétéves csúszással csak 2005-ben készült el, a konvertálást azonban lényegében nem tudta biztosítani. Komoly gondot jelentett, hogy a levéltárak többsége csak 2006 végére rendelkezett a program működtetésére alkalmas hardvereszközökkel, és nem egy intézményben ma sincs képzett informatikai munkatárs. Nem hallgatható el, hogy bizonyos nyilvántartások a legtöbb levéltárban — finoman szólva — manuálisan és gépen sem léteztek, vagy legalábbis hiányosak voltak. (Lényegesen ma sem sokkal jobb a helyzet: a szakma nem fordít kellő figyelmet a nyilvántartások pontos vezetésére, pedig a feldolgozó munka végzésének, a levéltárak hitelességének ez lenne a biztos alappillére!) A 2006. június-november folyamán végzett szakfelügyeleti ellenőrzés tapasztalatai alapján még úgy látszott, hogy az e-Archivum feltöltése 2008 közepére lehet teljes körű. Az ismertetett helyzetkép bizonyítja, hogy ez a becslés túl optimista volt! Talán 2009 végére jutunk el odáig, hogy valamennyi közlevéltár végez az e-Archivum feltöltésével, és 2010-től már számítógépen vezeti nyilvántartásait. 3. Az 1998—2006 közötti iratátvételi gyakorlat A többször módosított 1995. évi LXVI. (levéltári) törvény előírásai szerint a közlevéltár a nem selejtezhető köziratokat a keletkezés naptári évétől számított 15. év végéig veszi át, az átadás—átvétel időpontjáról az átadó szerv és az illetékes közlevéltár közösen állapodik meg. A közlevéltár 15 éven belül keletkezett közirat átvételére csak jogszabály alapján kötelezhető. 70
