Irányító és ellenőrző szervezetek

Lakos János: Jelentés a levéltári szakfelügyelet 2008. évi működéséről és ellenőrzési tapasztalatairól. • 2009. [LSZ 2009/1. 67-79. p.]

jelentések, beszámolók 2008. május és október között különböző időpontokban került sor, tehát az alábbiak másmás időpontbeli helyzetképet türköznek.) Az általános levéltárak túlnyomó többségében folyamatban van az e-Archivum feltöltése. A Komárom-Esztergom Megyei Önkormányzat Levéltárában majdnem teljes körű a rendszer feltöltöttsége és naprakészen vezették valamennyi előírt nyilvántartást, — kivéve a raktári jegyzékeket. A Zala Megyei Levéltárban a törzskönyv és alapadatokkal a szervnyilvántartás is feltöltött, a különböző naplók e-Archivumbeli vezetését azonban csak 2009 elejével tervezik elkezdeni. A Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Önkormányzat Levéltárában a törzskönyv feltöltése — a raktári elhelyezésre vonatkozó adatok nélkül — befejeződött, már elektronikusan vezették a naplókat, folyamatban volt a szervnyilvántartás adatainak és a raktári jegyzékek bevitele. A Nógrád Megyei Levéltárban a törzskönyv adatainak bevitele — a raktári elhelyezés, valamint a raktári egységek száma és típusa kivételével — megtörtént, folyt a szervnyilvántartás és a naplók feltöltése, a raktári jegyzékek bevitelével még nem foglalkoztak. A Békés Megyei Levéltár elvégezte a törzskönyvi modul feltöltését, folyt a szervnyilvántartás adatainak bevitele. A naplókkal, raktári jegyzékekkel még nem foglalkoztak. Győr-Moson-Sopron Megye Győri Levéltárában a törzskönyv egyes adatai már bekerültek a rendszerbe, előrehaladt a szervnyilvántartás feltöltése is. A Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Levéltárban a törzskönyv — a raktári jelzetre vonatkozó adatok kivételével — elkészült, a szervnyilvántartás alapadatainak betöltését megkezdték. Teljes körű a törzskönyv modul feltöltése a Veszprém Megyei Levéltárban, de a raktári egységek száma és típusa, valamint a raktár-topográfiai adatokat még nem rögzítették. A többi megyei levéltárban is megkezdték a program használatát, azonban az ellenőrzés időpontjáig csak részlegesen, egyes modulokat érintően és kis mértékben haladt előre a feltöltési munka. Sajátos helyzetben van a Csongrád Megyei Levéltár, amennyiben — egyedülállóan — öt részlegében egymástól függedenül folyik a nyilvántartó munka. Sürgősen létre kellene hozni az intézményszintű nyilvántartásokat! Budapest Főváros Levéltára elsődlegesen saját fejlesztésű Registrum programját használja a törzskönyvi adatok nyilvántartására, ebből egy xml-import modullal oldotta meg az e-Archivumba való átvitelt. Az e-Archivum e modulja teljesen feltöltött, és a raktári jegyzékek betöltése is megoldott. A napló jellegű nyilvántartásokat az ellenőrzés idején még csak papíralapon vezették. Terveik szerint 2009-től áttérnek az e-Archivum használatára. Egyelőre az elektronikus szervnyilvántartás sem üzemelt, 2008 végéig kívánják megoldani a szervezeti egységenként külön vezetett nyilvántartások egységesítését és az e-Archivumba töltés megkezdését. A négy települési önkormányzati levéltár közül Vác Város Levéltára áll a legjobban az e-Archivum használatában. A raktári jegyzékek kivételével gyakorlatilag teljeskörű a rendszer használata, a törzskönyv modulból azonban még hiányoztak a raktári elhelyezésre vonatkozó adatok. Győr és Székesfehérvár megyei jogú városok levéltáraiban folyamatban volt a törzskönyv és a szervnyilvántartás modulok feltöltése, Tatabánya Megyei Jogú Város Levéltárában azonban még el sem kezdték a feladat végrehajtását. Az állami szaklevéltárak közül az Állambiztonsági Szolgálatok Történeti Levéltára a rá nézve kötelező e-Archivum modulokból a törzskönyv, a gyarapodási és fogyatéki napló vezetését már az e-Archivumban végezte, egyedül a raktári jegyzékek betöltése nem kezdődött még meg. A Környezetvédelmi és Vízügyi Levéltár már korábban használatba vette a rendszert, de a betöltött adatok elvesztek, ezért újra kellett kezdeni a munkát. A Hadtörténelmi Levéltárban — a megfelelő számítógép és hálózat, valamint a hozzáértő szakember hiánya miatt — még nem kezdődött el a nyilvántartó program feltöltése. 69