Irányító és ellenőrző szervezetek

Lakos János: Jelentés a levéltári szakfelügyelet 2006. évi működéséről és ellenőrzési tapasztalatairól. • 2007. [LSZ 2007/1. 78-85. p.]

pedig azért, mert előzetesen fondreviziót kíván végrehajtani. (Utóbbit indokolja a nemrég kiadott új fondjegyzék-szerkesztési ajánlás.) Az említettek miatt a szoftver használhatóságára vonatkozóan egyelőre kevés tapasztalat áll rendelkezésre. Annyi megállapítható, hogy a rendeletben előírt adattartalom bevitelével és kezelésével kapcsolatban alapvető probléma eddig nem merült fel. A felfedezett kisebb-nagyobb hibákat a fejlesztő cég általában kijavította. Jelentős hibaként említette több levéltár is azt, hogy a törzskönyvi adatoknál a „darab típusú" raktári egységekhez nem rendelhető fm terjedelem. A gondok abból is erednek, hogy a szoftver sokkal többet nyújt a rendeletben előírtaknál. Több levéltár jelezte pl, hogy statisztika készítésére nem alkalmas a program. Általános kritikaként két dolog fogalmazódott meg a levéltárakban: 1. a program több vonatkozásban (pl. a szervnyilvántartásban a referencia-kiosztás) nem a területi levéltárakra szabott, használata nehézkes, 2. nincs közös fórum a program működésével összefüggő problémák megoldására, így minden intézmény maga kénytelen eljárni. A programhoz adott felhasználói kézikönyvet általában kevésbé használhatónak, hiányosnak minősítették. Gondot okoz az is, hogy a felmerülő költségeket a levéltárak egyre nehezebben tudják fedezni. Csak hozzávetőlegesen becsülhető meg az adatbázis feltöltése befejezésének időpontja. Lesz sok olyan levéltár, amelyben 2007-ben végeznek e munkával, de több intézményben átcsúszik 2008-ra. Vagyis a rendszer működése valószínűleg csak 2008 közepére lesz teljes körű. Összességében megállapítható, hogy a program megfelelőségét, használhatóságát érdemben csak 2008 folyamán lehet megítélni. Levéltári selejtezések Szinte minden évben rögzíthetjük, hogy kevés levéltár végez selejtezési munkát, holott rengeteg iratanyagban szükség lenne erre. Még mindig előfordult olyan eset, amikor szabálytalanul, a szükséges terv és/vagy jegyzőkönyv, tehát jóváhagyás nélkül történt meg a selejtezés. 2006-ban hat megyei levéltár selejtezett az előírások betartásával. A szakfelügyelet összesen 11 esetben 31 selejtezési tervet és 13 esetben 31 selejtezési jegyzőkönyvet vizsgált felül. Külön vizsgálat a Hadtörténelmi Levéltárban, valamint a Környezetvédelmi és Vízügyi Levéltárban Mindkét levéltárban, de a Környezetvédelmi és Vízügyi Levéltárban különösen lényeges hiányosságok merültek fel a raktározási helyzet és a személyi feltételek vonatkozásában. Utóbbi intézmény esetében már sor került arra az értekezletre, amelyen az Oktatási és Kulturális Minisztérium, a Környezetvédelmi és Vízügyi Minisztérium, a szakfelügyelet, a levéltár és közvetlen fenntartójának képviselői megvitatták a vizsgálatról szóló jelentést. A Hadtörténelmi Levéltárról készült jelentés megtárgyalása 2007-re húzódik át. 83