Irányító és ellenőrző szervezetek
Lakos János: Jelentés a Levéltári Szakfelügyelet 2001. évi működéséről és az ellenőrzések során szerzett tapasztalatokról. • 2002. [LSZ 2002/1. 54-62. p.]
A gödöllői székhelyű Szent István Egyetem jogelődjei közül háromnak volt levéltára (egy Gödöllőn, kettő Budapesten, a volt Állatorvosi és a volt Kertészeti Egyetemen). Ez a három levéltár létezik ma is: 1. Szent István Egyetem Szaklevéltára (Gödöllő), 2. Szent István Egyetem Kertészet-, Elelmiszertudományi és Tájépítészeti Központi Könyvtár és Levéltár (Budapest), 3. Szent István Egyetem Állatorvos-tudományi Könyvtár és Levéltár (Budapest). Míg a két kari levéltár a kari könyvtár szervezetén belül működik, addig Gödöllőn a levéltár külön áll, igaz lényegében irattári funkciót tölt be. Az egyetem Budapesten, Gyöngyösön és Jászberényben működő más karainak iratai jelenleg kívül esnek a levéltárak illetékességén. Ez a szervezeti állapot nem szerencsés. Szükséges egy olyan központi levéltár létrehozása, amelynek az egyetemi központon (Gödöllő) túlmenő feladatai is lennének. Ez nem kell, hogy jelentse a két másik kar levéltárának megszüntetését: fizikai elhelyezésük megmaradhatna. A központi levéltár szakmai központként funkcionálna, amely koordinálja a kari levéltári egységek munkáját, és ellátja a levéltári egységgel nem rendelkező karok irataival kapcsolatos feladatokat. (Tudomásom szerint az egyetemi könyvtári vezetés azt az álláspontot képviseli, hogy egyetemi levéltár csak virtuálisan létezzen. Ezzel szemben — a szakfelügyelővel egyetértve — úgy vélem: a levéltári szervezetnek ahhoz az egyetemi struktúrához kell illeszkednie, amelyben maguk az iratok is keletkeznek. Amennyire integrálódik az egyetem, annyira szükséges a levéltári egységek integrált kapcsolata is!) A Veszprémi Egyetemi Levéltár 2001. augusztusában kelt szervezeti és működési szabályzata szerint a levéltár egységes hálózatban működő két levéltári egységből áll; Keszthelyen van a „levéltári hálózat központja", Veszprémben pedig „hálózati alközpontja". Ezek az adott helyen működő könyvtárak szervezeti keretei között végzik tevékenységüket, vezetőjük az adott könyvtárak vezetője. Az egyetemi levéltárat „a Keszthelyen működő levéltár" képviseli a szakmai felügyeleti szervek felé. A levéltár működési feltételrendszere személyi és tárgyi (raktározási) vonatkozásban is fejlesztésre szorul. Az egyetemi integráció levéltári hatásáról összefoglalóan azt kell hangsúlyoznom, hogy az integráció nyomán a legtöbb helyen levéltári szempontból olyan új problémák keletkeztek, amelyek megoldása sürgős feladat, mert ellenkező esetben több egyetemi levéltárnál esély sincs a levéltári törvény előírásainak betartására. Az elégtelen személyi és raktározási feltételek mellett különös súllyal vetődnek fel az egyetemi szervezetek iratkezelésének levéltári ellenőrzése terén gyakran tapasztalható hiányosságok, jogszabályellenes állapotok. Az elmúlt időszakban nyilvánvalóvá vált az is, hogy igazi esély csak ott van a törvénynek megfelelő levéltári tevékenység végzésére, ahol a levéltár megfelelő helyet foglal el az egyetemi struktúrában. A tapasztalatok azt mutatják, hogy — főleg az integrált egyetemeknél — a könyvtári szervezetbe tagolás nem jelent megoldást. Véleményem szerint az ELTE és a Budapesti Közgazdaságtudományi és Államigazgatási Egyetem esetében kialakított szervezeti megoldás (a rektori hivatalhoz tartozás) lenne a követendő példa. Nem utolsósorban azért is, mert a levéltári törvény (1995. évi LXV1. tv.) értelmében különösen a közlevéltár „a maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény." (3. § 1)) 59
