A levéltári munkát meghatározó jogszabályok változásai

27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről - 27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet, hatály: közlönyállapot (2015.v.27.)

27/2015. (V.

27.)

EMMI

rendelet

- a

közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak

tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről

Hatály: közlönyállapot (2015.V.27.)

Jogtár

15. oldal

h) a

kikerült anyag évkörét;

i) a

kikerült anyag terjedelmét iratfolyóméterben vagy az iratok darabszámát;

j) elektronikus

iratok esetén a fájl méretét, formátumát és darabszámát; valamint

k) a

vonatkozó ügyirat levéltári iktatószámát.

(3 )

A fogyatéki naplót - elektronikus nyilvántartás vezetése esetén annak kinyomtatott lapjait, kivéve az elektronikus levéltári rendszerben történő vezetés esetét - a levéltár az év végén lezárja és hitelesíti.

(4 )

Letét kiadását a letéti napló megfelelő rovatában kell feltüntetni.

35. §

(1) A levéltár a letéti naplóban tartja nyilván a letétbe helyezett, valamint az általa visszaadott levéltári letéteket.

(2 )

A letéti napló tartalmazza:

a) a

gyarapodási napló 33. § (2) bekezdése szerinti adatait;

b) a

letéti szerződés lejártának időpontját; valamint

c) a

letét visszaszolgáltatására vonatkozó feljegyzéseket.

(3 )

A letéti naplót - elektronikus nyilvántartás vezetése esetén annak kinyomtatott lapjait, kivéve az elektronikus levéltári rendszerben történő vezetés esetét - a levéltár az év végén lezárja, a letéti gyarapodást összesíti és a letéti naplót hitelesíti.

36. §

(1) A levéltár az őrzésében lévő fondok anyagára vonatkozó valamennyi iratot a fondonként kialakított fonddossziéban helyezi el. A fonddosszié az iratok keletkezésének sorrendjében tartalmazza:

a) a

fond anyagában végzett levéltári feldolgozás során készült belső feljegyzéseket, rendezési, selejtezési terveket, selejtezési jegyzőkönyveket;

b) a

levéltári segédletek és a raktári nyilvántartások hitelesített példányát;

c) minden,

az iratanyag levéltárba kerülésére vonatkozó irat másolatát - kivéve az illetékességből történt átvétel során keletkezett, a szervdossziéban elhelyezett ügyiratokat, amelyek esetében az irat másolata helyett az irat azonosítására alkalmas, pontos hivatkozást kell feltüntetni -; valamint

d) a

levéltári anyag fizikai állapotára vonatkozó feljegyzéseket.

(2 )

A törzskönyvi nyilvántartás és a fonddosszié fondra vonatkozó adatainak egyezőségét a levéltárnak biztosítania kell.

(3 )

A nyilvános magánlevéltár esetében a fonddossziék tartalma a fondnál magasabb rendezési szinteken kialakított dossziékban is elhelyezhető.

37. §

(1) A levéltár az általa őrzött levéltári anyag raktári egységeiről nyilvántartást vezet, amelyből egyértelműen megállapítható, hogy mely levéltári egységet mely raktári egység tartalmazza.

(2) A

raktári nyilvántartás az egyes raktári egységeket fondonként - állagokra tagolódó fond esetén állagonként - újrakezdődő sorszámmal sorolja fel.

(3) A

raktári nyilvántartás tartalmazza:

a) az

általános adatok körében:

aa) az anyagot őrző levéltár nevét,

ab) a fond feletti levéltári egység nevét,

ac) a fond, illetve állag nevét, címét, korát (évkörét), te ijedelmét iratfolyóméterben és a legkisebb raktári egységek számában egyaránt megadva,

b) a

speciális adatok körében:

ba) raktári számot, a raktári egység sorszámát,

bb) a raktári egység típusának megnevezését,

be) az egyazon raktári egységbe foglalt valamennyi levéltári egység címét, korát (év, évkör), levéltári jelzetét, ha valamely levéltári egység anyaga nem egyetlen raktári egységben található, a kezdő és záró irat levéltári jelzetét.

(4) Az

elektronikus levéltári rendszernek biztosítania kell a raktári nyilvántartás adatai és a (3) bekezdés a) pontjában meghatározott adatok közötti kapcsolatot.

(5) A

levéltár ideiglenes raktári nyilvántartásban tartja nyilván az általa őrzött olyan levéltári anyag raktári egységeit, amelynek fondképzőjét már megállapította, raktári egységeit kialakította, az iratok rendezettsége azonban még nem teszi lehetővé a (3) bekezdésben meghatározott adatok nyilvántartásban történő teljes körű rögzítését.