A levéltári munkát meghatározó jogszabályok változásai
27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről - 27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet, hatály: közlönyállapot (2015.v.27.)
27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet - a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről Hatály: közlönyállapot (2015.V.27.) Jogtár 15. oldal h) a kikerült anyag évkörét; i) a kikerült anyag terjedelmét iratfolyóméterben vagy az iratok darabszámát; j) elektronikus iratok esetén a fájl méretét, formátumát és darabszámát; valamint k) a vonatkozó ügyirat levéltári iktatószámát. (3 ) A fogyatéki naplót - elektronikus nyilvántartás vezetése esetén annak kinyomtatott lapjait, kivéve az elektronikus levéltári rendszerben történő vezetés esetét - a levéltár az év végén lezárja és hitelesíti. (4 ) Letét kiadását a letéti napló megfelelő rovatában kell feltüntetni. 35. § (1) A levéltár a letéti naplóban tartja nyilván a letétbe helyezett, valamint az általa visszaadott levéltári letéteket. (2 ) A letéti napló tartalmazza: a) a gyarapodási napló 33. § (2) bekezdése szerinti adatait; b) a letéti szerződés lejártának időpontját; valamint c) a letét visszaszolgáltatására vonatkozó feljegyzéseket. (3 ) A letéti naplót - elektronikus nyilvántartás vezetése esetén annak kinyomtatott lapjait, kivéve az elektronikus levéltári rendszerben történő vezetés esetét - a levéltár az év végén lezárja, a letéti gyarapodást összesíti és a letéti naplót hitelesíti. 36. § (1) A levéltár az őrzésében lévő fondok anyagára vonatkozó valamennyi iratot a fondonként kialakított fonddossziéban helyezi el. A fonddosszié az iratok keletkezésének sorrendjében tartalmazza: a) a fond anyagában végzett levéltári feldolgozás során készült belső feljegyzéseket, rendezési, selejtezési terveket, selejtezési jegyzőkönyveket; b) a levéltári segédletek és a raktári nyilvántartások hitelesített példányát; c) minden, az iratanyag levéltárba kerülésére vonatkozó irat másolatát - kivéve az illetékességből történt átvétel során keletkezett, a szervdossziéban elhelyezett ügyiratokat, amelyek esetében az irat másolata helyett az irat azonosítására alkalmas, pontos hivatkozást kell feltüntetni -; valamint d) a levéltári anyag fizikai állapotára vonatkozó feljegyzéseket. (2 ) A törzskönyvi nyilvántartás és a fonddosszié fondra vonatkozó adatainak egyezőségét a levéltárnak biztosítania kell. (3 ) A nyilvános magánlevéltár esetében a fonddossziék tartalma a fondnál magasabb rendezési szinteken kialakított dossziékban is elhelyezhető. 37. § (1) A levéltár az általa őrzött levéltári anyag raktári egységeiről nyilvántartást vezet, amelyből egyértelműen megállapítható, hogy mely levéltári egységet mely raktári egység tartalmazza. (2) A raktári nyilvántartás az egyes raktári egységeket fondonként - állagokra tagolódó fond esetén állagonként - újrakezdődő sorszámmal sorolja fel. (3) A raktári nyilvántartás tartalmazza: a) az általános adatok körében: aa) az anyagot őrző levéltár nevét, ab) a fond feletti levéltári egység nevét, ac) a fond, illetve állag nevét, címét, korát (évkörét), te ijedelmét iratfolyóméterben és a legkisebb raktári egységek számában egyaránt megadva, b) a speciális adatok körében: ba) raktári számot, a raktári egység sorszámát, bb) a raktári egység típusának megnevezését, be) az egyazon raktári egységbe foglalt valamennyi levéltári egység címét, korát (év, évkör), levéltári jelzetét, ha valamely levéltári egység anyaga nem egyetlen raktári egységben található, a kezdő és záró irat levéltári jelzetét. (4) Az elektronikus levéltári rendszernek biztosítania kell a raktári nyilvántartás adatai és a (3) bekezdés a) pontjában meghatározott adatok közötti kapcsolatot. (5) A levéltár ideiglenes raktári nyilvántartásban tartja nyilván az általa őrzött olyan levéltári anyag raktári egységeit, amelynek fondképzőjét már megállapította, raktári egységeit kialakította, az iratok rendezettsége azonban még nem teszi lehetővé a (3) bekezdésben meghatározott adatok nyilvántartásban történő teljes körű rögzítését.