Levéltárügyet szabályozó jogszabályok tervezetek, értékelések

Takács Edit - Á. Varga László: Megjegyzések a szakmai követelmények tervezetéhez. • 2001. [LSZ 2001/2. 3-50. p.]

Az egyházi levéltárakban felekezetenként is, de ezeken belül is nagyok az eltérések. A hátrányos helyzet felszámolásához pontos és részletes rendeleti szabályozás és idő kell.) (3) A 35-38. és a 41—42. §-okban felsorolt, manuálisan vezetett nyilvántartások manuális vezetése esetén az adatam&kok bejegyzése, illetve az azokban eszközölt változások átvezetése csak nem fakuló tintával vagy más megbízható technikával történhet, az átvezetés során pedig tilos a módosult szövegrész törlése vagy más módon olvashatatlanná tétele. Megjegyzés: Az eredeti szövegből nem derült ki, vagy legalábbis nem egyértelmű, hogy kire, s meddig vonatkozik a nyilvántartások manuális vezetése. A számítógépes nyilvántartás mellett legfeljebb az első évben indokolt. (4) A módosításokra vonatkozó bejegyzést a készítőnek aláírásával kell ellátnia igazolnia. (5) A levéltári feldolgozó munka során meghaladottá vált, újjal pótolt nyilvántartást megsemmisíteni tilos; azt a fonddossziéban kell hagyni. Lapjait azonban tintával keresztben át kell húzni, és címlapján „ érvénytelen " jelzéssel utalni kell érvénytelenítésére, valamint a helyette érvényben lévő nyilvántartásra. A levéltári anyag törzskönyvi nyilvántartása 35. § ha a 34. §-ban javasolt sorrend elfogadható, 40. lesz (1) A levéltár az általa őrzött fondókról (ideértve a letéteket is) törzskönyvi nyilvántartást vezet. A nyilvántartást a fondfőcsoportok, azon belül a fondok növekvő sorrendjében kell elkészíteni (2) A törzskönyvi nyilvántartás adatai: .. f) helyrajzi jelzete (új) kutatásának korlátozottságára vonatkozó adatok (új) védetté nyilvánított levéltári anyag esetén a védetté nyilvánításra vonatkozó ügyirat száma, kelte, az iratanyag megnevezése, évköre, terjedelme h) i) lesz az adatokban történt változások bejegyzése, (4) Be kell vezetni a törzskönyvi nyilvántartásba a már nyilvántartásba vett fondok bármely adatában a levéltári anyag levéltári feldolgozása (rendezés, selejtezés, raktári jegyzék, repertórium stb. készítése), valamint az iratátvételekkel vagy az esetleges iratátadások során előállt bármely változást. (5) A (3) és (4) bekezdésekben előírt bejegyzéseket az új fond kialakításától, illetve a változás megtörténtétől számított 45S§ napon belül — a vonatkozó ügyirat iktatószámának feltüntetésével — kell a törzskönyvi nyilvántartásba a levéltár erre felhatalmazott dolgozójának bevezetni. Megjegyzés: A tervezetben meghatározott 15 nap folyamatos adatmódosítást követel, nincs rá kapacitás. Mindenki nem módosíthat adatot, csak az erre felhatalmazott munkatárs. Az államigazgatási eljárásban szokásos 30 napos ügyintézési időt javasoljuk. A gyarapodás nyilvántartása 36. § ha a 34. §-ban javasolt módosított sorrend elfogadható 35. § lesz. (!) A levéltár a gyarapodási naplóban tartja nyilván a hozzá bármely jogcímen véglegesen beérkezett levéltári anyagot, valamint a belső levéltári feldolgozás során bekövetkezett gyarapodásokat. 38