Levéltárügyet szabályozó jogszabályok tervezetek, értékelések

Takács Edit - Á. Varga László: Megjegyzések a szakmai követelmények tervezetéhez. • 2001. [LSZ 2001/2. 3-50. p.]

Megjegyzés: a javasolt módosítás indoklását lásd a 37. §, fogyatéki naplónál. (2) A gyarapodási napló a beérkezés sorrendjének megfelelően, évente 1-gyel kezdődő sorszámozott tételekben a következő adatokat tartalmazza: e) az átvett anyag fondjának, fond képzőjének megnevezését, évkorét és folyóméterben vagy (kivételes esetekben) darabszámban megadott mennyiségét, levéltári jelzetét. A fogyaték nyilvántartása 37. § ha a 34. §-ban javasolt módosított sorrend elfogadható 36. § lesz. (1) A levéltár fogyatéki naplóban tartja nyilván az állományából véglegesen kiadott, valamint a levéltári feldolgozás során bekövetkezett, és ennek következtében a törzskönyvből kivezetett nem letéti levéltári anyagot. Megjegyzés: A levéltári anyag kiadásán kívül más csökkenés is lehet. A téves felvétel következtében megszűnt fondot/állagot is be kell vezetni a fogyatéki naplóba, vagy elég a törzskönyvben törölni? (pl.: Rendezés során derül ki, hogy a fond, vagy az állag egy másik fond vagy állag része, nem önálló). A rendezésből, selejtezésből, téves felmérés miatt bekövetkezett változásokat csak a törzskönyvben kell vezetni? (35. § (4) bek.), gyarapodási naplóba, fogyatéki naplóba, terv. stat. lapra nem kell bejegyezni? A különböző nyilvántartások alapadatai így hogyan fognak megegyezni? Eddig a gyarapodás és fogyás egy naplóban is vezethető volt, ahol továbbra is hagyományosan, manuálisan vezetik ott lehetne továbbra is egy? (2) A fogyatéki napló adatai: (új) a kiadásra vonatkozó ügyirat száma, e) címe vagy megnevezése; A letét nyilvántartása 38. § ha a 34. §-ban javasolt módosított sorrend elfogadható 37. § lesz. (3) A letéti naplót — számítógépes program alkalmazása esetén annak kinyomtatott lapjait — az év végén a levéltár arra felhatalmazott munkatársa lezárja, a letéteket összesíti és aláírásával hitelesíti. Megjegyzés: A letéti naplót akkor kell az év végén hitelesen lezárni, ha az adott évben változás állt be, vagy minden évben készíteni kell hiteles lezárást? Ugyanez a kérdés merül fel a gyarapodási és a fogyatéki napló esetében is. Belső fonddosszié 39. § (1) A levéltár az őrizetében lévő fondok anyagára vonatkozó valamennyi iratot a fondonként vezetett belső fonddossziékban helyezi el. A levéltár folyamatosan, belső fonddossziéban gyűjti össze az iratok keletkezési idejének sorrrendjében tartalmazza: 39