Levéltárügyet szabályozó jogszabályok tervezetek, értékelések

Takács Edit - Á. Varga László: Megjegyzések a szakmai követelmények tervezetéhez. • 2001. [LSZ 2001/2. 3-50. p.]

A levéltári segédletek 33. § (1) A levéltár a levéltári anyag használatának elősegítése és nyilvántartása céljából segédleteket készít. Megjegyzés: Miután a levéltári segédletek készítésének célja is kettős, rendeltetése is kettős. A kettősség nem választható el {(2) bek. a) b)}, hiszen az elsősorban vagy alapvetően nyilvántartási céllal készített segédletek, (raktári jegyzék, ideiglenes raktári jegyzék, áttekintő raktári jegyzék) mindaddig amíg a tájékoztatási célúak (konspektus, repertórium, útmutató, fondismertetés, alapleltár, ismertető leltár) el nem készülnek szolgálják a tájékoztatást is. És fordítva, a tervezetben egyébként tájékoztatási célúnak minősített áttekintő raktári jegyzék sem csak tájékoztatási célú; miután a legkisebb raktári egységig lemenőén tartalmazza a fond anyagát egyfajta leltár, nyilvántartás funkciója is van. Ezért javaslatunk: (2) Rendeltetésüket tekintve a levéltári segédletek €t) nyilvántartási eéU (levéltári nyilvántartások) és b) tájékoztatási célt szolgálnak. A levéltári anyag nyilvántartásának általános szabályai 34. § (1) A levéltári anyag megfelelő dokumentálása, megőrzésének és használhatóságának biztosítása, továbbá statisztikai adatszolgáltatási kötelezettségének teljesítése érdekében a levéltár nyilvántartásokat vezet. (2) A levéltár a által vezetett nyilvántartások kövctlicző nyilvántartásokat vezeti: a) gyarapodási napló, b) fogyatéki napló, c) letéti napló, e) raktári jegyzék, d)fonddosszié, f) törzskönyvi nyilvántartás, (új) tervezési statisztikai lapok adatai, g) kölcsönzési napló, h) átmeneti napló, (új) védett levéltári anyag nyilvántartása Megjegyzés: A tervezethez képest a nyilvántartások sorrendjét meg kell változtatni a javasolt sorrend keletkezés időrendje, amely egyben logikus sorrendet is ad. A felsorolásból hiányzott a védett levéltári anyag nyilvántartása és a jelenlegi tervezési statisztikai lap. Ha a kiegészítés, illetve a sorrend megváltoztatása elfogadható, meg kell változtatni a következő paragrafusok sorrendjét is! Az utóbbival kapcsolatban fontos, hogy vannak olyan adatok, pl. az adott fond anyagának rendezettségi szintjei, és segédletei, amelyeket csak a statisztikai, lap tartalmaz, és amely adatokra a központi adatszolgáltatások során szükség van, ezért a nyilvántartások közé fel kell venni a statisztikai lapokat (ez az egyszerűbb), vagy a fondtörzskönyv adatait kell kiegészíteni, illetve úgy meghatározni, hogy abból a központi adatszolgáltatásoknak eleget lehessen tenni (ez a célszerűbb, de plusz munkát jelent a statisztikai lapok adatainak átvezetése). Külön meg kell vizsgálni és egyeztetni az állami szaklevéltárakban és nyilvános magánlevéltárakban vezetett, illetve ezután vezetendő nyilvántartásokat. (Az állami szak- és az egyházi levéltárakban a nyilvántartások vezetésében, használatában jelentős lemaradások vannak. 37