Levéltárügyet szabályozó jogszabályok tervezetek, értékelések

Takács Edit - Á. Varga László: Megjegyzések a szakmai követelmények tervezetéhez. • 2001. [LSZ 2001/2. 3-50. p.]

lehetővé válik a fondon belül közép (pl.: alapszámos, iktatott iratok) vagy darabszint (pl.: az iktatott iratokhoz tartozó segédkönyvek) alkalmazása is. Javaslatunk: (1) A levéltári anyagot a nyilvántartás megbízhatósága és a használhatóság elősegítése érdekében legalább középszinten a szakmai ismérvek alapján meghatározott rendezettsegi szinteknek megfelelően alap-, közép-, darabszinten tovább kell rendezni k-eU. (2) Középszinten rendezett A levéltári iratanyag rendezése során az az iratanyag, amelyben a fondon vagy állagon belül egy raktári egységet általában meg nem haladó terjedelmű levéltári egységeket kell kialakítani, alakítottak ki. így ha (3) A fondon, illetve az állagon belül kialakított levéltári egységek, illetve az egy levéltári egységbe tartozó iratok alap-, közép-, darabszinten rendezhetők. Alapszinten (felsőszinten) rendezett az az iratanyag, amelynek a fond illetve állagos fond esetében az állagok szintjéig történt meg a rendezése. Alapszintű rendezettségűnek kell tekinteti azt az iratanyagot is, mely a levéltári intézmény, vagy a szekció, a levéltár, illetve a fondfőcsoport, mint levéltári egység szintjén rendezett. Középszinten rendezett az az iratanyag, amelynek rendezése a fondon vagy állagon belül a sorozat, alsorozat, kútfő, tétel szintjéig történt meg. Középszintű továbbá az alsó levéltári szintek valamelyikén — rendszerint az ügyiratok szintjén — történő rendezés is abban az esetben, ha ez rendszerében a legkisebb raktári egységen — pl. csomón vagy dobozon — belül a legnagyobb levéltári egység. A középszinten rendezett fondban vagy állagban a kialakított levéltári egységeken belül: a) az ügyköri vagy tárgyi alapon csoportosított iratok az ügykörön vagy a tárgyi egységen belül valamilyen mechanikus rendben (időrendben, alfabetikus rendben, az iratkezelésben használt nyilvántartási számrendben stb.); b) az alfabetikus rendben csoportosított iratok a kezdőbetűk sorrendjében; c) az időrendben csoportosított iratok az évek és a hónapok sorrendjében; d) az alapszámos rendszerű iratok az évek (tételek), azon belül az alapszámok növekvő sorrendjében; e) a rendszámos iratok a rendszámok, azon belül az alszámok növekvő rendjében; f) a csoportszámos iratok évek, azon belül a csoportszámok (évek), azon belül a sorszámok növekvő rendjében; g) sorszámos iratok az évek növekvő rendjében, azon belül raktári egységenként meghatározott, egymáshoz számsorrendben csatlakozó számkeretek szerint helyezkednek -el. h) az irattári tételszámok szerint csoportosított iratok az évek, azon belül a tételszámok, azon belül az alapszámok növekvő rendjében helyezkednek el. i) a felsoroltakon kívül az iratok egyéb, az iratkezelésben használt, vagy a rendezés során a levéltárban kialakított nyilvántartási számrend szerint is elhelyezhetők. A d-i alatti felsorolás egy d) pontba összevonható: d) az évek növekvő rendjében, azon belül az iratkezelésben használt vagy a levéltári rendezés során kialakított nyilvántartási rendben helyezkednek el. Darabszinten(alsó szinten) rendezett: az az iratanyag, amelynek rendezése az ügyirat, ügyiratdarab, egyes irat szintjéig történt meg. 34