Levéltárügyet szabályozó jogszabályok tervezetek, értékelések

Takács Edit - Á. Varga László: Megjegyzések a szakmai követelmények tervezetéhez. • 2001. [LSZ 2001/2. 3-50. p.]

Az irattári selejtezések közlevéltári ellenőrzése W. § (1) A közlevéltár a 9. § szerinti ellenőrzések tapasztalatainak figyelembevételével ellenőrzi a 7. § (2) bekezdésében meghatározott szervek irattári selejtezését, és a maradandó értéket nem képviselő, selejtezésre kiválogatott iratok megsemmisítését a hozzá legalább két példányban megküldött selejtezési jegyzőkönyvek záradékolásával engedélyezi. Megjegyzés: Tanácsos lenne előírni, hogy a selejtezési jegyzőkönyvnek milyen adatokat kell tartalmaznia. Jogos igény, a két legfontosabb jogszabály, a Korm. rendelet és az önkormányzatok iratkezelésére vonatkozó BM rendelet, ugyanis nem tartalmazzák, de hiányzik némely országos hatáskörű szervéből is. Az eddig kiadott ágazati mintaszabályzatok közül benne van az Egészségügyi, Földműv., Szociális és család., Ügyészségek mintáiban, de semmi biztosíték, hogy a többibe (országos hatáskörű szervek egyedi, állami területi szervek egységes) belekerül-e. Javaslat a kiegészítéshez: (új) A lefolytatott iratselejtezésről a selejtezési bizottság által aláírt 3 példányos jegyzőkönyvet kell készíteni, amelynek 2 példányát az illetékes közlevéltárnak a selejtezés jóváhagyása céljából meg kell küldeni. A selejtezési jegyzőkönyv adatai: - a selejtezési jegyzőkönyv felvételének helye és ideje, - a selejtezést végzők neve, - az iratok értékeléséhez alapul vett jogszabály, - a kiselejtezésre kerülő iratok tételszáma, megnevezése, évköre, mennyisége, kép- és hangfelvételek, valamint számítástechnikai adathordozók esetén az adathordozó feltüntetésével, - a selejtezési bizottság tagjainak nyilatkozata a szabályszerűségről és hiteles aláírásaik. (2) A közlevéltár az irattári selejtezések ellenőrzése során a) megvizsgálja, hogy a selejtezésre javasolt irattári tételek között szerepel-e olyan tétel, amely a szerv irattári terve szerint maradandó értékű iratokat tartalmaz; b) a helyszínen végzett szúrópróbaszerű vizsgálat alapján győződik meg arról, hogy a kiselejtezésre javasolt iratok között valóban nincs maradandó értékű irat. Helyszíni ellenőrzésre kerülhet sor abban az esetben, ha a szervnél végzett ellenőrzéseik az irattári terv használatát illetően hibákat, hiányosságokat tártak fel, vagy a megküldött selejtezési jegyzőkönyv alapján kétséges a selejtezés szabályszerűsége, valamint ha a selejtezési jegyzőkönyvben szereplő tételek valamelyikét vissza akarja tartani. A helyszíni ellenőrzés szükségességéről a levéltár esetenként dönt. Megjegyzés: A selejtezés helyszíni ellenőrzésének szükségességét a levéltárnak kell eldöntenie. Ehhez lehet szempontokat adni, de csak feltételes módban fogalmazva, hangsúlyozva, hogy a döntés joga a levéltáré. (3) Az ellenőrzést követően a közlevéltár a jegyzőkönyv mindkét példányát az alábbiak szerint záradékolja, s az egyik példányt a szervnek visszaküldi: b) ha a levéltár a selejtezés ellenőrzése során a selejtezésben hibákat talált és az észlelt hiányosságok egyes iratcsoportok (irattári tételek) egyszerű visszatartásával kiküszöbölhetők, a levéltár a jegyzőkönyvet a következő záradékkal látja el: „A jegyzőkönyv szerint kiselejtezésre javasolt iratok (itt tételesen fel kell sorolni a megtartandó iratokat) kivételével nem minősülnek maradandó értékűnek. A felsoroltak kivételével levéltári szempontból megsemmisíthetők. "; 21