Levéltárügyet szabályozó jogszabályok tervezetek, értékelések

Takács Edit - Á. Varga László: Megjegyzések a szakmai követelmények tervezetéhez. • 2001. [LSZ 2001/2. 3-50. p.]

c) ha az észlelt hiányosságok miatt az iratanyag egy részében a selejtezési eljárást meg kell ismételni, a levéltár a jegyzőkönyvet a következő záradékkal látja el: „A jegyzőkönyv szerint kiselejtezésre javasolt iratok (itt tételesen fel kell sorolni a megtartandó iratokat) kivételével nem minősülnek maradandó értékűnek, kiselejtezhetők. A felsoroltak kivételével levéltári szempontból mcgscmmisíthctőL A felsorolt iratolcat tételeket újból selejtezés alá kell vonni a ... számú iratkezelési szabályzat mellékletét képező irattári terv alkalmazásával. " Megjegyzés: a háromféle záradékolás, különösen a kritikus tételek felsorolása felesleges, bonyolítja, nehezíti a levéltáros munkáját. A selejtezési jegyzőkönyvek a selejtezésre kiemelt tételeket taxatíve felsorolják. A kifogásolt, valamely ok miatt visszatartandó tételeket elegendő a jegyzőkönyvben maradandó, egyértelmű módon megjelölni, pl. a b) esetben *, a c) esetben **. A tételes felsorolás nem más, mint a selejtezési jegyzőkönyv egy részének ismételt leírása. Ehelyett elegendő lenne a megjelölés, a záradékban a jelölésre való hivatkozás. Javaslat: b) esetben: A jegyzőkönyv szerint kiselejtezésre javasolt iratok a *-gal jelöltek kivételével nem minősülnek maradandó értékűnek, kiselejtezhetők." Ha a kiegészítés elfogadható, értelemszerűen módosul a c) szövege is. (5) Ha a selejtezésre szánt irattári anyagban kép- és hangfelvételek, valamint számítástechnikai adathordozók is találhatók, és ezeket a selejtezési jegyzőkönyv tételesen nem tartalmazza, a (3) bekezdésben meghatározott záradékban a „kiselejtezésre javasolt iratok" kifejezés után a következő szöveget kell beírni (a dokumentumoktól függő részletességgel): „valamint kép- és hangfelvételek, továbbá számítástechnikai adathordozókon tárolt adatállományok". Megjegyzés: Biztosan szükségesek a bekezdésben leírtak? Az irat általános fogalmába beletartoznak a kép- és hangfelvételek és a számítástechnikai adathordozók is (bármely anyagon készült...). Nem lenne elegendő, ha a selejtezési jegyzőkönyvben az egyes tételeknél jelölnék az adathordozót ? L.: az (új) bekezdésben javasolt kiegészítést. 11.§ (1) A közlevéltár az illetékességi körébe tartozó, a csődeljárásról, a felszámolási eljárásról és a végelszámolásról szóló 1991. évi IL. törvény (a továbbiakban: Cstv.) alapján felszámolási vagy végelszámolási eljárás alá vont gazdálkodó szervezet irattári anyagának selejtezését X a felszámoló, illetve a végelszámoló által megküldött selejtezési jegyzőkönyv alapján, illetve X szükség szerint a helyszínen végzett szúrópróbaszerű vizsgálattal ellenőrzi, és a selejtezési jegyzőkönyvet a 10. § (3)-(5) bekezdésében foglaltak szerint záradékolja. Megjegyzés: Nem egyértelmű az eredeti szöveg. A Cstv. alapján végzett minden egyes selejtezést a helyszínen kell ellenőrizni? Itt tehát nem ad a levéltárnak mérlegelési lehetőséget a helyszíni ellenőrzést illetően. Nehezen belátható, hogy ez miért van így. Sokkal fontosabb feladatoktól fogja elvenni az időt és energiát. A csődtörvény alapján végzett selejtezések között egyre gyakoribb az értékhatár alatti szervezet. A levéltár a korábbi iratkezelés-ellenőrzési tapasztalatai valamint a selejtezési jegyzőkönyv alapján el tudja dönteni, hogy jóváhagyható-e a selejtezés vagy szükséges a helyszíni ellenőrzés, vö.: 10. § (2). Nem jellemző, hogy a felszámolók, végelszámolók rendszeresen küldenék a selejtezési jegyzőkönyveket. Hasonló gondok felmerülnek az iratőrzéssel foglalkozó magánvállalkozások esetében is. Ezért a felelősségüket hangsúlyozni kellene, a tervezetet ki lehetne egészíteni egy önálló bekezdéssel, pl. (új) A felszámolásra, végelszámolásra került vállalkozás irattári 22