Levéltárügyet szabályozó jogszabályok tervezetek, értékelések

A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről. • 1995.06.30 [1995:LXVI. tv. = Magyar Közlöny 1996/56.]

e) az elintézett ügyek iratait — az irattári terv szerinti rendszerezés és válogatás pontosságának ellenőrzése melleit — irattárában elhelyezni, s irattári anyagának szakszerű és biztonságos megőrzéséről, valamint használatra bocsátásáról gondoskodni; f) irattári anyagának selejtezhető részét, az irattári tervben megjelölt irattári őrzési idő letelte után, a szerv nem selejtezhető iratainak átvételére jogosult közlevél tár (a továbbiakban: illetékes közlevéltár) engedélyével kiselejtezni; g) a nem selejtezhető' irattári tételekbe tartozó iratokat a kapcsolódó nyilvántartásokkal és segédletekkel együtt — a 12. §-ban előírlak szerint — saját költségén az illetékes közlevéltárnak átadni. (2) Az. (I) bekezdésben meghatározott követelmények teljesítésének részletes szabályait a közfeladatot ellátó szerv által készített egyedi vagy a részére kötelezően előírt egységes iratkezelési szabályzat és irattári terv tartalmazza. (3) Az (1) bekezdésben meghatározott követelmények teljesítéséért, valamint az iratok szakszem és biztonságos megőrzésére alkalmas irattár kialakításáért és működtetéséért, továbbá az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai és személyi feltételek biztosításáért a közfeladatot ellátó szerv vezetője felelős. (4) Közfeladatot ellátó szerv megszüntetése vagy feladatkörének megváltoztatása esetén a rendelkező szerv köteles intézkedni az érintett szerv irattári anyagának további elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről és használhatóságáról. Jogutód nélküli megszűnés esetén az. érintett szerv nem selejtezhető iratait az illetékes közlevéltárban kell elhelyezni. Az iratkezelési szabályzatok kiadása 10. § (I) Egységes iratkezelési szabályzatot ad ki a Kormány — a Magyar Országos Levéltár véleményének kikérésével — a minisztériumok és az országos hatáskörű szervek részére. (2) Az. ágazati irányítást ellátó miniszter, országos hatáskörű szerv vezetője egységes iratkezelési szabályzatot ad ki az. államigazgatási szervek, a fegyveres erők, a rendvédelmi szervek és a polgári nemzetbiztonsági szolgálatok, valamim az állami intézmények és a helyi önkormányzati intézmények részére. Az igazságügy-miniszter adja ki az egységes iratkezelési szabályzatot — a Legfelsőbb Bíróság kivételével — a bíróságok részérc, a legfőbb ügyész pedig az ügyészségek részére. (3) A (2) bekezdésben említeti szervek egységes iratkezelési szabályzatának kiadásakor a Magyar Országos Levéltár egyetértési jogot gyakorol. (4i Az (I)—(2) bekezdésben nem említett közfeladatot ellátó szervek, valamint a Legfelsőbb Bíróság egyedi iratkezelési szabályzatot készítenek, amelyet az illetékes közlevéltárral egyetértésben adnak ki. A helyi önkormányzatok az iratkezelési szabályzatukat — a belügyminiszternek a művelődési és közoktatási miniszterrel egyetértésben kiadott — iratkezelési mintaszabályzata alapján készítik el. (5) A Magyar Országos Levéltár, illetőleg az. illetékes közlevéltár egyetértési joga az. irattári tételek kialakításával és a nem selejtezhető irattári tételek kijelölésével, továbbá a nem selejtezhető iraiok levéltári használatát befolyásoló előírásokkal összefüggő kérdésekre terjed ki. A közlevéltárak egyetértési jogának gyakorlása kapcsán keletkezett vitában a művelődési és közoktatási miniszter doni. A köziratok kezelésének levéltári ellenőrzése 11. § A nem selejtezhető köziratok fennmaradásának biztosítása érclekében a közfeladatot ellátó szerv iratainak védelmét és iratkezelésének rendjét — az. iratkezelési szabályzat alapján — az illetékes közlevéltár ellenőrzi. Ellenőrzési feladatának ellátása során a) az iratkezelői és az irattári helyiségbe beléphet, az iratokba— az államtitkot és a szolgálati titkot tartalmazó iratok kivételével — és az iratkezelési nyilvántartásokba betekinthet, az iratkezelési tevékenységet folyamatában vizsgálhatja: bj iratkezelési kérdésekben szaktanácsot ad. a nem selejtezhető iratok épségben és használható állapotban történő megőrzését súlyosan veszélyeztett) hibákat és hiányosságokat jegyzőkönyvbe foglalja, megszüntetésükre vonatkozóan határidőt állapít meg; c) ha a szerv a jegyzőkönyvben meghatározott ideig nem intézkedik, akkora levéltár szabály sértési eljárás indítása céljából a felügyeleti szervet értesíti, annak hiányában a szabálysértési eljárás indítását maga kezdeményezi. A köziratok levéltárba adása 12. § (1) A nem selejtezhető köziratok teljes és lezárt évfolyamait — az. (5) bekezdésben meghatározott kivétellel — a keletkezés naptári évétől számított tizenötödik év végéig kell az illetékes közlevéltárnak átadni. (2) A nem selejtezhető köziratok átadásának-átvételének időpontjáról az átadó szerv és az illetékes közlevéltár közösen állapodik meg. (3) Az (1) bekezdésben meghatározott átadás-átvételi határidő abban az esetben, ha a közfeladatot ellátó szervnek a nem selejtezheti) iratokra ügyviteli szempontból még rendszeresen szüksége van. illetőleg akkor, ha az. illetékes közlevéltár az iratok átvételéhez szükséges raktári férőhellyel nem rendelkezik, további öt évre külön engedély nélkül meghosszabbítható. Az átadásiátvételi határidő öt éven túli meghosszabbítását egy alkalommal, legfeljebb tíz. év időtartamra a művelődési és közoktatási miniszter engedélyezi. Ennél hosszabb iratián őrzési időt csak jogszabály állapíthat meg. (4) A közlevéltár tizenöt éven belül keletkezett közirat átvételére csak jogszabály alapján kötelezhető. (5) A tizenöt évnél régebben kelelkezelt, államtitkot vagy szolgálati titkot tartalmazó, nem selejtezhető iratokat a minősítő által meghatározott érvényességi idő lejártát követő naptári év végéig kell az illetékes közlevéltárnak átadni. (6) Az. iratokat ó'rző szerv kezdeményezésére az illetékes közlevéltár az. érvényességi idő lejárta eléílt is átvehet államtitkot vagy szolgálati titkot tartalmazó iratokat, ha azok megfelelő őrzésének és kezelésének feltételeit biztosítani tudja. (7) A közfeladatot ellátó szerv azoknak a nem selejtezhető iratoknak a használatát, amelyek u 22. § (I) bekezdésében meghatározott kutatási korlátozási idő ellelte után is az őrizetében vannak, a közlevéltárban lévőanyagra vonatkozó szabályok szerint köteles biztosítani. III. Fejezet A KÖZLEVÉLTÁR A közlevéltár feladatai 13. § A közlevéltár feladatkörében a) a 31. S-ban meghatározott kivételekkel kizárólagos joggal átveszi és megőrzi az. illetékességi körébe tartozó szervek nem selejtezhető köziratait;