Levéltárügyet szabályozó jogszabályok tervezetek, értékelések

A levéltárak ügyviteli szabályzata. • 1971. [130/1971. (M. K. 10.) MM sz. utasítás melléklete]

c) az iratok nyilvántartása tartalmazza az azonosításukhoz feltétlenül szükséges adatokat, és a nyilvántartást kiegészítő segédletrendszer révén az iratok útja mind az ügyintézésben, mind az irattárban ellenőrizhető legyen: d) az olyan szerveknél, amelyeknél osztály- vagy egyéb részirattárak vannak, intézkedés történjék központi irattár létesítéséről: e) az irattárban levő iratokról azokat raktári egységeként (84. §) számbavevő. az irattári terv szerinti tagolódásuknak is megfelelő raktári jegyzék (89. §) készüljön; f) az iratok selejtezése, valamint g) az iratok levéltárba adásának eljárása szabályoztassék; h) a szerv irattári anyagában előforduló hang-és képfelvételeknek, valamint gépi feldolgozások gépi adathordozóinak kezelése során az a)—g) alatti szempontok értelemszerűen érvényesüljenek. (5) A levéltár a nyilvántartott szervek feladatkörében, ügykörbeosztásában, szervezetében bekövetkező, a szerv levéltári anyagára is kiható jelentősebb változásokat a szerv iratkezelési szabályzatában, illetőleg irattári tervében történő érvényesítése érdekében figyelemmel kíséri. 43. § (1) A levéltár előadók biztosításával részt vesz a szervek által az Irányelvek 2. §-ában meghatározott iratkezelési szabályzatoknak ismertetése céljából dolgozóik számára szervezett tanfolyamokon. (2) Ha a szervek saját érdekelt dolgozóik részére nem szerveznének az (1) bekezdésben említett tanfolyamokat, a levéltár — a szervekkel egyetértésben — jogosult ilyen tanfolyamok szervezésére. (3) A levéltár javasolhatja az iratkezelési munkában kiemelkedő eredményt elért, továbbá az iratkezelési munkát hosszabb idő óta lelkiismeretesen és pontosan ellátó dolgozók megjutalmazását és illetményeik emelését. 44. § (1) A levéltár az illetékességi körébe tartozó, nyilvántartott szervek [39. § (1) bek.] iratkezelési rendjét évi munkatervébe illesztett részletes terv szerint rendszeresen, illetőleg indokolt esetben ettől függetlenül, soron kívül is ellenőrzi. (2) Az ellenőrzés kiterjed a) a 42. § (4)—(5) bekezdésében foglalt szempontok érvényesítésére: b) a szervre és iratanyagára vonatkozó, a fondtörzslapokon tételesen felsorolt adatok ellenőrzéseié, illetve az ezekben bekövetkezett mindenféle változás megállapítására (az észlelteket a külső fonddossziéban fel kell jegyezni); c) a helyes iratkezelés ellátásához szükséges reális személyi és dologi feltételek megteremtésére és biztosítására. (3) A levéltár az ellenőrzés során jegyzőkönyvet vesz fel, amelyben tételesen felsorolja az iratkezelési rendben tapasztalt hiányosságokat is. különös tekintettel azokra, amelyek a levéltárat a 49. § értelmében az átadáskor terhelő felelősség mértékére befolyással lehetnek. A 2 példányban felvett jegyzőkönyvet az ellenőrzést végző levéltári kiküldött és a szerv iratkezelési rendjéért felelős dolgozó [Vhr. 8. § (1) bek.] írja alá. (4) A levéltár az ellenőrzés során észlelt és jegyzőkönyvbe foglalt hiányosságokról a szerv vezetőjét értesíti, és legkésőbb a következő rendszeres ellenőrzés alkalmával meggyőződik a hiányosságok megszüntetéséről. Ha a szerv vezetője a hiányosságok megszüntetéséről nem gondoskodik, a levéltár a Levéltári Igazgatóságnak jelentést tesz. (5) A levéltár felkérésre részt vehet a nyilvántartott szervek vagy ezek felügyeleti szerve által elrendelt minden olyan vizsgálatban, amely az iratkezelés rendjét érinti. 45. § (1) A levéltár az illetékességi körébe utalt szervek által az Irányelvek 8. § (5) bekezdésében meghatározott módon bejelentett iratselejtezéseket ellenőrzi. (2) A selejtezést a levéltár a) a Tvr. hatálybalépése előtt keletkezett irattári anyag esetén a 45,1958. (VII. 30.) Korm. számú rendelet 6. §-ában. b) a Tvr. hatálybalépése után keletkezett irattári anyag esetén az Irányelvek 8. § (4) bekezdésében meghatározott és neki a szervek által két példányban átadott selejtezési jegyzőkönyv alapján ellenőrzi. (3) A selejtezés ellenőrzésének egyszerűsítése és gyorsítása, valamint a visszaélések és szabálytalanságok lehetőségének csökkentése érdekében a levéltár szorgalmazza, hogy a selejtezési jegyzőkönyvek tartalmazzák a következő adatokat a) a selejtezést lebonyolító szerv neve: b) a selejtezést végző és azt a szerv részéről ellenőrző személyek neve; c) a selejtezés megkezdésének és befejezésének időpontja; d) a selejtezés során az iratok elbírálásához alapul vett jogszabály címe és száma; e) a selejtezés alá vont fondok és állagok címe és évköre: f) a Tvr. hatálybalépése előtt keletkezett irattári anyag esetén. a kiselejtezett anyag lehető részletességgel felsorolt csoportjainak címe. évköre és mennyisége; a Tvr. hatálybalépése után keletkezett irattári anyag esetén, az irattári terv egészében kiselejtezett tételeinek jele. címe, évköre és mennyisége, a csak részben kiselejtezetteknél a tétel jele, címe, évköre és a tételből kiselejtezett darabok jele és összmennyisége; g) az f) alattiakból ügyviteli szempontból visszatartott irattári anyag darabjainak jegyzéke; h) a kiselejtezésért felelős személy aláírása és