Levéltárügyet szabályozó jogszabályok tervezetek, értékelések

A levéltárak ügyviteli szabályzata. • 1971. [130/1971. (M. K. 10.) MM sz. utasítás melléklete]

nyilatkozata arról, hogy az iratselejtezési utasításnak megfelelő módon járt el. Az f) pontban említett adatokat illetőleg minden esetben külön tételekben kell felsorolni a kiselejtezett kép- és hangfelvételeket, valamint a gépi feldolgozás kiselejtezett adathordozóit. (4) A selejtezés ellenőrzése során a levéltár a) a nyilvántartott szerveknél — a hozzá beküldött jegyzőkönyv vizsgálata alapján meggyőződik arról, hogy az abban tételesen felsorolt irattári anyag kiselejtezése a selejtezés alapjául szolgáló jogszabály (ügykörjegyzék, illetőleg iratkezelési szabályzat) rendelkezéseivel összhangban, annak megfelelően történt-e, vagy — a selejtezés helyszínén a kiselejtezett anyagban végzett szúrópróbaszerű vizsgálat alapján meggyőződik arról, hogy a Tvr. 1. §-ában, valamint a Vhr. 1. § (1) bek. a)—b) pontjában meghatározott levéltári anyag nem került-e kiselejtezésre; b) a 39. § (1) bekezdése szerint nyilván nem tartott szerveknél a hozzá beküldött selejtezési jegyzőkönyv vizsgálata alapján meggyőződik arról, hogy — a szerv valóban nincs nyilvántartva, és hogy — a selejtanyagban annak tételes felsorolása szerint olyan levéltári anyag, amely a szerv nyilvántartásba vételét indokolhatja, nem található. (5) Mivel a szervek iratselejtezésének levéltári ellenőrzése kizárólag a levéltári anyag védeme érdekében történik, a levéltár az ellenőrzés során a selejtezés szabályszerűségét csakis abból a szempontból vizsgálja, hogy levéltári anyag nem kerül-e kiselejtezésre. A selejtezés ügyviteli szempontból szabályszerű voltát a levéltár rendeltetésszerűen nem ellenőrzi. (6) Ha a levéltár a selejtezés szabályszerűségéről meggyőződött, a jegyzőkönyv egy példányát a következő záradékkal látja el: „A jegyzőkönyv szerint kiselejtezésre javasolt iratok nem minősülnek levéltári anyagnak. Kiselejtezhetek." (7) Ha a levéltár a selejtezés ellenőrzése során a selejtezésben részleges, annak csak egy részére korlátozódó hibákat talált, az alábbiak szerint jár el a) Ha az észlelt hiányosságok egyes iratcsoportok (irattári tételek) egyszerű visszatartásával kiküszöbölhetők, a levéltár a jegyzőkönyvet a következő záradékkal látja el: „A jegyzőkönyv szerint kiselejtezett iratok (itt tételesen felsorolandók a megtartandó iratok) kivételével nem minősülnek levéltári anyagnak. A felsoroltak kivételével megsemmisíthetők. A felsoroltak ügyviteli értékük megszűnésével a levéltárnak adandók át." b) Ha az észlelt hiányosságok folytán az anyag egy részének selejtezése megismétlendő, a levéltár a jegyzőkönyvet a következő záradékkal látja el: „A jegyzőkönyv szerint kiselejtezett iratok (itt tételesen felsorolandók a megtartandó iratok) kivételével nem minősülnek levéltári anyagnak. A felsoroltak kivételével megsemmisíthetők. A felsoroltakat újból selejtezés alá kell vonni a (itt a selejtezés alapjául szolgáló jogszabály száma írandó) számú rendelet előírásainak pontos alkalmazásával." (8) Ha az ellenőrzött kiselejtezett irattári anyagban kép- és hangfelvételek, valamint gépi feldolgozás adathordozói is találhatók, a (6) és (7) bekezdésben meghatározott záradékban a „kiselejtezett iratok" kifejezés után a következő szöveg írandó be (az anyagtól függő részletességgel): „valamint kép- és hangfelvételek, továbbá gépi feldolgozás adathordozói". (9) A (6)—(8) bekezdésben meghatározott záradékokat a levéltár igazgatója vagy a levéltár valamely más, általa megbízott dolgozója írja alá, ellátja a levéltár pecsétjével, és az így záradékolt jegyzőkönyv egy példányát a szervnek visszaküldi. (10) Kirívóan súlyos, a selejtezés egészének megismétlését igénylő esetben a levéltár a jegyzőkönyvet nem záradékolja, hanem azt a szerv vezetőjének levél kíséretében visszaküldi. A levélben pontosan meg kell határozni a selejtezésben talált mindazon hibákat, amelyeknek alapján a levéltár a selejtezés megismétlését kívánja, és lehetőleg javaslatokat is kell tenni, amelyek a munka elvégzését megkönnyíthetik vagy meggyorsíthatják. (11) Kiválóan gondos selejtezésre a levéltár a szerv vezetőjének figyelmét felhívja, és javaslatot tesz a munkában kitűnt dolgozók esetleges jutalmazására. (12) A nyilvántartott szerv jegyzőkönyvét a szóban forgó fond dossziéjában (88. §), illetőleg, ha az iratanyag egyidejű átvételére nem kerülhetett sor, az átvétel időpontjáig a megfelelő külső fonddoszsziéban (41. §) kell elhelyezni. A nyilván nem tartott szervek selejtezési jegyzőkönyveinek a levéltárban visszamaradt példányát az irattári terv egyik külön, évente le nem zárható tételeként kell nyilvántartani. 46. § A Vhr. 4. § (4) bekezdésében meghatározott szervek esetén az iratkezelés rendjének ellenőrzésével és az iratkezeléssel kapcsolatos kérdéseket illetően az e bekezdés alapján létrejött esetleges egyedi szabályozás intézkedései (28. §) az irányadók.