Lakatos Adél - Lakatos Andor - Szabó Attila (szerk.): A Kalocsai Érseki Levéltár Levéltárismertető - A Kalocsai Főegyházmegyei Gyűjtemények kiadványai 2. (Kalocsa, 2002)
A) Bevezető - II. Szabó Attila: Az Érseki Levéltárról
BEVEZETŐ A felhalmozódott történeti iratok terjedelme, rendezetlensége, s a növekvő kutatóforgalom az 1970-es években már megkívánta, hogy a levéltár kezelésével függetlenített, más feladatoktól mentesített személyt bízzanak meg. Az első főállású levéltárosi kinevezést Székely László atya kapta 1972-ben. Az őt követő levéltárosok - Hamvas Józseffel kezdődően - már mind világi alkalmazottak. Az 1990-es évekre felmerült a levéltáros szakképzettség igénye is az alkalmazott levéltárosokkal szemben. II.2. Az iratkezelés fejlődése A 18. sz. első felében kialakuló iratkezelési rend a kor szokásának megfelelően az ábécé betűivel jelzett, állandó kútfőket használt. Az egyes kútfők a hasonló tárgyú ügyeket gyűjtötték egybe, s a kútfőkön belül az iratok időrendben arab sorszámot kaptak. A mellékletek „ad" megjelöléssel ugyanazt a jelzetet kapták, mint az az irat, amelyhez tartoztak. Az akták irattári rendje ennek megfelelően kútfők szerinti sorozatok, ill. azon belül a sorszámok emelkedő rendje volt. A tárolás körülményeire néhány korabeli irat felzetére írt rövidítésből lehet következteni, ezek szerint az iratokat csomókba kötötték, majd fa ládákban vagy fiókokban (ladula) tárolták. Ez a rendszer kezdetben megfelelt az iratok tárgyi tagolására, de ahogy növekedett az ügyek száma, s kiteljesedett azok tárgyi sokszínűsége, néhány évtized múlva elérkezett az idő, amikor az alfabetikus keretek (vagyis a betűjelek A-tól Z-ig) szűknek bizonyultak megfelelő számú tárgyi csoport kialakításához. Előbb-utóbb szükségessé vált tehát, hogy egyrészt olyan ügyvitelre térjenek át, amely lehetővé teszi több tárgyi sorozat kialakítását, másrészt a felhalmozódott régi iratok segédletét is el kellett készíteni a könnyebb tájékozódás érdekében. Az említett változások 1763-ban, Batthyány József érsekségének (1760-1776) idején következtek be. Az új iratkezelési rendben a betűkkel jelzett általános kútfők számát nyolcra csökkentették, és bevezették az egyes kútfőkön belül a római számokkal jelzett tételek rendszerét. Ezzel a módszerrel a nagyobb témaköröket felölelő kútfőkön belül annyi egyedi, speciális témájú tételt hozhattak létre, amennyire éppen szükség volt, s adott volt a lehetőség a rendszer későbbi bővítésére is. (Ez az új iratkezelési rendszer felépítésében tulajdonképpen hasonlított a jelenleg alkalmazott levéltári szintekhez: az általános kútfők a jelenlegi fondoknak és állagoknak, a tételek pedig a sorozatoknak feleltek meg.) Az iratokat az egyes tételeken belül a beérkezés sorrendjében megszámozták, és ettől kezdődően a jelzet a kútfő betűjéből, a tétel római számából és egy sorszámból állt. Az új iratkezelés bevezetésével az 1763 előtti iratokat visszamenőleg is átsorolták, az iratokon lévő korábbi jelzeteket szinte minden esetben áthúzással érvénytelenítették. Ezzel a munkával párhuzamosan készítették el az első levéltári segédletet, az iratok leltárszerű jegyzékét (Elenchus Universalis Archivii Dioecesani Metropolitanae Ecclesiae Colocensis et Bacsiensis 1763-1791). A segédlet vizsgálatával több következtetést is tehetünk. Az első, hogy a régebbi iratok átsorolása 1763-1766 között történt. A második, hogy az iratok tárolása továbbra is kútfők szerinti sorozatokban, azon belül pedig tételek szerinti csomókban történt. Az elenchus meghatározása alapján az alkalmazott nyolc kútfő a következő volt: 20
