Külpolitika - A Magyar Külügyi Intézet folyóirata - 1995 (1. évfolyam)
1995 / 2. szám - DIPLOMÁCIATÖRTÉNET - Nagy Péter: Információs forradalom a diplomáciában
Információs forradalom a diplomáciában lesz ahhoz, hogy a külügyminiszterek megfontolt tanácsokat kapjanak. Az információgyűjtés csatornái azonban nem feltétlenül esnek egybe azokkal a csatornákkal, amelyek az autoritás gyakorlását irányítják. Az IT-t ügy kell alkalmazni, hogy biztosítsa a külügyminisztérium információs bázisát anélkül, hogy aláaknázná a vezetési, irányítási láncot. Az üj információs rendszerek környezetének kialakításában a vezetésnek olyan tényezőket kell figyelembe vennie, mint a döntéshozatali lánc optimális hossza, a külügyminiszterek által előnyben részesített munkamódszerek, a nagyobb jogátruházás, a rugalmasság és az egyéni felelősség, a tapasztalt és professzionális tanácsadás kínálatának igénye közötti egyensúly, a munkakapcsolatok, a szervezet, az előléptetés, a munkaterhelés, a teljesítmény mérése és díjazása. Az Egyesült Államok Kongresszusa 1974-ben létrehozott egy bizottságot (The Commission on Federal Paperivork) azzal a céllal, hogy értékelje a kormányzati szférában folyó felesleges papírmunka nagyságát. Két évi munka után a Bizottság arra a megállapításra jutott, hogy a felesleges papírmunka a nem megfelelő szervezésnek, menedzsmentnek és a gyenge információs gyakorlatnak köszönhető. A Bizottság az Egyesült Államok elnökének és Kongresszusának szóló jelentésében azt írta, hogy hiányzik egy olyan testület, amelynek feladata az információs erőforrások hatékony menedzselése, ami előmozdítaná az átfedések és duplázódások megszüntetését az igazgatásban, a szervezeti struktúrákban. Ezért a kormányzat érzéketlen azokkal a terhekkel szemben, amelyeket ez a helyzet az állampolgárokra, az üzleti életre helyez, mert párhuzamos információkat gyűjtenek. Fel kell hagyni azzal a nézettel, hogy az információ „szabad" termék. A kormány által felhasznált információk igenis pénzbe kerülnek. A kormányzat információkkal kapcsolatos programjai és tevékenységei szétszórtak, nincsenek szinkronban a papírmennyiség csökkentésének azzal az általános céljával, hogy a törvényes információs szükségleteket ki kell elégíteni. 1980 decemberében a Kongresszus elfogadta, az elnök pedig aláírta a Paperwork Reduction Act törvényt (Paperwork Reduction Act of 1980), melyet 1990-ben Information Resources Management névre kereszteltek át. 1985-ben az Office of Management and Budget kiadta az A—130 számú körlevelet, amelyben világosan különbséget tettek az információtechnológia-menedzsment és az információtartalom-menedzsment között. Az információtartalom-menedzsment szempontjából a kormányzati intézményeket arra ösztönzik, hogy csak a céljaik eléréséhez szükséges információkat hozzák létre vagy gyűjtsék össze, de azt is csak úgy, hogy előtte megtervezik feldolgozásukat, továbbításukat, elosztásukat, felhasználásukat, tárolásukat. Figyelmeztették a kormányzati hivatalokat, hogy mielőtt új információkat hoznának létre vagy gyűjtenének össze, az információk tárcák közötti megosztásával vagy a kereskedelmi csatornákon keresztül próbálják meg kielégíteni új információs igényeiket. A körlevél kitért az adatvédelmi törvény (Freedom of Information Act) alkalmazására is. A „papírellenes" program (Paperwork Reduction Act) azokat a kereteket biztosítja, amelyek a szövetségi kormány által vég1995. Nyár 77
