Marx Károly Közgazdaságtudományi Egyetem - tanácsülések, 1986-1987

1987. május 28. - 1. Tanulmányi és vizsgaszabályzat - 2. Szervezeti és működési szabályzat véglegesítése - 3. Tantervi változtatások - 4. Iratkezelési szabályzat - 5. Aranydiplomák odaítélése - 6. Doktori ügyek - 7. Egyebek

- 15 2ÁRÖ- RENDELKEZÉSEK /!/ ft Központi Könyvtár iratkezelésére a M4. Levéltári Osztály fetd. ^385. sz. igazgatói utasításban kiadott szabályzat vonatkozik, mÉ Jdm szabályzat részét képezi. 121 A szervezeti egysége* veredü gpndoskcdnak arról, hogy a vezetésük alatt álló szervezeti egység érde*eU (oktató, ügyintéző) dolgozói a jelen iratkezelési szabályzatban és az srpak mellékletét képezS irattári tervben foglalt előírásokat ^ismerjék és azokat maradéktalanul betartsák. /3/ Az Egyetem iratkezeléssel foglalkozó dolgozói (irattáros, szervezeti sgységek iratkezelői /titkárnők/, leírók, sokszorosítók) részére ügyiratkezelési tanfolyamot kell tartani. /A/ Ez a szabályzat az W jóváhagyása után 1988. január 1. napján lép hatályba. Rendelkezéseit a hatálybalépés után keletkezett iratokra kell alkalmazni. Budapest, 1987. U.Z2. dr. Csáki Csaba rektor ( zetik, a sorszám elé betűjelet tesznek. (Pl.: Ált. kar Dékáni = Ák...). /3/ A sorszámos nyilvántartáson belül - az azonos ügybei* keletkező ügyiratok együttes kezelése céljából - a/ alapszámos b/ gyűjtőíves nyilvántartást célszerű alkalmazni. /A/ a sorszáno

s nyilvántartás azt jelenti, hogy keletkezesük, illetve beérkezésük sorrendjében - 1-gyel kezdődő sorszámmal - stinden ügyiratot külön sorszámon kell nyilvántartásba venni. /5/ Alapszá

m kijelölésére akkor kerül sor, ha valamely ügyben az év folyamán előreláthatólag több levélváltás történik, kz évben elsőnek beérkező ügyirat száma az alapszám, amelyhez az év folyamán beérkező és külön-külön sorszámon nyilvántartásba vett ügyiratot beérkezési sorrendben gyűjteni kell. Ha az üggyel kapcsolatos levelezés a következő, évben is. folytatódik, az alapszámot a következő évben keletkezett új, alapszámhoz kell szereim. /é/ Az alapszámhoz tartozó ügyiratukat irattári iratjegyzék-, kel (borítólappal, előadőívvel) kell összefogni és ezen kell vezetni beérkezésük sorrendjében 3Z alspszáanoz tartozó ügyiratok sorszámait, 5 a szükséges kezeléseket is ezen kell elvégezni. /?/ A gyűjtőive

s nyilvántartás alatt azt kell érteni, amikor az egy tárgyba beérkező ügyiratok az e célra rendszeresített külön nyilvántartó lapon kerülnek nyilvántartásba. Gyűjtőíves nyilvántartást keli alkalmazni olyan esetekben, amikor 3Z intézkedés nyomán ugyanabban az ügyben, több szervezeti egységtől vagy akár külső szervektől nagy számban érkeznek te jelentések, adatközlést tartalmazó ügyiratok, továbbá minden olyan esetben, amikor az illetékes vezető elrendelte. /8f A tételszámokat

: az irattári tervben meghatározott témakörben, illetve tárgyi csapewtban rögzített tervpontok szerint kell alkalmaim és a különböző sorszámra iktatott, de azonos tételszámmal állított ügyiratokat a sorrendiség betartásával együttesen kell irattározni.