Inventare Teil 5. Band 4. Gesamtinventar des Wiener Haus-, Hof- und Staatsarchivs (1936)
Staatskanzlei (Ministerium des Äussern) von Josef Karl Mayr
452 Staatskanzlei (Ministerium des Äußern). Indizes etwa von 1809 an einen allmählich immer ausgesprocheneren administrativen Charakter und trugen diesen etwa von 1825 an völlig an sich. Die Führung dieser Indizes, die diesen Namen erst von 1731 an verdienen — bis 1730 sind es im wesentlichen Kopialbüclier mit vorgesteckten Indexblättern —, geschah zunächst sowohl nach dem Korrespondenten- prinzipe, d. h. unter Zugrundelegung der Eigennamen der Personen, später auch der Ämter, mit denen korrespondiert wurde, als auch nach dem Betreffprinzipe, d. h. nach den Personen und Gegenständen, die darin behandelt wurden. Mit dem Anwachsen der administrativen Amtsgeschäfte trat das Korrespondentenprinzip immer mehr zurück und wurde schließlich vollständig von dem Betreffprinzipe verdrängt. 1817 wurde die Paginierung unter Übertragung der Indexseitenzahlen auf den Akt eingeführt. Bald darauf wurden — deutlicher von 1832 an — innerhalb jedes Indexbuchstabens die allgemeinen (sachlichen) von den besonderen (persönlichen) Betreffen getrennt und erstere den letzteren vorangestellt. 1846 ist diese Scheidung durch die vollkommene, auch buchkörperliche Trennung der allgemein-sachlichen von den besonders-persönlichen Betreffen — der „Generalia“ von den „Particularien“ — vollendet worden. Erstere wurden in insgesamt 65 Fächer (Fachgruppen), kurz F genannt, zerlegt, letztere blieben alphabetisch gegliedert. 1847 wurde die Zahl der Fächer auf 44 erniedrigt, 1848 auf 60 erhöht, wobei es bis 1870 verblieben ist. 1848 wurde die Paginierung der Generalienbände fortgelassen, dafür aber jedes Fach durch arabische Subnummern, die die Geschäftsstücke gleichen Inhaltes zusammenfaßten, unterteilt. Damit trat der Unterschied beider Gruppen auch an den Signaturen zutage: die Generalien wurden mit Fachzahl und Subnummer (z. B. F 23/3), die Particularien mit Paginazahlen (z. B. pag. 403) bezeichnet. Durch Vor- und Rückverweise in den Indizes wurde der Zusammenhang mit den gleichartigen Betreffgruppen anderer Jahre hergestellt. Dieser Verbesserung des Indizierungsverfahrens entsprach das mit dem Jahre 1846 eingeführte, von dem Registratursadjunkten Karl Kesaer jun. entworfene „neue Registraturssystem des Nichttrennens“.1 Bisher war die Aktenverwahrung — von gelegentlichen sachlichen Betreffbildungen (z. B. bei gewissen handelspolitischen Akten der früheren Zeit)1 2 abgesehen — nach dem Korrespondentenprinzipe, d. h. nach Staaten, Behörden usw. eingerichtet. Nun wurde die Lagerung nach „Verhandlungen“ gegliedert, d. h. alle zusammengehörigen Geschäftsstücke wurden in einen (ungehefteten) „Akt“ zusammengefaßt. Das geschah bei Aktengruppen allgemein-sachlicher Betreffe innerhalb der neueröffneten Fächer, bei Aktengruppen besonders-persönlicher Betreffe alphabetisch nach Eigennamen. Bei dieser Einrichtung von Index und Registratur ist es — von der Einstellung der Particularien mit dem Jahre 1883 und anderen geringfügigen Veränderungen abgesehen — im wesentlichen bis 1918 verblieben. Und die derart indizierten und geordneten Akten sind es auch, die hier als 1 Vgl. hiezu J. K. Mayr, 1. c. 71. 2 So etwa bezüglich der Elbeschiffahrt (AB. 40/10).
