A Hajdú-Bihar Megyei Levéltár évkönyve 29. 2002-2003 (Debrecen, 2003)
Tanulmányok - Kovács Ilona: Kertségi olvasókörök Debrecenben a XX. sz. első felében
257 zóik részére szórakoztató összejövetelek és azok keretében műkedvelő előadások és más célszerű műsorszámok előkészítése és megrendezése.”22 A vigalmi bizottság 5 tagú volt: elnöke a két olvasóköri alelnök közül az egyik, jegyzője pedig az egyleti másodjegyző volt, a főrendezőt és a két rendezőt vagy a választmányi tagok, vagy az egyleti tagok közül választották. Az elnök állította össze a tervezett összejövetelek műsorát. A műsortervezetet két héttel az összejövetelek ill. előadások előtt a választmánynak mutatta be jóváhagyás végett. A műsortervezet összeállítása közben, az egyleti tagok és hozzátartozóik köréből, kiválasztotta az előadáshoz szükséges szereplőket és a felkért szereplők nevét szintén közölte a választmánnyal. A rendezők feladata volt a szereplők betanítása és irányítása. A jegyző pedig a bizottság üléseinek tanácskozásairól és határozatairól készített rövid jegyzőkönyvet. A vigalmi bizottság tagjai az egyleti háznaggyal és a felkért kisegítőkkel (pl. jegyellenőrök, díszletkezelő, stb.) együttesen gondoskodtak az összejövetelek és szórakoztató előadások rendezéséről és rendben történő lebonyolításáról. Az előadásokhoz szükséges kiadásokat az egyleti pénztárból fedezték. A kisebb költségekkel járó kellékeket (pl. arcfesték, paróka) a bizottság elnöke vagy maga szerezte be, vagy az ő jóváhagyása volt szükséges beszerzéséhez. A nagyobb költségekkel járó kellékek (színfalak, ruhák, stb.) beszerzéséhez ill. az egyéb szükségletek biztosításához (ruhakölcsönzés, zenekar szerződtetése, engedélyek, stb.) szükséges költségekről a választmánynak részletes költség előirányzatot kellett benyújtani. A rendezvények eredményéről a vigalmi bizottság elnöke jelentésben számolt be a legközelebbi választmányi ülésen és a rendezvény teljes jövedelme az egyleti pénztárt gyarapította. Mind a közgyűlésről, mind a választmányi ülésről jegyzőkönyvet vettek fel, amelyet az elnök, a jegyzőkönyvvezető és az elnök által kijelölt két hitelesítő írt alá. Az olvasókör vagyona kezelésének felülvizsgálatára egy 3 - 5 tagból álló számvizsgáló bizottságot választott, amelynek tagjai egyidejűleg más tisztséget nem tölthettek be, és a választmány tagjai sem lehettek. Bármikor megvizsgálhatták a pénzkezelést, az évi zárszámadást pedig kötelesek voltak vizsgálat alá venni és tapasztalataikról a közgyűlésnek írásban jelentést tenni. Ha pedig valamilyen szabálytalanságot észleltek, azt jelenteni kellett az elnöknek. Az alapszabály határozta meg az olvasókör tisztviselőinek körét és azok feladatát. A tisztikar általában a következőkből állt: elnök, esetleg társelnök, alelnök, titkár, jegyző, pénztáros, ellenőr, ügyész, könyvtáros, háznagy. Az elnök hívta össze a közgyűléseket és a választmányi üléseket és az elnöklete alatt megtartott ülések jegyzőkönyvét aláírta. Ügyelt az ezeken született határozatok pontos végrehajtására. Szavazategyenlőség esetén az elnök szavazata döntött. A pénztárt és a pénztári naplókat bármikor megvizsgálhatta. Képviselte az olvasókört a hatóságok előtt. A társelnök ill. az alelnök segédkezett az elnöknek teendői elvégzésében és ha valamilyen oknál fogva az elnök nem tudta ellátni feladatait, mindenben helyettesítette őt. Hajdú-Bihar Megyei Levéltár Évkönyve XXIX 22 HBMLX. 57. A Debreceni Homokkerti Református Olvasókör iratai 1941-1949
