Dunántúli Napló, 1985. szeptember (42. évfolyam, 240-269. szám)
1985-09-18 / 257. szám
6 Dunántúli napló________________________________ 1985. szeptember 18., szerda Közgazdasági élet X'X'X'X'X'X'X'X'X'X'X'X'XjX^xXn'X'X^X'X'X’X'X'X'X’Xnn^X'X'X’X'XxXxXxX^^ Emberi tényező - szervezési megoldások A gazdaság intenzív növekedési pályája kényszerítő erővel veti fel a fizikai és a szellemi erőforrásokkal való hatékony gazdálkodás szükségességét. Nem véletlen tehát, a szellemi alkotómunka hatékonysági kérdései napjainkban az érdeklődés homlokterébe kerültek. Cikkeink szerzői, a Pécsi Janus Pannonius Tudományegyetem Közgazdaságtudományi Karának oktatói a szellemi munka hatékonyságát növelő szervezési megoldásokat javasolnak. Modell az emberi erőforrás hasznosítására Szellemi alkotás csoportmunkában Az emberi tényezőnek a gazdaságban betöltött fontos szerepével mindenki egyetért. A gazdaságirányítási rendszerben bekövetkező változások mind jobban igénylik a szervezetektől erőforrásaik hatékony felhasználását. Ezen belül is a már életbe lépett munkajogi módosítások és az új keresetszabályozási rendszer pedig ■közvetlenül is érdekeltté teszik a gazdálkodó szervezeteket az emberi erőforrások jobb hasznosításában. De hogyan érvényesítsük mindazokat az elvi követelményeket, amelyek e területen megfogalmazódnak? Mit jelentsen az emberi tényező figyelembevétele a gazdálkodás gyakorlatában? Hogyan állítsuk a hatékonyságnövelés szolgálatába e legfontosabb erőforrásokban rejlő tartalékokat? Az általános tapasztalat szerint a szervezetek jelenlegi emberképe túlságosan sematikus, szegényes a termelés többi erőforrásáról meglevő ismeretekhez képest. E megállapítás igaz a fizikai munkások, de talán még inkább a nem fizikai munkát végzők körére. Csoportunk mindkét területen végez elméleti munkát és igyekszik segítséget nyújtani a vállalati gyakorlat számára. Foglalkozunk a fizikai dolgozók teljesítményét meghatározó, befolyásoló egyéni és vállalati szintű tényezők feltárásával, hatásának meghatározásával. A javasolható változtatások megfogalmazásának egyik legfontosabb alapja az ember- gép-környezet rendszer, a munkafeltételek, a munkatartalom és a dolgozók képességeinek, motivációinak, igényszintjének összevetése. Ezen adottságok és igények határozzák meg döntő módon az e területen választható szervezeti megoldásokat, beavatkozási módokat, ‘ha az emberi tényezőt is szerepének megfelelő súllyal kívánjuk figyelembe venni. Az esetek többségében a vállalatvezetés a nem fizikai munkakörben dolgozók valóságos képességeiről, az őket tevékenységre serkentő szükségletekről, elvárásokról, szemléletről sem rendelkezik átfogó ismeretekkel. Ebben közrejátszik az is, hogy a vállalati gya- korlatban az emberrel kapcsolatos ismeretek, információk - vagy éppen azok hiánya - csak ritkán jelennek meg direkt módon. Ilyenek például a káderpolitikával, személyzeti döntésekkel összefüggő kérdések. Más esetekben az emberi tényező indirekt módon áttételesen jelenik meg és elsősorban a változások, változtatási igények felmerülésekor. A változások, változtatások pedig sokszínűén érintik a vállalatokat. Ezek közül csak néhányat hadd említsünk:- E szempontból az egyik legaktuálisabb az új vállalat- vezetési formákra való áttérés megszervezése, a vállalati tanácsok választásának előkészítése.- A változások közé sorolható az a felismerés is, hogy egyre nagyobb ára van és lesz a munkaerőnek. így jobban meg kell gondolni, hogy kit milyen munkakör betöltésével bíznak meg és ott meddig alkalmazzák.- Előtérbe kerül a vállalaton belüli decentralizáció szükségessége. Ezzel együtt fogalmazódik meg az a kérdés, hogy le lehet-e adni a vezetési funkciókat a közvetlen termelésirányítóknak? Képesek-e ők az így megnövekedett feladatok ellátására? Vállalatvezetőink többsége a fenti változásokkor felvetődő kérdésekre a rendelkezésére álló információk mai mennyisége és minősége alapján csak erősen bizonytalan és szubjektív választ képes adni. E szubjektivitást csökkentheti például annak a modellnek az alkalmazása, amelyet csoportunk és az Állami Bér- és Munkaügyi Hivatal Munkaügyi Kutatóintézete munkatársai dolgoztak ki. A „Személyi számítógéppel támogatott vállalati emberi erőforrás hasznosítási modell" alkalmazásával a vállalatvezetésnek a korábbinál jóval differenciáltabb képe lehet a dolgozók képesség- és személyiségstruktúrájáról, pontosíthatók az egyes beosztások munkaköri leírásai, a betöltésükhöz szükséges képzettségi képességszintek. Megalapozhatók a fejlettebb munkatartalmú munkakörök káderutánpótlási döntései, előkészíthetők az új típusú vállalatvezetési formák, és reális szervezetfejlesztési célkitűzések fogalmazhatók meg. Obejektívébben megállapítható tehát, hogy a jövő szempontjából milyen lehetőségek vannak a munkaerőállományban. Az eddigi információkon túl újabb döntéselőkészítési, kiválasztási szempontokat nyújt tehát e modell a vezetők számára, amikor olyan döntést kell meghoznia, amelyben az emberi tényezőt is figyelembe kell vennie. Karoliny Mártonná dr. Rovatszerkesztő: Miklósvári Zoltán A fizikai munkavégzés hatékonysága a tőkés és a szocialista szervezéstudománynak egyaránt középponti kérdése volt — és az napjainkban is. Ugyanakkor a szellemi alkotómunka hatékonysági kérdései igazán csak a legutóbbi időszakban kerültek az érdeklődés homlokterébe. Így érthető, hogy e munkafolyamatok szervezése, a szervezés módszerei iránti igény is csak a közelmúlt terméke lehet, amióta a gazdaság intenzív növekedési pályája kényszerítő erővel veti fel a fizikai és szellemi erőforrásokkal való hatékony gazdálkodás szükségességét, A gazdasági életben szellemi alkotómunka az a folyamat, amely valamely új, eddig nem létező produktum (tárgy, termék, szervezet, rendszer) létrehozására irányul, Láthatóan a fogalom igen széles körű, beleteartozik a vezetés munkája éppúgy, mint a mérnökök, közgazdászok, jogászok, számos esetben a művészek munkája. A szellemi alkotómunka nemcsak a koncepcióalkotást, az ötletelést foglalja magában, hanem emellett minimálisan az előkészítés, a kidolgozás és az elterjesztés feladatait is. A szellemi alkotó munkát igénylő feladatok nagyrészt csak több ember együttes munkájával végezhetek. Például egy automatizált alkatrészgyártó rendszer tervezése hagyományos munkamódszerek qlkalmazásával hozzávetőlegesen 100 évnyi mérnöki munkát igényel. A példában szereplő temérdek munkának egy része elpazarlódik akkor, ha a munkát ugyan többen végzik, de mindenki csak a saját munkájával törődik, a maga módján. Olyan munkavégzési Egyik budapesti tervezőintézetünk benevezett egy számára igen fontos franciaországi versenypályázatra. Annak rendje és módja szerint elkészítették az igen nagy terjedelmű, sok szöveget, ábrát és számítási mellékleteket tartalmazó pályázati anyagot. A postázás előtti végellenőrzéskor derült ki, hogy minden egyes esetben az építendő beruházás helységnevét hibásan írták. Az igen szűkre szabott határidő miatt már a leírt szövegben a manuális írástechnológia miatt nem tudták a szükséges módosításokat átvezetni. Az említett hiba kisebb terjedelmű szövegek esetében is sok bosszúságot, továbbá plusz idő- és erőforrás-felhasználást okozhat. Nem ritka az az eset, hogy egy fontos üzleti levelet, hosszabb-rövidebb beszámoló módszerek gyakorlati alkalmazása szükséges, amelyek az alkotó szellemi munkában is lehetővé teszi, hogy a kollektívák munkája eredményesebb legyen, mint az egyénileg alkotók munkájának összessége. Ezt az úgynevezett interaktív csoportmunka módszerek alkalmazása biztosítja. Az interakció az alkotócsoport (team) tegjai között létrejövő kölcsönhatás, amely segít megszabadulni a kötöttségektől, a gondolati béklyóktól, és amely az eltérő vélemények, édékek találkozási pontjain biztosítja a többleteredmények megjelenését. Az interaktív csoportos alkotásnak a szakirodalomból számos módszere (például a brainstorming, a gondolati képekkel támogatott SCM-mód- szer, a funkciók szerinti tervezés módszere, a nominális csoportok módszere) iámert. Ezek bemutatása nem lehet ezen írás feladata. De létükre, széles körű alkalmazhatóságukra és a felhasználásban rejlő előnyökre szükséges felhívni a figyelmet. Természetesen nem mindenki szeret csoportban szellemi alkotómunkát végezni. Ezek a módszerek ugyanis amennyire szabad teret engednek a „gondolatok és ötletek szárnyalásának", közel annyira kötöttek az alkalmazásuk szabályait illetően. Ezekben nincs helye a bírálatnak, a vezetői hatalomnak, az egyetértő bó- logatásnak. A jó szándékú, de kellően fel nem készült alkalmazók is tudnak károkat okozni a szellemi alkotó technikák hasznosságának általános megítélésében. Végül is akár szeretjük, akár nem, csoportos munkavégzésre szükségünk van minden olyan esetben, ha a leiadat újszerű, és jelentést, jegyzőkönyvet a megfogalmazásbeli módosítás, a gépelés közbeni elütés miatt kétszer-háromszor, esetleg többször is újra kell gépelni. Az irodai szövegfeldolgozási munka magában foglalja az előzetesen kigondolt szövegek rögzítését (kézírással, gyorsírással stb.) legépelését, korrigálását, továbbítását és igény szerint megőrzését. Ez a terület néhány vállalatot és intézményt kivéve többségében régi és elavult felszereltségű hazánkban. Ez a kijelentés túlzottnak tűnhet annak ismeretében, ha azt vesszük, hogy a hazai irodákban ma már tízezres nagyságrendben működnek mikroszámológépek. Ma még széles körben elfogadott az a vélemény, hogy a mikroszámítógép kizárólag adatfeldolgozásra, illetve bonyolult egy vagy néhány azonos felkészültségű vállalati szakember számára nem átlátható. Máskor a tartalmi követelmények mellett technikai, időbeli követelmények indokolják a „több szem többet lát" népi bölcsesség megjelenítését a szellemi alkotó munkában. A gazdasági vezetés tipikusan szellemi munka. A vezetésnek pedig legfontosabb mozzanata a döntéshozatal, ami ily módon ugyancsak szellemi alkotótevékenység. A döntési folyamat szereplői — a döntéselőkészítők, a döntéshozók és a döntést végrehajtók — tapasztalataink szerint egyaránt fontos tényezői a szóban forgó alkotásnak. A szervezési és vezetési elmélet ma már széles körű tárházát ismeri a korszerű döntéstámogató rendszernek. Ezek egy része a döntési folyamatban a számítógép felhasználását is igényli, más részük számítástechnika igény- bevétele nélkül is akcióképes. A vállalati döntéselemzés korszerű csoportos eljárásai a részvétel (ismert idegen kifejezéssel, a participóció) elvén alapulnak. Részvétel a döntéselőkészítésben, a döntéshozatalban és a végrehajtásban. Ez a hármasság biztosíthatja a vállalaton belüli konfliktushelyzetek feloldását: az eltérő célok és érdekek harmóniájának kialakítását a döntésben. A hagyományos vállalati szervezetek egyik legfőbb hibája a leladatmeghatározá és a végrehajtó funkciók merev elkülönülése. A szervezési elmélet és az élenjáró gyakorlat ezzel kapcsolatban azt tanácsolja, hogy már a döntéselemzésnél, sőt a célok kiszűrésénél vonjuk be a szervezés folyamatába a dolgozók mind szélesebb körét. Tapasztalamatematikai jellegű feladatok megoldására alkalmazható. Ha kitekintünk a nálunknál fejlettebb nyugati országok irodai gyakorlatára, akkor megállapíthatjuk, hogy a mikroszámítógépek kapacitásának egyre nagyobb hányadát kötik le a szövegfeldolgozással kapcsolatos munkák. Egyes vélemények szerint a nyolcvanas évek második felében az irodai mikroszámítógépek kapacitásának nagy részét a leíró munkának, a dokumentumok archiválásának segítésére, valamint a különböző üzenetek közvetítésére fogják felhasználni. Ma csaknem négyszázezerre tehető azoknak a száma Magyarországon, akik teljes, illetve munkaidejük nagy részében hivatásszerűen szövegfeldolgozási munkát végeznek. Leggyakrabban titkárnői, leíróirodai dolgozóként, esetleg általános adminisztrátori minőségben végzik a korábban már említett feladatokat. Előképzettség, megfelelő tájékoztatás hiánya miatt ennek a rétegnek egyáltalán nincs arról tudomása, hogy a környezetükben működő mikroszámítógéppel, megfelelő szövegfeldolgozási programcsomag megléte esetén, a mainál jóval hatékonyabban lehetne végezni napi munkájukat. Feltehetőleg hamarosan egyre több vállalat fog hozzájutni országosan és Baranyában egyaránt a mikroprocesszorral felszerelt tárolási írógépekhez. Ezek a fél vagy egy oldalnyi szöveg tárolására alkalmas írógépek NDK importból származnak. Az ilyen berendezéseknek, az előbb említett legegyszerűbb típustól kezdve egészen a nagy háttértárral és képernyővel felszerelt automa- tikóig, nagyon sok változata terjedt el a fejlett tőkés országokban. Közbevetőleg megjegyezzük, hogy még a 70-es évek kedvezőbb importlehetőségei idején hazánkban több központi irányítószerv, nyomdavállalat, valamint külkerestok szerint a szervezések megvalósíthatóságának egyik legnagyobb gátja szűnik meg e módszer alkalmazásával I Az eddig elmondottakon kívül az új vállalatvezetési formák gyakorlati működtetésének előtérbe kerülése is a döntéshozatal korszerű csoportos módszereire irányítja a figyelmet. A vállalati tanácsok és a választott vezetőségek útján irányított vállalati működésről ma még nincsenek mértékadó empirikus tapasztalatok. Azonban nagyvállalataink egy részénél (Pécsett például a Mecseki Szénbányáknál) létrehozott döntési jogú igazgatótanácsok működésének első tapasztalatai bizonyítják, az új vezetési forma új döntési mechanizmusok kialakítását kívánja. A felső, közép és alsó szintű vezetőket fel kell készíteni erre. Mit sem érnek az olyan döntési jogosítványok, amelyek szakmai vagy módszertani felkészületlenség miatt nem működőképesek. Ha a vállalati tanácsban vagy a választott vezetőségben a döntéshozó magára marad és a döntéshozásban nem támogatja korszerű módszertani apparátus, akkor az új vállalatvezetési formáktól várt előnyök nem fognak érvényre jutni. A szellemi alkotótechnikák önmagukban nem lehetnek csodaszerek. Csalhatatlan, mindenre megoldást adó módszer vagy eljárás egyébként sem létezik. A szellemi munka hatékonyságnövelő szervezési megoldásai is csupán a megoldás kulcsát jelenthetik a lehetőségek felismerésére és kiaknázására. Nem pótolják azonban az elmélyedt egyéni munkát. kedelmi cég beszerzett háttértárral is felszerelt, nagyméretű író- és szövegautomatákat. Mind a mikroszámítógéppel segített, mind pedig az író- és szövegautomatákra alapozott szövegfeldolgozás jelentős változásokat hozott a tőkés országok irodai gyakorlatában. A gazdasági életben nagyon sok helyütt ezekkel az eszközökkel automatizálták a levelezési munkát. Ha meggondoljuk, milyen módon készül egy üzleti levél napjainkban, akkor ezzel a megállapítással teljes mértékben egyet kell érteni. Az említett technikai eszközök valamelyikének megléte önmagában még nem elegendő az automatizált levélkészítéshez. Azon a területen, ahol bevezetni szeretnék a mikroszámítógép SZF programcsomagjára, illetve az írás- és szövegautomatára alapozott rendszerüket, alaposan vizsgálat alá kell venni az ott elő- fdrduló dokumentumokat. Ki kell gyűjteni a rendszeresen ismétlődő szövegelemeket (megfelelő megszólítás, bevezető rész, felszólítás, elfogadás stb.). Az említett felmérés alapján eldönthető, hogy milyen szövegelemek fordulnak elő leggyakrabban, és hogy ezek közül melyeket kívánnak a rendelkezésre álló SZF-be- rendezéssel tárolni, feldolgozni. Ha hosszabb szövegű dokumentumot kell, leírása többször is módosulhat. Az említett berendezések valamelyikét ilyen esetben akkor tudjuk alkalmazni, ha megfelelő nagyságú háttértárral (hajlékony floppy-lemez, mágneslemez stb.) van felszerelve. A tőkés országokban ma már az integrált iroda koncepciója kezd egyre inkább térthódítani, aminek keretében az adat- és szövegfeldolgozást, továbbá a kommunikációt egyetlen rendszerbe próbálják összeszervezni. Ebben az irodai koncepcióban napjaink legelterjedtebb információhordozója kezdi elveszteni jelentőségét. Dr. Poór József Dr. Farkas Ferenc Az irodai munka átalakulása
