ARHIVSKI VJESNIK 51. (ZAGREB, 2008)
Strana - 118
Dodatno su utvrđeni specifični podaci za digitalne izvornike i obvezne primjerke u ispisu, čime su stvoreni preduvjeti za precizno identificiranje i efikasan dohvat kako autorizirane informacije, tako i svakog primjerka, verzije ili inačice pojedinog obavijesnog pomagala, neovisno o nosaču zapisa. 4. Utvrđen je sustav registracije i evidentiranja obavijesnih pomagala. Sredinom 2006. godine započeto je vođenje Upisnika obavijesnih pomagala DAPA. Unutar ove pomoćne evidencije svakom se pojedinom obavijesnom pomagalu, ali po potrebi i svakoj verziji zasebno, dodjeljuje identifikacijska oznaka. U Upisniku se, uslijed razlike koja proizlazi iz specifičnosti nosača pa prema tome i specifičnih identifikacijskih podataka te različitog mjesta pohrane u zasebnim zapisima registriraju i digitalni izvornici i njihovi ispisi, s time da je sukladnost sadržaja između digitalne i ispisane verzije unutar identifikacijske oznake iskazana zajedničkim općim dijelom. Uz opće i specifične podatke, zapisu o pojedinom obavijesnom pomagalu u Upisniku su pridodani dodatni podaci koji se odnose na status obavijesnog pomagala (aktivni/pasivni) te na razvođenje i pohranu. Upisnik obavijesnih pomagala DAPA vodi se u digitalnom obliku. Pojedini zapisi nude mogućnost izravnog pristupa obavijesnom pomagalu, ukoliko je preuzeto i pohranjeno i u digitalnom obliku. 5. Definirane su procedure interne komunikacije i dokumentiranja prilikom preuzimanja obavijesnih pomagala iz odjela pri kojima nastaju u Odjel za dokumentacijsko-informacijske poslove. Određena je dokumentacija koja mora nastati iz procesa vrednovanja i naknadne obrade digitalnih izvornika te je utvrđeno kako mjesto čuvanja izvornika i obveznih primjeraka u ispisu, tako i procedure dokumentiranja prilikom prelaska obavijesnog pomagala iz aktivnog u pasivni status. Prvi obvezni primjerak ispisanog izvornika u dokumentacijske se svrhe trajno pohranjuje unutar dosjea fonda pri Odjelu za dokumentacijsko-informacijske poslove. Drugi primjerak se dostavlja u Čitaonicu DAPA za potrebe korisnika, a treći se vraća Odjelu za sređivanje i obradu arhivskoga gradiva. Prilikom prelaska obavijesnog pomagala iz aktivnog u pasivni status, iz Čitaonice se povlači drugi, sada pasivni primjerak te se na njegovo mjesto dostavlja novi primjerak aktivnog obavijesnog pomagala. Svi opisani postupci pokazali su se kao preduvjet postupaka vrednovanja kvalitete sadržaja unesenog unutar elementa Obavijesna pomagala, a čiji su specifični recipijenti, uz same arhiviste, tek uska skupina istraživača koja se, nakon informacija dobivenih unutar povijesti fonda okreće i proučavanju povijesti evidentiranja gradiva fonda. Već je istaknuta srodnost vezana uz probleme vrednovanja sadržaja unutar elemenata opisa Povijest fonda i Obavijesna pomagala, a uslijed kojih Stručno vijeće nije moglo odgovornost za odstupanja prepustiti samo izrađivačima obavijesnih pomagala. Pri Odjelu za dokumentacijsko-informacijske poslove DAPA-e još se uvijek obrađuju i evidentiraju obavijesna pomagala nastala tijekom proteklih 50 godina, a prikupljena i sređena unatrag posljednje četiri. Informacije o obavijesnim pomagalima, ali i one sustavno prikupljene iz njihova sadržaja postupno dopunjuju povijesti naših fondova, nadomještaju informacije prikupljane usmenim putem, ali i
