ARHIVSKI VJESNIK 51. (ZAGREB, 2008)
Strana - 106
dokumenata, u njega bi trebalo uključiti još i mogućnost dohvata onog sadržaja ili oblika koji se kroz analizu podataka o korištenju gradiva pokazao češće traženim. Zaključak analiza sadržaja unesenog unutar ovog elementa opisa potvrdio je, nažalost, kako »to nije problem« jer se izrada ovog elementa opisa najčešće svodila na prepisivanje sadržaja unesenog unutar elementa Plan sređivanja »copy-paste« metodom, s time daje dodatni trud uložen jedino u grafičko preoblikovanje teksta iz hijerarhijski strukturiranog u običan. Na razini opisa fonda ovakav pristup uglavnom nije ocijenjen kao problematičan jedino kada su i prilikom sređivanja dominantan kriterij za oblikovanje serija bile sadržajne cjeline u gradivu. Kada se radi o višim razinama vrednovanja kvalitete ovog dijela arhivskog opisa, valja istaknuti kako je ono praktički nemoguće iz posve prozaičnog razloga: jedino su onom arhivistu koji je iščitao gradivo fonda tijekom sređivanja te ga opisuje dostupni podaci o sadržajnim cjelinama koje je ovdje bitno istaknuti i jedino je on stekao cjelovit uvid u oblik dokumenata koji bi mogao, da je pretvoren u informaciju, izazvati interes korisnika. Time je »mrtva utrka« između predmeta vrednovanja i načina vrednovanja, kada se radi o Sadržaju, otvorena do daljnjega. Odabiranje, izlučivanje, rokovi čuvanja i Dopune Izrađivačima obavijesnih pomagala nastojali smo skrenuti pažnju da sadržaj ovih elemenata opisa izravno referira na onaj dio sadržaja Povijesti fonda koji se odnosi na cjelovitost gradiva u odnosu na kronološke podatke o djelovanju stvaratelja iskazane u Upravnoj povijesti. Preduvjet kvalitete sadržaja unutar ovih elemenata opisa predstavlja kvalitetna komunikacija među ustrojbenim jedinicama arhiva koje zasebno dokumentiraju podatke o gradivu izvan arhiva i u arhivu, kao i protočnost podataka koji se evidentiraju unutar zasebnih dokumentacijskih cjelina (dosjei stvaratelja i imatelja i dosjei fondova). Kada se radi o Dopunama, analize su pokazale kako arhivski opisi tek iznimno rijetko obuhvaćaju ovaj element. Naputkom je uspostavljena obveza iskazivanja podatka kako se očekuju dopune gradiva fonda onim gradivom koje još nije preuzeto u arhiv, a evidentirano je kod imatelja ili stvaratelja te u određenim slučajevima obveza navođenja podataka o skrbniku nad gradivom izvan arhiva u Dopunskim, izvorima. Sva odstupanja od utvrđenih kriterija pri vrednovanju su dosljedno utvrđena kao velika. U slučajevima kada je, zbog statusa obrade gradiva ili manjka podataka o gradivu fondova tek moguće anticipirati mogućnost dopuna, preporučeno je isticanje takvog podatka, uz argumentaciju zašto se pretpostavlja kako bi se gradivo fonda moglo dopuniti naknadno te uz preporuku isticanja podataka o fondu iz kojeg je moguće pretpostaviti da će stići dopune. Analiza sadržaja elementa Odabiranje, izlučivanje i rokovi čuvanja, ukazala je na znatno kompleksnije probleme. Utvrđeno je kako se pri sređivanju gradiva koje je u arhiv preuzeto bez provedenih postupaka odabiranja i izlučivanja vrlo rijetko izdvaja gradivo kojem su istekli rokovi čuvanja te se vrlo rijetko izrađuju popisi gradiva kojem još nisu istekli rokovi čuvanja, a koji bi, posljedično, pri postupku izlučivanja provedenog u arhivu bili upotrijebljeni kao polazište za izradu popisa
