ARHIVSKI VJESNIK 51. (ZAGREB, 2008)
Strana - 107
gradiva predloženog za izlučivanje. Nadalje, sadržaj ovog elementa opisa je, u slučajevima kada je iz popisa bilo očito kako se u fondu nalazi gradivo s ograničenim rokovima čuvanja, vrlo rijetko donosio informacije o takvom gradivu. Naputkom je utvrđena obveza na iskazivanja podataka o identifikacijskoj oznaci i naslovu arhivskih jedinica unutar kojih se nalazi gradivo s ograničenim rokovima čuvanja te sadržaja gradiva s ograničenim rokovima čuvanja, s time da se kasnije, u opisima nižih arhivskih jedinica koje sadrže gradivo kojima još nisu istekli rokovi čuvanja specificiraju podaci. 20 Ujedno, Naputkom je određeno da sadržaj ovog elementa treba obuhvatiti sve dostupne podatke o izlučivanjima-1 prije i nakon preuzimanja u arhiv, pri čemu je istaknuto kako također treba navesti informaciju o tome je li provedeno neodobreno ili nedokumentirano izlučivanje, ukoliko je poznato ili se može rekonstruirati s visokim stupnjem vjerojatnosti. Sva odstupanja od utvrđenih kriterija pri vrednovanju su dosljedno utvrđena kao velika. Plan sređivanja Plan sređivanja je centralni i možda najosjetljiviji dio arhivskog opisa, jer njegov sadržaj ne prenosi samo podatke koje je arhivist prikupio istraživanjem i iščitavanjem gradiva fonda, već iznosi podatke koje je arhivist sam stvorio sređivanjem. Strukturno i sadržajno, plan sređivanja ne predstavlja samo »kostur« fonda, već je i test primjene suvremenih arhivističkih načela u »mikrosvijetu« gradiva jednog stvaratelja, test opravdanosti primjene kriterija za oblikovanje arhivskih jedinica i izvorište za niz pristupnih točaka, koje u konačnici, mogu u obavijesnom pomagalu biti ponuđene korisniku. Zbog svega navedenog, način na koje je gradivo sređeno je, u kontekstu informacijskog potencijala inventara, jedini ograničavajući čimbenik. Na temelju dobrog plana sređivanja može, unutar neomeđenog vremenskog razdoblja, nastati neograničen broj različitih i kvalitetnih obavijesnih pomagala, dok fond sređen na temelju lošeg plana sređivanja bitno umanjuje njihov broj, a izrađena obavijesna pomagala su, neovisno o kompetencijama izrađivača, uvijek bremenita kompenziranjem propusta nastalih pri sređivanju, a nauštrb stvaranju novih informacija. Na ovom je mjestu bitno istaknuti kako je cijeli proces uspostave kriterija za vrednovanje obavijesnih pomagala DAPA u razdoblju od kraja 2004. do kraja 2007. godine, koji su posljedično uključili i dodjelu pojedinačnih zaduženja temeljem procjene stručnih kompetencija, krenuo upravo od koncentracije problema na području izrade planova sređivanja. U procesu donošenja kriterija za vrednovanje obavijesnih pomagala DAPA, Stručno vijeće suočilo se s nekoliko izazova koji su pridoniUkoliko postoji gradivo kojem nisu istekli rokovi čuvanja, treba u popisu navesti svo takvo gradivo, a popis treba sadržavati: naziv jedinica, godinu nastanka, rokove čuvanja zasebno za svaku jedinicu, godinu kada istječu rokovi čuvanja. Treba obuhvatiti podatke o svim dokumentiranim izlučivanjima. Za svako izlučivanje treba navesti: tko ga je izvršio te spis na temelju kojega je izvršeno izlučivanje, ili spis iz kojeg je preuzeta informacija o provedenom izlučivanju, uz nadnevak i oznaku spisa u bilješci. Ukoliko je bilo neodobrenog i/ ili nedokumentiranog izlučivanja, a koje se može potvrditi s visokim stupnjem vjerojatnosti, treba navesti i taj podatak.
