ARHIVSKI VJESNIK 48. (ZAGREB, 2005)
Strana - 36
Prilikom rada na izradi popisa mr. Eržišnik inzistirao je u ime arhivske vanjske službe da listu napravimo kao popis prema klasifikacijskim oznakama, koje su aktima određene prilikom urudžbiranja (na temelju Pravilnika o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i brojčanim oznakama stvaralaca i primalaca akata). ]A Međutim, smatrala sam da takav popis ne bi bio niti pregledan niti svrsishodan. Nabrajanje vrsta gradiva slijedom nabrajanja dosjea i predmeta unutar plana jedinstvenih klasifikacijskih oznaka multipliciralo je vrste dokumenata kroz sve klasifikacijske oznake. Glavni je razlog je tomu što klasifikacijsku oznaku aktima određuje služba pisarnice i to na temelju sadržaja akta (pa su tako iste vrste akata, kao npr. zakoni, odluke, izvješća, amandmani, klasificirani u grupe i podgrupe one djelatnosti koja se regulira navedenim aktom - odnosno kroz skoro sve klasifikacijske brojeve glavnih grupa od 0 do 9). Takvo sadržajno klasificiranje rezultiralo je nedosljednim evidentiranjem akata, što u konačnici dovodi do poteškoća u pretraživanju i uporabi dokumenata. Drugi je problem činjenica da veliki dio gradiva koji nastaje radom Sabora uopće nije obuhvaćen sustavom klasifikacije, odnosno nije evidentiran u nikakvoj drugoj evidenciji. Ipak je tadašnje Uputstvo o vrednovanju registraturne građe dopuštalo da se posebne liste, temeljene na zakonima i propisima iz djelokruga stvaratelja, izrađuju »na osnovu klasifikacijske, organizacijske ili druge strukture«, 15 pa je popis izrađen tako da prati strukturu rada Sabora. 16 Gradivo je grupirano prema valorizaciji i prema mjestu čuvanja, na koje se nakon sređivanja odlaže, popisuje i čuva (seriji kao cjelini koja je učinak istoga postupka). Tamo gdje je bilo moguće, upisane su klasifikacijske oznake. Svi popisani akti grupirani su u šest glavnih grupa: Akti Sabora, Postupak donošenja akata Sabora, Sjednice (plenarne sjednice, sjednice Predsjedništva, sjednice radnih tijela), Zastupnička pitanja, Ostali akti iz nadležnosti Sabora (Predsjedništva Sabora, radnih tijela i klubova zastupnika) te Spisi Tajništva Sabora. Unutar svake grupe spisi su poredani prema načinu rada, odlaganja i čuvanja, kako je navedeno člankom 13. Pravilnika. Kako postaviti cjeloviti sustav spisovodstva? Donošenjem normativnoga akta o načinu rada pismohrane i postupcima prilikom sređivanja gradiva postavili smo organizaciju stručnih poslova unutar djelokruga poslova pismohrane. Kao drugi veliki problem i dalje je ostalo pitanje osmišljavanja i oblikovanja cjelovitoga spisovodstvenog sustava Hrvatskoga sabora. Osnivanjem pismohrane Sabora (1999.) nije se vodilo računa da pismohrana predstavlja jedan dio spisovodstvenoga sustava, tako da sada uredsko poslovanje obavljaju dvije službe: 14 NN 38/1988. 15 Članak 10. Uputstva, NN 33/1987. 16 I pravilnik i popis u trenutku su izrade pratili odredbe o ustrojstvu i načinu rada Sabora posljednjega Poslovnika Hrvatskoga sabora (pročišćeni tekst NN 6/2002).
