ARHIVSKI VJESNIK 48. (ZAGREB, 2005)
Strana - 37
1. Dio uredskoga poslovanja za Hrvatski sabor vodi Ured za opće poslove Hrvatskoga sabora i Vlade Republike Hrvatske u svom Pododsjeku za prijem i otpremu pošte i urudžbeni zapisnik. U tom pododsjeku obavlja se primanje i upisivanje akata u urudžbeni zapisnik i njihovo dostavljanje u rad (ali se ne vrši preuzimanje riješenih predmeta, niti njihovo razvođenje u urudžbenom zapisniku). Kontrolu njihova rada vrši ovlašteno državno upravno tijelo, koje u granicama svoga djelokruga nadzire rad tijela državne uprave, ali nema nadzor nad administrativnim poslovanjem Hrvatskoga sabora, koji je zakonodavno tijelo. 17 2. Pismohrana Sabora preuzima riješene predmete izravno od saborskih tijela (kako je i određeno poslovnicima), ali nema ovlast za razvođenje tih akata u urudžbenom zapisniku. Bez završnoga podatka o mjestu Čuvanja akta (seriji) urudžbeni zapisnik ne može predstavljati cjelovitu evidenciju svih akata Sabora, a time ni kvalitetno uredsko obavijesno pomagalo. Zato smo tajniku Sabora predložili da ustroji organizacijsku jedinicu koja će obuhvaćati sve poslove organizacije protoka dokumenata Hrvatskoga sabora i ujedno imati nadzor nad cirkulacijom i povratom spisa. Premda su Odlukom o Stručnoj službi Hrvatskoga sabora 18 i Izmjenama i dopunama Pravilnika o unutarnjem redu Stručne službe Hrvatskoga sabora u djelokrugu poslova koji se obavljaju u tajništvu određeni poslovi pisarnice i pismohrane te su sistematizirana odgovarajuća radna mjesta, do organiziranja te službe do danas još nije došlo. Kako bi se organizirala posebna saborska služba zadužena za cjelokupno uredsko poslovanje, nije dovoljno samo osnovati službu i odrediti djelatnike koji će nastaviti poslove. Zbog toga treba u okviru tajništva odrediti postupke, ovlasti i odgovornosti u okviru kojih će se osmisliti cjeloviti klasifikacijski sustav i ostali segmenti poslovanja s dokumentima. Prijedlog novoga uredskog poslovanja treba polaziti od pretpostavke da se spisi evidentiraju i označuju tako da prate način rada, vrste akata i vrste postupaka u saborskoj proceduri. To će biti moguće samo onda kada se izradi poseban klasifikacijski sustav Hrvatskog sabora, temeljen na shemi poslovnih procesa, funkcija i aktivnosti parlamentarne institucije. Na taj način pismohrana neće samo pasivno preuzimati riješene predmete i čuvati ih do predaje mjerodavnom arhivu, nego aktivno planirati i pratiti životni ciklus dokumenata unutar Hrvatskoga sabora od nastanka do predaje gradiva Hrvatskom državnom arhivu. 17 Posljednja dva inspekcijska nadzora izvršilo je Ministarstvo pravosuđa, uprave i lokalne samouprave 2002. i 2003. godine, kada je Uredu za opće poslove, između ostalih mjera, naloženo »preispitivanje postojeće organizacije, prijema i upisa svih akata kao i drugih administrativnih poslova za Hrvatski sabor, Vladu Republike Hrvatske, Stručnu službu i urede Vlade u cilju racionalnog i preglednog obavljanja tih poslova. Također je potrebno preispitati postojeću informatičku obradu podataka vezanih uz uredsko poslovanje«, Tajništvo Sabora 2003: Kl. oznaka 043-01/03 -01/01. 18 NN 94/2001.
