ARHIVSKI VJESNIK 48. (ZAGREB, 2005)
Strana - 26
Nadzor, Opis, Spremište i Korištenje, ali i u modul Administracija, koji obuhvaća administrativno poslovanje arhiva. Ovdje valja naglasiti da je usluga korisniku ujedno krajnji cilj cjelokupne arhivske djelatnosti, stoga zapravo predstavlja i osnovni razlog prethodno navedenih segmenata arhivskih proizvoda. Nastojalo se, dakle, sve te segmente obuhvatiti kreiranjem informatičkoga programa Arhis. Ovom bih se prilikom detaljnije zadržala samo na segmentu »nadzora«, budući da i tema ovoga promišljanja upravo suodnos, točnije stupanj implementacije objavljenih arhivističkih normi u redovito poslovanje arhiva, tj. stupanj »pokrivenosti« norme u slučaju nekadašnjih i sadašnjih načina vođenja evidencija. Modul prozvan Nadzor, koji nastoji obuhvatiti sve evidencije ili, preciznije, sve informacije koje izviru iz obavljanja poslovnih procesa u okviru nadzora nad pismohranama 13 sastoji se od sljedećih elemenata: Normirani zapisi, Stvaratelji, Imatelji i Izvješća. Iz nabrojanoga je vidljiva pokrivenost zakonski propisanih evidencija ovim programom (evidencija stvaratelja i imatelja), ali prvi element, Normirani zapis, zapravo sadržava osnovu iz koje se generiraju obje evidencije i koja prilikom upisa uvjetuje upisivanje glavnih uputnica što ih propisuje i ISAAR(CPF) u identifikacijskom te opisnom području norme. Riječ je o sljedećemu: Identifikacijska oznaka, Vrsta stvarate/ja, Naziv, Matični broj, Sjedište, Vrijeme djelovanja, Pravni položaj, Djelatnost, Ustroj, Povijest i Ostale obavijesti. Evidencija pak stvaratelja, povučena iz baze Normirani zapis, omogućuje upis i nekih drugih odrednica iz drugih područja norme, a to su prije svega: Ostali naziv i Veze. Nadalje, područje kontrole zastupljeno je omogućenim upisom odrednica: Autorizacija (u Normi: Authority record identifier -Identifikator normiranoga zapisa); Status zapisa, Datum sastavljanja/revizije zapisa, Stvaratelj normiranoga zapisa (u Normi je taj podatak predviđen u odrednici: Bilješke). Program je, dakle, obuhvatio većinu propisanih odrednica normiranoga zapisa, a smatram da bi svakako valjalo poboljšati područje elementa Veza (osim vrste veza omogućiti upis opisa i datuma veze, jer, pogotovu kod nabrajanja prednika i sljednika, veza nema smisla ukoliko nisu navedene godine). 13 O ovom bi se terminu također dalo raspravljati, i to iz najmanje triju ograničavajućih faktora koja ovaj naziv producira. Prvi je taj što se poslovanje nekoga stvaratelja rijetko odvija na način da postoje samo dvije »lokacijske« faze dokumenta: a) pisarnica i rješavanje predmeta i b) pismohrana. Naime, već postoji mnogo specifičnoga gradiva, koje se često ne nalazi u pismohrani, a svakako mora biti predmetom nadzora i evidencija. Riječ je o raznorodnim stručnim evidencijama kod pojedinih stvaratelja (primjerice: mnogobrojne i raznovrsne evidencije Uprave za zaštitu kulturne baštine, studentske evidencije pri fakultetima, kartografska pismohrana Državne geodetske uprave i dr.), zatim evidencijama pojedine dokumentacijske zbirke pri stvarateljima (fototeke, hemeroteke, vidco-/audioteke, kartografske zbirke) i si. Drugi je ograničavajući faktor uporabe ovoga naziva službe što se prilikom nadzora neizostavno utvrđuje način i urednost vođenja uredskoga poslovanja, budući da je bez toga nemoguće obaviti kontrolu načina odlaganja gradiva u pismohrani. I treći, danas gorući problem, što je elektroničko gradivo nemoguće nadzirati u fazi »pismohrane«. Stoga je očito daje riječ o svojevrsnom eufemizmu, pa iako to nije tema ovoga rada, nije naodmet primijetiti potrebu promišljanja kako najispravnije nazvati ovaj dio arhivske službe.
