ARHIVSKI VJESNIK 48. (ZAGREB, 2005)
Strana - 25
0 vrsti i karakteru entiteta koji se opisuje ovisit će i stvarateljev izbor zapisa, tj. hoće li pojedine elemente opisa predstaviti u narativnom ili strukturalnom obliku. Na taj izbor također će utjecati i zahtjevi sustava u okruženju kojega se opisivanje obavlja. Sasvim je novi dodatak normi zasebno poglavlje Povezivanje s arhivskim gradivom te drugim izvorima, izdvojeno iz opisnih elemenata, a koje obuhvaća sljedeće odrednice: a) Naziv i identifikacijska oznaka b) Vrsta odnosnoga izvora c) Priroda veze d) Vremenski raspon trajanja veze (odnosa) kao dodatnoga izvora. 1 bez analize sadržaja ovoga proširenja, ravnajući se već pukim opsegom, jasno nam je koliku važnost za pristup gradivu, kao i za poznavanje gradiva, imaju odrednice ovoga područja, bez obzira je li riječ o drugim stvarateljima, datumima, subjektima, gradivu, predmetima ili izvorima. Naravno, za svaku će moguću uputu biti sastavljen pojedinačni opis koji će navesti precizne podatke. Drugo izdanje norme ima i dva dodatka. Osim već spomenutoga dodatka koji obuhvaća detaljne primjere za pojedine vrste stvaratelja (ustanovu, osobu i obitelj) na različitim jezicima, tu je još i dodatak koji predstavlja konkordanciju opisnih elemenata prvoga i drugoga izdanja norme. Ovaj dio ima vrlo praktičnu primjenu, a posebice je koristan onima koji su se već naviknuli na prvo izdanje norme. Stanje i mogućnosti u trenutnoj hrvatskoj arhivističkoj praksi U Hrvatskom se državnom arhivu već dulje vrijeme nastoji kreirati informatički program koji bi sustavno riješio osnovne evidencije u arhivskoj službi na način koji bi povezao propisani način vođenja svih evidencija u arhivima (recentnim Pravilnikom o evidencijama u arhivima, NN 90/02). Dapače, ne samo evidencija u užemu smislu, već sve ono što zapravo čini »produkte« rada u arhivima, odnosno »proizvode« koje arhiv daje kao rezultat svoje djelatnosti, a nema sumnje da su osnovni arhivski proizvodi informacije. Informacije kao takve, kao i kod drugih informacijskih ustanova (biblioteke, muzeji, referalni centri i dr.), mogu biti strukturirane na bezbroj različitih načina, a svaka od tih ustanova pokušava strukturu maksimalno približiti potrebama što većega broja korisnika informacija. Stoga i struktura informacija u arhivima svakako ponajprije slijedi osnovne arhivističke postulate, no ne bez sluha za korisničke zahtjeve. Struktura se najbolje ogleda upravo u evidencijama i mogućnostima koje one nude, pa tako u arhivima nalazimo: evidenciju fondova i gradiva u arhivu te obavijesna pomagala o njima, evidenciju stanja stvaratelja, imatelja i gradiva izvan arhiva, evidenciju rada korisničke službe (koja obrađena također daje smjernice za daljnje usavršavanje »arhivskoga proizvoda«). Sve te evidencije zapravo dokumentiraju poslovne procese u arhivu, a oni su u novom programu razvrstani u sljedeće module:
