ARHIVSKI VJESNIK 47. (ZAGREB, 2004)
Strana - 29
kojima se šalju i prema predmetnom sadržaju, a omogućivala su lakše pronalaženje predmeta među kronološki odloženim spisima. Takav sustav zadržan je do ukidanja Ministarstva. 17 Ako rezimiramo sva ova iskustva pokazuju se neke srodne osobine na širem području FNRJ: 1. Modeli u kojima je postojalo decentralizirano vođenje urudžbenih zapisnika ili odlaganje spisa prema oznakama koje su im dodijeljene u zajedničkom urudžbenom zapisniku (a obično su u tom slučaju aplicirane i na spisima) održali su se do kraja 1947, ponegdje i tijekom 1948. 18 Oznake spisa ukazuju na pripadnost pojedinim odjelima/organizacijskim jedinicama ili pak upućuju izravno na predmetni sadržaj. 2. Postupno se prelazi na centralizirano vođenje urudžbenoga zapisnika (u saveznim i središnjim republičkim ustanovama najkasnije do 1948.), u koji se unose slovčane ili brojčane »signature« za dodjelu spisa u rad, no po njima spisi nisu odlagani. 3. Cesto su se pojavljivale greške kod provođenja signiranja i uopće u vođenju evidencija. 4. U radu su primjenjivani različiti obrasci urudžbenih zapisnika i kazala radi štednje papira i naslijeđenih zaliha iz prošlosti. 5. Kazala su veoma važna pomagala za pretraživanje, pa postoje različite inačice predmetnih i imenskih kazala. Uputstvo o uvođenju jednoobraznog djelovodnika za poslove opće administracije (SL 5/50) uvelo je 1950. nešto reda u uredsko poslovanje time što je propisalo jedinstvene obrasce urudžbenoga zapisnika ili djelovodnika (predvidjevši čak 14 rubrika) i stoje obvezalo sve stvaratelje da formiraju predmete vezanjem spisa na prvi spis iz tekuće godine (sustavom osnovnih brojeva i podbrojeva). Uputstvo je također naznačilo da uporaba novih obrazaca neće postati obvezna dok se ne iskoriste dotadašnje zalihe, ali i da se od njega izuzimaju ustanove koje vode djelovodnike »po kartotečnom sistemu« ili one koje vode »skraćeni djelo17 Ministarstvo industrije FNRJ, Inventar AJ-17, izradio. Vasilije Košić, Arhiv Jugoslavije, (Beograd, 1999.), str. XXIV-XXVI. li! U radu narodnih odbora decentralizirano uredsko poslovanje u određenoj mjeri se održalo i poslije samostalnim evidentiranjem dijela dokumentacije i čuvanjem određenih cjelina ili pak dvostrukim evidentiranjem spisa. Samostalno vođenje dokumentacije odgovaralo je potrebama poslovanja i tomu što pojedini odjeli narodnih odbora rješavaju stvari koje na republičkoj razini pripadaju različitim resorima. To se može vidjeti na primjerima Narodnoga odbora kotara Donji Miholjac 1945 1955. ili Oblasnoga narodnog odbora Osijek 1949.-1951., itd. Usp. NOK Donji Miholjac 1945.1955., Sumarni inventar, izradila: Nada Jelečan (DAO, Osijek, 1988.) i Oblasni narodni odbora Osijek 1 949.-1951., Sumarni inventar, izradila: Vesna Božić-Drljača (DAO, Osijek, 2001.).
