ARHIVSKI VJESNIK 46. (ZAGREB, 2003.)
Strana - 93
Uz predmet dodajemo dva podatka: Rok čuvanja izražen u godinama i kalendarski datum do kojega se predmet mora čuvati, odnosno nakon kojega se najprije može izlučiti. Kalendarski datum izračunava se programski na temelju datuma prijema i roka čuvanja predmeta i upisuje u bazu podataka vezano uz određeni predmet. Podatak o roku čuvanja (u godinama) podatak je koji se obvezno mora unijeti pri razvođenju predmeta, pa taj posao preuzimaju djelatnici pisarnice prema uputama na košuljici predmeta. Ovdje treba posebno naglasiti daje upis roka čuvanja pri razvođenju predmeta obvezan, što znači da aplikacija ne dopušta razvođenje predmeta bez unosa roka čuvanja. Obveza unosa ovoga podatka djelatnicima pisarnice olakšana je uporabom orijentacijskoga roka čuvanja iz dosjea. Aplikacija pri razvođenju predmeta koji pripada određenom dosjeu nudi na ekranu orijentacijski rok čuvanja (koji je unesen uz dosje), pa djelatnik pisarnice može taj ponuđeni rok prihvatiti (ako je u skladu s uputom na košuljici predmeta) ili promijeniti, ako je referent za određeni predmet tražio drugačiji rok čuvanja. Iz svega rečenog očito je koliko je definiranje orijentacijskoga roka čuvanja na nivou dosjea bimo, jer olakšava i ubrzava posao djelatnika pisarnice pri razvođenju. Kako to izgleda u aplikaciji uredskog poslovanja, prikazano je za neupravni predmet na sljedećoj slici: M04MU40 LOKALNA UPRAVA - Uredsko poslovanje Datum: 09. 07. 2003. GRAD ZAGREB/GU ZA GOSPODARSTVO Vrijeme: 12:35:27 URUDŽBENI ZAPISNIK - RAZVOĐENJE Status: A ARH IVI RAN Referent: 001 MARKO MARKOVIĆ Klasifikacijska oznaka: 330-01/2003-002/00053 Naziv predmeta: MESO PROMET PAVIĆ DOO, KOBILJAČKA 153, SESVETE, RAD V Urudžbeni broj: 383-2003-0001 Datum primitka: 16 01 2003 Datum nastanka: 16 01 2003 Organ: 01 GRADSKI URED ZA GOSPODARSTVO Organizacijska jedinica: 05 04-04 ODJEL ZA U PRAVNO-PRAVNE POSLOVE Broj priloga: 00 Uvjerenje - tip: Podnositelj akta: MESO PROMET PAVIĆ DOO Naziv akta: ZAHTJEV Status, datum Rok čuvanja Oznaka RAZVOĐENJE:A22 01 2003 02 godina AA 2GOD Upišite podatke i pritisnite tipku ENTER GZAOP-ZAGREB F3/15=Kraj F5/17=Upit F6/18=Povrat PREDMET JE ARHIVIRAN: 22.01.2003.
