ARHIVSKI VJESNIK 46. (ZAGREB, 2003.)

Strana - 94

Kako je već prije napomenuto, GZAOP u postupku izlučivanja sudjeluje tako što izrađuje dvije vrste popisa, koji bi djelatnicima pismohrane trebali pomoći u procesu pripreme gradiva za izlučivanje, a koje smo nazvali sintetički i analitički popis gradiva. Osnova je sintetičkoga popisa iskazivanje sumarnih pokazatelja o gradivu, koje se predlaže za izlučivanje, dok je analitički popis detaljan popis svih predmeta, koji se predlažu za izlučivanje. Kako izgleda sintetički popis? Donja tabela u lijevoj koloni prikazuje podatke koje sadržava sintetički popis, a u desnoj izvor tih podataka u bazama podataka predmeta. Sintetički POPIS Podatci iz uredskoga poslovanja 1. Redni broj 2. Korisnik Šifra korisnika 3. Vrsta evidencije 0, 1, 2 -> UZ, UP/I ili UP/II 4. Godina Godina iz klase 5. Opis gradiva koje se izlučuje Naziv dosjea 6. Arhivski znak / Klasa Glavna grupa, grupa, podgrupa, djelatnost, broj dosjea 7. Ukupan broj predmeta NNNNNN pa sintetički popis u praksi izgleda kako prikazuje sljedeća slika, pri čemu posebnu pažnju treba obratiti na zadnju kolonu popisa u kojoj je iskazan ukupan broj predmeta, koji se izlučuju po navedenom dosjeu. POPIS REGISTRATURNOGA GRADIVA KOJE SE IZLUČUJE S 31. 12. 2002. GODINE R. BROJ GOD NAZIV DOSJEA KLAS. OZNAKA ROK ČUVANJA UKUPNO 1 1997 RADNE KNJIŽICE 117-03/1997-001 03 218 2 1997 POHRANA RADNIH KNJIŽICA 117-03/1997-005 03 21 3 1997 OPĆENITO 310-01/1997-001 03 13 4 1997 ZANATSKE I DRUGE DJELATNOSTI 311-01/1997-001 05 1586 5 1997 UVJERENJA (ZA SVE VRSTE DJELATNOSTI) 311-08/1997-001 02 1562 6 1997 TRGOVINA (OBAVIJESTI O GO, PRIVREMENA OBUSTAVA 330-04/1997-001 02 677 7 1997 TURISTIČKA DJELATNOST 334-08/1997-001 02 50 8 1997 UGOSTITELJSKA DJELATNOST 335-02/1997-001 03 1669 220 2002 USLUGE - OSIGURANJE RADNJI 311-02/2002-001 02 1 221 2002 UPISI U OBRTNI REGISTAR-GRADITELJSTVO 311-04/2002-001 02 2 222 2002 OSTALO 311-08/2002-001 03 10