ARHIVSKI VJESNIK 46. (ZAGREB, 2003.)
Strana - 92
Na temelju analitičkoga popisa moguće je provesti izlučivanje gradiva s točnošću do nivoa predmeta i svih njegovih akata, a ne kao do sada, do nivoa dosjea. Uvidom u predmet, aplikacija daje sigurnu informaciju je li predmet arhiviran i s kojim datumom teje li predmet izlučen i s kojim datumom. Unapređenje je procesa u činjenici da se sve izlučeno gradivo može trajno pregledati, a s potpunom se sigurnošću može dobiti informacija što je izlučeno, a što nije, i to do razine predmeta i njegovih akata. GZAOP se u ovom procesu pojavljuje kao suradnik koji će proces osuvremeniti, učiniti ga pouzdanijim i kvalitetno podići na višu razinu. Zašto postupak izlučivanja povezujemo s aplikacijom Uredskoga poslovanja? Djelatnici pisarnice primjenom aplikacije Uredskoga poslovanja unose u baze podataka sve podatke o predmetima kako ih propisuje Uredba. Djelatnici pismohrane trebaju specifične podatke za izlučivanje predmeta, od kojih su neki, kao što su datum prijema predmeta i datum arhiviranja predmeta, već sadržani u uredskom poslovanju. Ideja uklapanja u uredsko poslovanje i preostalih podataka potrebnih za izlučivanja gradiva, kao što su rok čuvanja i datum do kojeg se predmet mora obvezno čuvati, činila nam se koliko logična, toliko i ekonomična i opravdana. Podatke potrebne za izlučivanje dodajemo na dva nivoa podataka: Uz dosje dodajemo orijentacijski rok čuvanja. Orijentacijski rok čuvanja rabimo dok se ne donesu pravni akti koji će striktno definirati rok čuvanja za sve predmete jednoga dosjea, pa to u aplikaciji uredskoga poslovanja izgleda kako je prikazano na sljedećoj slici: M04MU50 LOKALNA UPRAVA - Uredsko poslovanje Datum: 15. 07. 2003. GRAD ZAGREB/CENTRALNA PISARNICA Vrijeme: 12:49:58 OTVARANJE DOSJEA Godina: 2003 Vrsta evidencije: 1 DOSJE ZA UPRAVNI POSTUPAK PRVOGA STUPNJA Glavna grupa: 9 PREDMETI KOJI NE SPADAJU U GLAVNE GRUPE 0-8 Grupa: 4 IMOVINSKO-PRAVNI POSLOVI Podgrupa: 2 NACIONALIZACIJA Djelatnost: 01 OPĆENITO Dosje: 001 NAKNADA ZA ODUZETU IMOVINU Rok čuvanja: 99 TRAJNO Upišite podatke i pritisnite tipku ENTER GZAOP-ZAGREB F2/14=Ponovi F3/15=Kraj
